Задание 10. Создайте отчет в столбец на основании запроса Адрес с помощью мастера отчётов

Порядок работы:

• В области переходов щелкните запрос Адрес, на основе которых нужно создать отчет.

• На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Мастер отчётов

.

• В появившемся диалоговом окне Создание отчётов переместите все поля запроса в поле: Выбранные поля и нажмите кнопку Далее, Далее, Далее.

• Укажите вид макета для отчёта В столбец и нажмите кнопку Далее.

• Выберите требуемый стиль – Обычный и нажмите кнопку Далее.

• Задайте имя отчёта Адрес и нажмите кнопку Готово.

Приложение Access создаст отчет и отобразит его в режиме макета.

В появившемся отчете адреса восьми учеников Компьютерной школы, отчет состоит из двух листов, просмотрите их, кликнув кнопку

• Сохраните отчет с именем Адрес. Закройте отчет

Замечание. Этот отчет составлен на основе запроса. При изменении запроса Адрес изменится и отчет. Это дает возможность, например, распечатывать адрес только одного ученика

• Откройте вкладку Запросы, если находитесь в другом окне

• Выделите запрос Адрес

• Откройте запрос в режиме Конструктор: кликните кнопку Конструктор

• Введите условие отбора фамилии: Баранова

• Выполните запрос, кликнув кнопку . Сохраните его и закройте

• Перейдите на вкладку Отчеты

• Откройте отчет Адрес. В списке вывода будут находиться данные только на одного человека

• Распечатайте данный отчет

Задание 11. Создайте ленточный автоотчет на основании запроса Номера телефонов

Порядок работы:

• В области переходов щелкните запрос Номера телефонов, на основе которых нужно создать отчет.

• На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Отчет.

• Приложение Access создаст отчет и отобразит его в режиме макета.

• Закройте страницу просмотра, кликнув кнопку Закрыть, сохранив отчет с именем Номера телефонов.

Пояснение. Для подобных отчетов удобно использовать Запрос с параметром. Создадим запрос с параметром для запроса Номера телефонов

• Откройте закладку Запросы, если находитесь в другом окне

• Выделите запрос Номера телефонов

• Откройте его в режиме Конструктор: кликните кнопку Конструктор

• Напечатайте в качестве условия отбора в поле Фамилия в квадратных скобках фразу: [Введите фамилию]. Эти слова будут появляться каждый раз при выполнении запроса

• Выполните запрос, кликнув кнопку . Появится диалоговое окно Введите значение параметра с просьбой ввести фамилию человека, для которого вы хотите получить информацию

• Введите фамилию Корнилова и кликните кнопку Ок

• Сохраните запрос и закройте его

• Перейдите на вкладку Отчеты

• Откройте отчет Номера телефонов. Появится точно такой же вопрос о фамилии. Введите любую фамилию, например, Корнилова. В списке вывода будут данные только на одного человека.

Еще раз откройте отчет Номера телефонов и введите другую фамилию, например, Баранова. Не закрывайте отчет

Задание 12. Внесите изменения в готовые отчеты

Справочная информация. В окне Конструктор отчетов находится пять областей:

Заголовок отчета – все, что находится в этой области, выводится только один раз в начале отчета;

Верхний колонтитул – все, что находится в этой области, выводится в верхней части каждой страницы;

Область данных – содержит собственно записи;

Нижний колонтитул – все, что находится в этой области, выводится в нижней части каждой страницы;

Примечание отчета – все, что находится в этой области, выводится только один раз в конце отчета

Порядок работы:

• Откройте отчёт Номера телефонов в режиме Конструктора.

В окне Конструктор отчетов, представленном на рисунке, в заголовке отчета находится надпись Номера телефонов, в верхнем колонтитуле – заголовки столбцов вывода, в области данных – записи, в нижнем колонтитуле - дата текущего дня - Now ()

• Исправьте заголовок отчета на Номер телефона учащегося, нажмите Enter. Сделайте активным окно с заголовком отчета, кликнув на нем. После этого смените цвет букв, их размер и шрифт

• Введите фамилию из списка учащихся и посмотрите, что получилось

• Закройте отчет, предварительно сохранив его.

Задание 13. Создайте отчет Справка с помощью Конструктора

Рассмотрим ситуацию, когда стандартный отчет нас не устраивает. Например, вы хотите сконструировать стандартную справку об обучении и выдавать ее по запросу. Сначала следует создать запрос Справка с параметром Введи фамилию на основе полей таблицы Список, в котором будут только интересующие вас записи, затем следует приступить к созданию отчета

Порядок работы:

• В области переходов щелкните запрос Справка, на основе которых нужно создать отчет.

• На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Отчет.

• В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите режим Конструктор отчётов

• В поле верхнего колонтитула поместите надпись:

КОМПЬЮТЕРНАЯ ШКОЛА

СПРАВКА

Для этого кликните кнопку – надпись, расположенной в группе Элементы управления. Укажите мышкой место начала надписи и введите текст с клавиатуры. В конце ввода слов КОМПЬЮТЕРНАЯ ШКОЛА нажмите одновременно комбинацию клавиш Shift+Enter. В конце ввода СПРАВКА нажмите клавишу Enter. Сделайте надпись размером 18. Выполните команду Формат – Размер – по размеру данных. Расположите надпись симметрично по центру страницы

• В области данных напечатайте три строки, так как это представлено ниже (после первой строки – пустая строка, перед словом «группы» - отступ):

Дана настоящая в том, что

Является учеником (цей)

группы

• Кликните кнопку - Добавить поля

• В открывшемся окне выберите поля из таблицы Список, выделяя их мышкой при нажатой клавише Shift, и перетащите их мышкой в область данных.

• Удалите название полей. Оставьте только содержимое записей

• Сделайте всю запись размером 12 и расположите ее в удобном для вас виде

• Выделите все элементы по левому и по нижнему краю.

• Уберите пустое место в области данных, передвинув границу этой области

• Выберите параметры страницы, поля: верхнее и нижнее – по 20 мм, а правое и левое по 10 мм. Ориентация: альбомная

• В разделе Нижний колонтитул напечатайте подпись: Директор компьютерной школы

• Сохраните макет отчета с именем Справка. В результате вы должны получить изображение:

• Закройте отчёт.

• Откройте отчёт Справка, в диалоговом окне Введите значение параметра введите из списка фамилию учащегося и посмотрите, что получилось

• Закройте отчет, предварительно сохранив его

Предъявите преподавателю: отчеты на экране Адрес, Номер телефона и Справка, запрос с параметром Справка