III. Права

Начальник відділу кадрів має право:

1. Ознайомлюватися з проектами рішень керівництва підпри­ємства, що стосуються діяльності відділу.

2. Вносити на розгляд керівництва підприємства пропозиції щодо покращання діяльності підприємства (відділу).

3. Вимагати та отримувати від керівників структурних підроз­ділів підприємства та інших працівників необхідну інформацію.

4. Вимагати від керівника підприємства (інших керівників) сприяння у виконанні обов'язків і реалізації прав, що передбаче­ні цією посадовою інструкцією.

5. В межах своєї компетенції підписувати та візувати документи.

6. Здійснювати взаємодію з керівниками всіх структурних під­розділів підприємства.

7.

IV. Відповідальність

Начальник відділу кадрів несе відповідальність:

1. За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, що передбачені цією посадовою інструкцією, в ме­жах, визначених чинним законодавством України про працю.

2. За правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї ді­яльності, в межах, визначених чинним адміністративним, кримі­нальним та цивільним законодавством України.

З. За завдання матеріальної шкоди — в межах, визначених чинним цивільним законодавством та законодавством про працю України. 4.

V. Начальник відділу кадрів повинен знати:

1. Постанови, розпорядження, накази, методичні, нормативні та інші керівні матеріали щодо роботи з кадрами, обліку особово­го складу.

2. Перспективу розвитку галузі і підприємства, основні техно­логічні процеси виробництва продукції підприємства.

3. Порядок розроблення планів комплектування підприємства кадрами.

4. Положення про порядок призначення та виплати державної допомоги, порядок оформлення приймання, переведення і звіль­нення працівників, ведення та зберігання їхніх трудових книжок і особових справ, оформлення пенсії працівникам підприємства і їхнім сім'ям.

5. Організацію табельного обліку, методи обліку просування кадрів.

6. Порядок складання встановленої звітності.

7. Основи профорієнтаційної роботи.

8. Основи соціології, психології праці, економіки, організації виробництва і управління.

9. Трудове законодавство.

10. Правила та норми охорони праці, виробничої санітарії та пожежної безпеки.

11. .

VI. Кваліфікаційні вимоги

Повна або базова вища освіта відповідного напрямку підго­товки (магістр, спеціаліст або бакалавр). Післядипломна освіта в галузі управління.

Стаж роботи в галузі управління персоналом за професією: для магістра або спеціаліста — не менше 2 років, бакалавра — не менше 3 років.

VII. Взаємовідносини (зв'язки) за посадою

1. За відсутності начальника відділу кадрів його обов'язки вико­нує заступник (за відсутності такого — особа, призначена у вста­новленому порядку), який набуває відповідних прав та несе відпо­відальність за належне виконання покладених на нього обов'язків.

64

65

2. Для виконання обов'язків та реалізації прав начальник від­ділу кадрів взаємодіє:

2.1. З керівниками всіх структурних підрозділів з питань:

2.1.1. Отримання:

• заявок на працівників;

• характеристик на. працівників;

• пропозицій щодо складання графіка відпусток. ♦

2.1.2. Надання:

♦ рішень про заохочення працівників;

♦ копій наказів про приймання на роботу, переміщення та звільнення;

♦ затверджених графіків відпусток; ♦

2.2. З головним бухгалтером з питань:

2.2.1. Отримання:

♦ довідок про заробітну плату для оформлення пенсії.

♦

2.2.2. Надання:

• відомостей про прийом на роботу, переведення та звільнен­ня працівників;

• графіка відпусток.

2.2.3	з питань:
2.2.4.	з питань:

Керівник структурного

підрозділу Ініціали, прізвище « »

(підпис) УЗГОДЖЕНО: Начальник юридичного відділу Ініціали, прізвище « »

(підпис) З інструкцією ознайомлений Ініціали, прізвище « »

(підпис)

Додаток 1.3

Найменування організації (підприємства, установи)

НАКАЗ

21.03.2009 18-К

Про призначення особи, відповідальної за ведення кадрового діловодства

Буряк Наталію Василівну, секретаря директора, приз­начити відповідальною за ведення кадрового діловодства на підприємстві, заповнення та облік трудових книжок працшникш, табельний облік й оформлення документів для призначення соціальних допомог та пенсій.

Директор Я. О. Чепуренко

(підпис)

З наказом ознайомлена

Н. В. Буряк

«21» березня 2009 року

66

67

Додаток 1.4

Додаток 1.5.

