2. Управление изменениями в проекте

Управление изменениями производится в течение всего срока работы над проектом и связано с тем, что проект очень редко идет в полном соответствии с намеченным планом. Заказчики хотят внести изменения в содержание, возникают и исчезают риски, изменяется законодательство, по ходу выполнения проекта изменяется общее представление о проекте у его участников, обнаруживаются ошибки планирования, которые необходимо исправить, одни люди уходят из проекта и другие приходят на их место. Все это приводит к изменениям в проекте.

Для контроля содержания утверждается регламент, в соответствии с которым производятся изменения, определяются форма и последовательность прохождения документов по изменениям, уровень и полномочия лиц, ответственных за принятие, согласование или отклонение изменений. Если проект выполняется в соответствии с контрактом, то все изменения должны быть согласованы со сторонами — участниками этого контракта. Контроль невозможен без отработанных процедур оценки результатов деятельности, позволяющих определять величину отклонения от плана, причину этого отклонения и необходимость корректирующих действий. Перепланирование является одним из характерных моментов практически для любого проекта, так как проект редко выполняется в соответствии с планом. Возможные изменения содержания могут привести к изменениям СРР и необходимости переутверждения базового плана.

Процесс управления изменениями в действительности представляет собой небольшой план проекта. Все, что входит в процесс планирования проекта, также выполняется в процессе управления изменениями. После этого изменения вносятся в базовый план стоимости, базовое расписание, базовый план по содержанию проекта и реализуется новый план проекта.

Процесс управления изменениями в проекте дельфинария включает следующие блоки вопросов:

1. Разработка концепции управления изменениями в проекте:

1. выработка стратегии управления изменениями;

2. анализ возможных изменений;

3. определение принципов интеграции процессов управления изменениями;

4. утверждение концепции дельфинария.

2. Прогнозирование и планирование изменений:

1. выбор методов и средств прогнозирования и планирования изменений;

2. прогнозирование изменений;

3. отслеживание внешней среды и тенденций изменений;

4. разработка плана управления изменениями в проекте.

3. Организация и контроль изменений в проекте:

1. распределение ролей и ответственности персонала, вовлеченного в управление изменениями, и формирование соответствующей организационной структуры;

2. утверждение процедур осуществления изменений в проекте;

3. введение в действие системы управления изменениями;

4. информационная поддержка управления изменениями;

5. сбор и анализ запросов и предложений на внесение изменений;

6. принятие решений и внесение изменений в проект;

7. ведение базы данных изменений проекта.

4. Анализ и регулирование изменений:

1. контроль осуществления изменений в проекте;

2. обзор и анализ динамики изменений в проекте;

3. текущая оценка изменений в проекте и достигнутых в связи с этим результатов;

4. отчет об исполнении изменений в проекте и отклонениях от плана управления изменениями;

5. предложения по корректировке плана изменений;

6. корректирующие действия.

5. Завершение управления изменениями в проекте:

1. постпроектный анализ, оценка изменений и их результатов;

2. заключительный отчет о фактических изменениях в проекте;

3. формирование архива изменений в проекте;

4. извлеченные уроки и корректировка стратегии на будущее.

Изменения можно условно подразделить на управляемые, предполагаемые и кардинальные.

Управляемые изменения – изменения, которые управляются заказчиком и поэтому понимаются им как «изменение контракта». Управляемые изменения зависят от конкретных условий договора и могут включать, например, следующее:

1. Изменения, связанные с изменением графика работ по строительству дельфинария.

2. Пересмотр последовательности исполнения проекта

3. Добавление или исключение из списка конкретных работ. Таких как строительство детской площадки на территории дельфинария, выполнение каких либо отделочных работ.

Предполагаемые изменения обычно появляются в результате определенных действий или бездействия заказчика, не являются умышленными или не признаются заказчиком как «изменение».Предполагаемые изменения зависят от конкретных условий договора и могут включать, например,

следующее:

1. Несообщение существенной информации (сведения, которыми располагает высшее руководство организации, т.е музей мирового океана)

2. Невозможность или нецелесообразность выполнения намеченных работ (технологичность строительства)

3. Вынужденное использование дельфинария до завершения строительных работ.

4. Несвоевременное инспектирование.

Кардинальные изменения – изменения, вследствие которых работа должна будет выполняться с существенными отличиями от плана работы, о котором стороны договорились на этапе предварительного соглашения и заключении контракта. Примером кардинального изменения может быть указание заказчика удалить асбест или иной взрывоопасный материал, обнаруженный на площадке проекта, в то время как подобные материалы не указывались в контрактных документах, а их удаление не оговаривалось.