2Постановка задачи

В настоящий момент в организации ООО «Добрыня» торговые представители ежедневно посещают клиентов для сборки заказов на приобретаемую продукцию. Бланк заказа заполняется вручную. Менеджер по продажам в свою очередь организует работу торговых представителей. Описание продукции представляется клиенту в виде устной информации от торгового представителя и менеджера по продажам, а также рекламных проспектов. Менеджер корректирует заказ, отправляет факсом счет для оплаты покупателю. Покупатель оплачивает по счету.

Менеджер проверяет оплату счетов и по оплаченным отдает заказ в набор операторам. Операторы формируют документы по заказу и предают их менеджеру, проводят документы по ИС (счет фактура накладная) отправляют заказ сертификатчикам. Сертификатчики собирают необходимые сертификаты по товару и передают их с заказом менеджеру

Для организации эффективного ведения документации организации требуется наличие централизованного хранения информации, а также свободного доступа к ней. Существенной проблемой является быстрый и результативный поиск необходимой информации среди огромного объема данных. Применение электронного решения проблем позволяет уменьшить время поиска информации и способствует оптимальному взаимодействию в области создания и контроля документов.

Целью работы является разработка проекта, который позволит обеспечить:

• повышение эффективности работы организации;

• сокращение времени получения информации

С точки зрения реализации проектируемая система должна удовлетворять следующим требованиям:

• системность и информационная совместимость подсистем и элементов подсистемы, т.е. создание во всей информационной системе взаимоувязанной совокупности форм обмена информацией;

• методическое единство, т.е. разработка различных подсистем на основе единых принципов, и обеспечение взаимосвязи различных подсистем, входящих в состав системы (показатели, формы документов);

Следовательно, результатом данной работы должен стать проект, удовлетворяющий требованиям покупателя и менеджера по продажам.

3Организационная структура

Объекты структуры:

Директор – управление предприятием, принятие стратегически важных решений

Склад – прием выдача хранение товара

Бухгалтерия - ведение бухгалтерской документации

ИТ – реализация программно аппаратных средств для осуществления автоматизации документооборота

Менеджер по продажам – планирование и осуществление продажи товара

Менеджер по закупу – планирование и осуществление закупки товара

ТП – работа с покупателями по предоставлению информации о товаре и сбор заявок

Служба доставки – доставка товара покупателю

Служба операторов выписки – выписка сопроводительных документов на товар

Отдел сертификации – выдача сертификатов на товар

Интернет магазин – представление товара покупателю, сбор заказов

ИС – информационная система предприятии

Схема взаимодействия объектов организационной структуры представлена на рис. 1

Рис 1. Организационная структура