ЗАЯВКА на добір персоналу

на посаду

у підрозділ

Основні функціональні обов'язки за посадою:

Вимоги до кандидата:

Стать:

Вік:

Освіта:

Володіння іноземною мовою:

Знання іноземної мови не потрібно:

Знання іноземної мови в роботі необхідно:

Ступінь володіння іноземною (конкретизувати — якою саме) мовою:

Наявність досвіду роботи:

Досвід роботи не обов'язковий:

Необхідний такий досвід роботи:

Професійні вимоги (спеціальні навички, уміння та знання):

Ділові й особистісні якості:

Орієнтовний строк прийому на роботу:

Рівень заробітної плати (гри):

На іспитовий термін: грн; після успішного

закінчення іспитового терміну грн.

Керівник підрозділу Ініціали, прізвище

(підпис)

Дата подачі заявки: « » 200 р.

Перепік звітно-статистичної документації установи

N 1-ПВ термінова — місячна «Звіт з праці».

N 1-ПВ термінова — квартальна «Звіт з праці».

N 3-ПВ термінова — піврічна «Звіт про використання робочого часу».

N 1-ПВ (умови праці) «Звіт про стан умов праці, пільги та ком­пенсації за роботу зі шкідливими умовами праці» (річна).

N 1-ПВ (страйк) «Звіт щодо причин та наслідків страйкуй.

N 6-ПВ (річна) «Звіт про кількість працівників, їхній якісний склад та професійне навчання за 200_ рік».

N 3-ПН «Звіт про наявність вакансій».

N 4-ПН (план) «Звіт про заплановане вивільнення працівників».

N 4-ПН (факт) «Звіт про фактичне вивільнення працівників».

N 5-ПН «Звіт про прийнятих працівників».

N 10-ПІ поштова — річна «Звіт про зайнятість та працевлашту­вання інвалідів».

N 7-тнв «Звіт про травматизм на виробництві у 200 році»;

N 9-ДС (річна) «Звіт про кількісний та якісний склад державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування, які займають посади керівників та спеціалістів за станом на 31 грудня звітного року».

N 6-ПФ(к) «Звіт про кількість пенсіонерів і суми призначених місячних пенсій» (річна).

N 1-РС «Звіт про витрати на утримання робочої сили за 200_ рік» (річна).

68

69

Ідентифікаційний код едрпоу

Додаток 1.6.

Респондент:

Найменування:

(юридична особа або відокремлений підрозділ)

Місцезнаходження

(юридична адреса):

(юридична особа або відокремлений підрозділ)

Державне

статистичне

спостереження

(поштовий індекс, область/АР Крим, район, населений пункт, вулиця/провулок, площа тощо,

Конфіденційність статистичної інформації забезпечується статтею 21 Закону України «Про державну статистику»

(№ будинку/корпусу, N квартири/офісу) Адреса здійснення діяльності, щодо якої подається звіт

(фактична адреса):

(юридична особа або відокремлений підрозділ)

Порушення порядку подання або використання даних державних

статистичних спостережень тягне за собою відповідальність, яка

встановлена статтею 1863 Кодексу України про адміністративні

правопорушення

(поштовий індекс, область/АР Крим, район, населений пункт, вулиця/провулок, площа тощо,

(№ будинку/корпусу, N квартири/офісу)

Розділ І. Кількість працівників за якісним складом на 31 грудня звітного року

Форма N 6-ПВ

(річна) ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом Держкомстату України від 17.07.2007 р. № 223

ЗВІТ

ПРО КІЛЬКІСТЬ ПРАЦІВНИКІВ,

ЇХНІЙ ЯКІСНИЙ СКЛАД ТА ПРОФЕСІЙНЕ НАВЧАННЯ

за 200_ рік

Подають:	Терміни
	подання
юридичні особи, ві-	не пізніше
докремлені підрозді-	31 січня року,
ли, визначені ш пе-	наступного за
реліком органів дер-	звітним
жавної статистики
- органу державної
статистики за місцем
знаходження

Назва показників	Код рядка	Всього, осіб	з них жінки
1	2	3	4
1. Облікова кількість штатних працівників на кі­нець року, всього	12 000
з них: 1.2. Кількість працівників, які прийняті на умо­вах неповного робочого дня (тижня)	12 020
1.3. Кількість працюючих у віці (років): 15-34	12 030
з них - 15-24	12 040
- 50-54	12 050
- 55-59	12 060
1.4. Кількість працівників, які мають вищу освіту за освітніми рівнями: - неповна та базова вища освіта	12 070
- повна вища освіта	12 080

70

71

1	2	3	4
1.5. Кількість працівників, які отримують пенсію, всього	12 090
утому числі: - за вислугу років	12 100
- за віком	12 ПО
- по інвалідності, всього	12 120
з них III групи	12 130
2. Із загальної кількості працівників (ряд. 12010):	12 140
2.1. знаходяться у відпустці у зв'язку з вагітністю та полога­ми, всього	12 150
2.2. знаходяться у відпустці по догляду за дитиною до до­сягнення нею віку, встановленого чинним законодавством, всього	12 160
2.3. проживають на території інших регіонів (АР Крим, об­ластей, м. Києва, м. Севастополя, поза межами України)	12 170
2.4. мають науковий ступінь	12 180
2.5. винахідники і раціоналізатори	12 190
2.6. зайняті в умовах, що не відповідають санітарно-гігіег нічним нормам (за результатами атестації робочих місць за умовами праці)	12 200

Розділ II. Підготовка кадрів

Назва показників	Код рядка	Всього, осіб	у тому числі:
			первинна професійна підготовка		перепід­готовка .
			всього	3 НИХ жінки	всього	зних жінки
1	2	3	4	5	6	7
3. Навчено новим професіям (первин­на професійна підготовка, перепідго­товка), всього (ряд. 13020 + ряд. 13050)	13 01 0
3.1. безпосередньо на виробництві, всього	13 02 0
у тому числі за формами навчання: - індивідуальна	13 03 0
- курсова	13 04 0

1	2	3	4	5	6	7
3.2. у навчальних закладах різних типів за до­говорами, всього	13 05 0
у тому числі: - професійно-технічних	13 06 0
- вищих (І-ІУ рівнів акредитації")	13 07 0
4. Навчено новим професіям керівників, про­фесіоналів, фахівців (із ряд. 13010)	13 08 0
5. Крім того, навчались за кордоном	13 09 0

Розділ III. Підвищення кваліфікації

Назва показників	Код рядка	• Навчено у звітному році, всього, осіб	у тому числі:					гр. 1 жінки
			керівники	професіонали, фахівці	технічні службовці	кваліфіковані та інші робітники
						всього	з них підви­щили квалі­фікаційний розряд
6. Підвищили кваліфікацію, всього (ряд. 14020 + ряд. 14030)	14 01" #
у тому числі: 6.1. безпосередньо на ви­робництві	14 02 0
6.2. у навчальних закладах різних типів за договорами	14 03 0
7. Крім того, навчались за кордоном	14 04 0

Примітка: При заповненні слід керуватися положеннями Інструкції щодо заповнення форми державного статистичного спостереження № 6-ПВ (річна) «Звіт про кількість працівників, їхній якісний склад та професійне навчання»

Керівник Виконавець

72

73

Додаток 1.7.

Розділ І. Стан умов праці

Код ЄДРПОУ

Державне статистичне спостереження

Конфіденційність статистичної інформації забезпечується статтею 21 Закону України «Про державну статистику»

Порушення порядку подання або використання даних державних

статистичних спостережень тягне! за собою відповідальність,

яка встановлена статтею 186^і Кодексу України

про адміністративні правопорушення

ЗВІТ

ПРО СТАН УМОВ ПРАЩ ПІЛЬГИ ТА КОМПЕНСАЦІЇ

ЗА РОБОТУМ ЗІ ШКІДЛИВИМИ УМОВАМИ ПРАЦІ

за 200 рік

Подають:					Терміни подання		Форма № 1-ПВ (умови праці)
юридичні особи та їх відокремлені підроз­діли, що здійснюють такі види економіщ І ної діяльності: сільське господарство, мис­ливство та пов'язані з ним послуги (вик­лючаючи мисливство); добувна промисло­вість; переробна промисловість; вироб­ництво та розподілення електроенергії, га­зу та води; будівництво; діяльність тран­спорту та зв'язку, визначені за переліком органів державної статистики - органу дер­жавної статистики за місцезнаходженням					не пізніше 31 січня року, наступного за звітним		ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Держкомстату України 29.01.2007 №22 Один раз на два роки Поштова
Найменування організації - складача інформації
Поштова адреса
Коди організації-складача
за ЄДРПОУ	території (КОАТУУ)	виду еконо­мічної діяль-ності (КВЕД)	форми власності (КФВ)	організацій­но-правової форми гос­подарювання (КОПФГ)		міністерства, іншого цен­трального органу, яко­му підпоряд­кована орга­нізація -складач ін­формації (КОДУ)*
1	2	3	4	5		б		7

* Тільки для підприємств державного сектора.

Назва показників	Код рядка	Весь персонал, осіб	3 них жінки
А	Б	1	2
Облікова кількість штатних працівників на 31 грудня звітного року, всього	10010
з них працівники, які зайняті в умовах, що не відпові­дають санітарно-гігієнічним нормам (за результатами атестації робочих місць за умовами праці)	10020
Із рядка 10020 працюють в умовах перевищення гранично допустимих рівнів та концентрації шкідливих факторів виробничого середовища і трудового процесу:
- шкідливих хімічних речовин 1,2 та 3-4 класу небезпеки	10030
- пилу переважно фіброгенної дії""	10040
- вібрації (загальної та локальної)	10050
- шуму, інфразвуку, ультразвуку	10060
- неіонізуючих випромінювань (радіочастотного діапа­зону, діапазону промислової частоти, оптичного діа­пазону (лазерного випромінювання)	10070
- біологічних факторів	10080
- мікроклімату в приміщенні (температури повітря, швидкості руху повітря, відносної вологості повітря, інфрачервоного випромінювання)	10090
- температури зовнішнього повітря (під час роботи на відкритому повітрі) або атмосферного тиску (підви­щеного або зниженого)	10100
- важкості праці	10110
- робочої пози	10120
- напруженості праці	10130
Із рядка 10020 працівники молодші 18 років	10140
Із рядка 10010 кількість працівників, зайнятих:
- на роботах, що заборонені чинними нормативними актами про охорону праці	10150
- постійно у три- та чотиризмінному режимі	10160
Довідково. Кількість працівників у найбільш численній зміні в останній робочий день звітного року (не запов­нюють підприємства сільського господарства та пов'язаних з ним послуг)	10170		X
	10180

74

75

Розділ II. Пільги та компенсації за роботу зі шкідливими умовами праці та за особливий характер праці

Назва показників	Код рядка	Весь персонал, осіб	3 них жінки
А	Б	1	2
Облікова кількість штатних працівників, яким на 31 грудня звітного року:
1) за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці за результатами атестат робочих місць надаються (встановлено):
- додаткові відпустки згідно зі Списком (додаток 1*)	11010
- додаткові відпустки, передбачені колективною угодою (договором)	11020
- скорочений робочий тиждень згідно з Переліком**	ПОЗО
- доплати за умови праці	11040
- безкоштовно молоко або інші рівноцінні харчові продукти	11050
- безкоштовно лікувально-профілактичне харчування (за роботу з особливо шкідливими та особливо важкими умовами праці)	11060
2) за і собливий характер праці надаються:
- додаткові відпустки згідно зі Списком (додаток 2***)	11070
- додаткові відпустки, передбачені колективною угодою (договором)	11080
3) мають право на пенсію на пільгових умовах відповідно до Закону України «Про пенсійне забезпечення»:
- за Списком № 1	11090
- Зі Списком № 2	11100
- інші пенсії за віком на пільгових умовах	11110
- за вислугу років	11120
- призначену самим підприємством (організацією)	11130
Облікова кількість штатних працівників, яким ус­тановлено хоча б один із видів пільг, компенсацій, зазначених у ряд. 11010-11130	11150
	11160

* Список виробництв, цехів, професій і посад зі шкідливими і важкими умова­ми праці, зайнятість працівників на роботах в яких дає право на щорічну додатко­ву відпустку.

** Перелік виробництв, цехів, професій і посад зі шкідливими умовами праці, робота в яких дає право на скорочену тривалість робочого тижня.

*** Список виробництв, робіт, професій і посад працівників, робота яких пов'язана з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням або виконується в особливих природних географічних і геологічних умовах та умо­вах підвищеного ризику для здоров'я, що дає право на щорічну додаткову відпус_т тку за особливий характер праці.

200 р. Керівник.

(підпис)

Ініціали, прізвище Ініціали, прізвище

Виконавець

(підпис)

(номер телефону)

~л

76

77

Розумний полководець не буває войовничим

Дао

Модуль 2

ДОКУМЕНТУВАННЯ ДІЯЛЬНОСТІ КАДРОВИХ СЛУЖБ

Перелік змістових модулів:

| 2.1. Особливості складання документації з кадрових питань

2. Вимоги до кадрової документації та її види

3. Створення організаційної документації

4. Складання колективних договорів

2.1,

Особливості складання документації з кадрових питань

Коло питань: визначення поняття «кадрового діловодства», принципи роботи з кадровою документацією, схеми опрацю­вання та обігу кадрової документації, перелік функцШуробо-^^ШокументащШівдання обліку кадрщ..

Визначення поняття «кадрового діловодства»

Терміносполучення «кадрове діловодство» грунтується на по­няттях «кадри» і «діловодство», які є загальновживаними. Так, діловодство, відповідно до чинного національного стандарту, визначається як сукупність процесів, що охоплюють питання

документування управлінської діяльності та організації роботи зі службовими документами [180].

Термін «кадри» в перекладі з французької означає професіона­ли, які займаються певною діяльністю у тій чи іншій організації чи на підприємстві. Під кадрами, як уже зазначалося в поперед­ньому розділі, розуміють штатних кваліфікованих працівників, котрі пройшли попередню практичну підготовку і мають спеці­альні знання, трудові навички та досвід роботи в обраній сфері діяльності.

Кадри — це головний об'єкт управління на рівні підприємс­тва, від якості добору якого залежить його успіх; це постійний штат працівників організації.

Таким чином кадрове діловодство можна подати як документа-ційне забезпечення роботи з кадрами, тобто створення комплексу документів щодо побудови своєчасної і бездоганної роботи з пра­цівниками того чи іншого підприємства.

Сучасний рівень управління характеризується тим, що прий^: няття рішень як головне завдання менеджменту реалізується за умов повної або часткової невизначеності, активної, досить часто агресивної протидії конкуруючих сторін. За цих умов на кадрові служби необхідно покладати завдання ефективної інформаційної підтримки виконання всіх управлінських рішень на підставі дос­коналої організації їх документаційного забезпечення.

В установі повинен бути створений єдиний порядок роботи з кадровою документацією, яка за своїм складом є соціально зна­чимою й вимагає уваги при оформленні, обліку, використанні та зберіганні впродовж певного строку.

Найхарактернішою рисою кадрової документації також є те, що вона завжди відображає управлшську діяльність конкретних осіб, тобто є іменною документацією. Не випадково зазначені до­кументи лежать в основі фондів особистого походження.

Принципи роботи з кадровою документацією

Документація з особового складу утворюється як результат ро­боти з кадрами підприємства й характеризує правові, трудові та службові взаємовідносини окремої особи з установою. Вона є од­нією з основних частин спеціального діловодства.

78

79

У документації з особового складу відображається робота з кадрами: діяльність підприємства з питань обліку, прийняття, пе­реведення, підготовки, перепідготовки, атестації, нагородження і пенсійного забезпечення кадрів тощо.

Службові документи з особового складу є підставою для:

а) надання громадянам документів, що засвідчують їхню осо­ бу, посаду та фах;

б) одержання пільг, стипендій, пенсій чи іншої фінансової до­ помоги.

в) зарахування до резерву, проходження атестації, нагородження.

Документація з особового складу використовується також з до­відковою метою. Особливо зростає значущість цієї документації, коли працівник досягає пенсійного віку, отримав травму чи профе­сійне захворювання.

Система роботи з кадровою документацією в установі у тому чи іншому випадку повинна фунтуватись на принципах: ділової необхідності; одноразової реєстрації документів; децентралізації відповідальності за виконання та принципі паралельності оброб­ки документів.

Принцип ділової необхідності фунтується на тому, що процес роботи з документом, починаючи з його створення, погодження, затвердження, переміщення, відправки і закінчуючи переданням його копії в архш, досить складний, вимагає розумової праці й креативності, застосування технічних засобів, посгійного вдос­коналення технологічних процесів, подальшої шформатизацЙ ді­ловодства тощо.

Принцип одноразової реєстрації документів і децентралізації від­повідальності фунтується на чіткому розмежуванні відповідаль­ності керівників і спеціалістш різного рівня управління за вирі­шення певного кола питань. Це дає змогу передавати документ безпосередньо виконавцеві і уникати дублювання операцій одна­кового цільового призначення з одним і тим самим документои.

Проходження документів має передбачати мінімум реєстрацій­них операцій і пунктів, де вони затримуються, а також скорочення періоду розгляду та оперативного виріїпення справ шляхом визна­чення обов'язків службових осіб і рівня їхньої відповідальності.

Принцип паралельності обробки документів полягає в тому, що потрібно готувати кілька копій документа, які дають змогу одно­часно розпочати роботу над ним кільком відділам або виконавцям.

За послідовної системи обробки може опрацьовуватися тільки один примірник документа і виконавці працюють з ним по черзі, що може призвести до затягування строків його виконання внас­лідок зафимання на певних стадіях обробки.

Щоб упоратись зі швидко зростаючим обсягом шравлінських операцій, потрібно підвищувати насамперед технічну оснаще­ність кадрової служби, через її комп'ютеризацію та впроваджен­ня передових засобів оргтехніки.

Схеми опрацювання та обігу кадрової документації

Документообп має передбачати забезпечення кожного під­розділу достовірною документною інформацією в заданий строк, а також її необхідну обробку, а досконала організація опрацюван­ня документації — забезпечувати створення обфунтованих схем документао-шформащйних зв'язків і усувати стихійне форму­вання структури інформаційних потоків в установі. оЙйа практиці документообіг кадрової документації формується в результаті організаційного поєднання трьох самостійних доку-ментних потокш, якими рухаються:

• внутрішні документи;

• документи, що надходять в організації©;

• документи, що виходять ззовні.

Загальна організація роботи з кадровою документацією служ­би незалежно від носіїв інформації може мати такий вигляд:

А. Організація роботи з внутрішніми документами:

• Отримання вказшки (розпорядженню!) на розробку доку­мента та її уточнення.

• Розроблення проекту документа.

• Погодження змісту документа із зацікавленими особами.

• Внутріїпнє коригування документа за результатами погод­ження та його оформлення.

• Перевірка правильності виконання документа та його за­свідчення.

• Реєстрування та тиражування документа.

• Доведення документа до відома осіб, яким він призначений.

• Контроль за виконанням документа та його опрацювання.

80

81

• Оформлення виконаного документа та зняття його з кон­тролю.

• Долучення виконаного документа до справи (документної системи), наступна робота над ним в іншому підрозділі або службі організації.

• Поточне та архівне зберігання документа.

В. Організація роботи з вхідними документами:

• Супровід і доставка документа з поштового вузла (отриман­ня документа через інші канали зв'язку) в складі кореспон­денції, що надійшла в організацію.

• Попередній розгляд документа.

• Реєстрування документа.

• Підготовка документа на доповідь керівнику організації.

• Розгляд документа керівником організації, оформлення ре­золюції.

• Занесення резолюції до «журналу реєстрації вхідної доку­ментації, постановка документа на контроль.

• Відправлення документа на виконання (доведення до відо­ма відповідних посадових осіб).

• Контроль за виконанням документа та його опрацювання.

• Прийняття опрацьованого документа та зняття його з кон­тролю.

• Долучення виконаного документа до справи (документної системи), наступна робота над ним (включаючи підготовку, за необхідності, відповіді)

• Поточне та архівне зберігання документа.

В. Організація роботи з вихідними документами: ♦> Отримання вказівки (розпорядженння) на розробку доку­мента та її уточнення.

• Розроблення проекту документа.

• Погодження змісту документа із защкавленими особами.

• Внутрішнє коригування документа за результатами погод­ження та його оформлення.

• Перевірка правильності виконання документа та його за­свідчення.

• Реєстрування та тиражування документа.

• Упакування і відправлення оформленого документа.

= # Долучення відправленого документа до справи (докумен­тної системи).

•♦♦ Поточне та архівне збернання копії відправленого документа.

У роботі з кадровою документацією у працівники? кадрової служби підприємства можуть виникати певні недоліки. З метою подолання перепон на шляху постановки досконалої роботи з до­кументами в кадрових службах необхідно, насамперед, визначи­ти конкретну особу, до обов'язюв якої включити керівництво розглядом і підготовкою всіх документів з наданням їй усіх необ­хідних повноважень.

Необхідно також доукомплектувати кадрову службу фахівця­ми (за необхідності), переглянути технологію виконання окре­мих робіт, вдосконалити системи обліку, посилити контроль за виконанням документів.

Перелік функцій у роботі з документами

Перелік функцій працівників кадрової служби у роботі з доку­ментами містить:

• проведення обліїсу кадрш;

• документування питань приймання на роботу, переведення та звільнення праціїшиюв;

• складання розпорядчих документів з особового складу;

• ведення особових справ та передавання їх в архів;

• документування питань підвищення кваліфіїсації кадрів, їх­ньої перепідготовки;

• документування питань формування кадрового резерву та роботи з ним;

• складання і контроль виконання графіків відпусток;

• складання звітності з руху особового складу;

• оформлення та ведення трудових книжок;

• підготовку документів для призначення працівникам усіх видів допомог та пенсіїі;

• підготовку документів для нагородження та присвоєння по­чесних звань;

• документування проведення атестації персоналу.

• облік та реєстрацію надходження кадрової документації;

• організацію обігу документів із особових питань;

• контроль за рухом документів щодо роботи з персоналом та виконанням доручень і наказів керівництва з кадрових питань.

83

Для здійснення цих функцій кадровій службі необхідно роз­робляти та впроваджувати відповідні нормативні документи, стандартизувати та уніфікувати кадрову документацію, раціо­нально організовувати робочі місця, забезпечувати їх персональ­ними ЕОМ, впроваджувати новітні технології опрацювання ін­формації тощо.

Завдання обліку кадрів

Для правильного і своєчасного прийняття рішення з будь-якого питання керівник підприємства має володіти документаль­ною інформацією про стан особового складу та рух кадрів. Чітка організація обліку особового складу є передумовою успішної ана­літичної і оперативної роботи з кадрами.

Облік кадрів — це процес діловодного обслуговування діючого підприємства (установи) в сфері отримання, обробки, контролю та систематизації даних щодо його працівників.

Ведеться облік кадрів на всіх підприємствах усіх форм влас­ності, які мають право самостійно приймати та звільняти праців­ників. Підлягають обліку працівники всіх категорій незалежно від характеру займаної посади.

Організація обліку кадрів на підприємстві покладається без­посередньо на працівників кадрової служби залежно від чисель­ності його особового складу.

Облік кадрів має забезпечувати ймовірні відомості про:

• кількість працівників взагалі та за структурними підрозділа­ми, в т.ч. за категоріями, професіями, кваліфікацією, освітою, стажем роботи, статтю, віком та іншими ознаками;

• сумісників, пенсіонерів, ветеранів війни, інвалідів тощо;

• зміну кількості і складу працівників в установі загалом та її підрозділах, а також про причини цих змін, плинність кадрів;

• стан роботи з підвищення кваліфікації, підготовки та пере­підготовки кадрів за фахом та категоріями;

• кількісний та якісний склад кадрів, просування молодих працівників, нагородження;

• стан підготовки та стажування осіб, зарахованих до резерву тощо.

Обліку підлягають робочий час (табельний облік), відпустки, трудові книжки, особові справи, дисциплінарні заходи та заохо­чення.

84

Щоб одержати згадані та шші дані про особовий склад, кадрова служба веде відповідну облікову документацію й звітує статистич­ним органам та державній службі зайнятості.

На кадрові служби також покладається облік військовозобо­в'язаних і призовників та бронювання військовозобов'язаних за підприємствами на період мобілізації й воєнного часу.

Відповідно до «Положення про військовий облік військовозо-бов'заних і призовникш» [149] та Інструкції з військового обліку вшськовозобов'язаних і призовники? на підприємствах, в устано­вах, організаціях і навчальних закладах [134], виконання вище­зазначених обов'язків покладається на:

♦ військово-обліковий персонал, який формується за такими нормами:

• один працівник — за наявності на обліку від 500 до 2000 вій­ськовозобов'язаних і призовники?;

• два пращвники — від 2000 до 4000 військовозобов'язаних і призовники?;

• три пращвники — від 4000 до 7000 військовозобов'язаних і призовників, на кожних наступних 3000 осіб — по одному працівнику;

♦ одного працівника — за наявності на обліїсу менше 500 вій­ ськовозобов'язаних і призовників з установленням доплати в розмірі до 50 процентів посадового окладу.

Покладання зазначених обов'язків на відповідного працівни­ка оформлюється наказом кершника підприємства (додаток 3.9).

Кершники підприємств зобов'язані иіформувати військкома­ти про призначення, перемпцення і звільнення працівників, які виконують обов'язки щодо ведення обліку вШськовозобов'яза-них і призовники? та бронювання військовозобов'язаних за під­приємствами на період мобілізації й воєнного часу.

85