Лабораторная работа 10 Тема:"Текстовый процессор Microsoft Word. Создание простих документов.

Таблицы. Шаблоны документов"

Цель:

1.1 .Создание простых текстовых документов.

1.2 .Оформления документов с помощью шрифтов.

1.3 .Форматирование абзацев в документах MS Word.

1.4 .Овладеть приемами работы с разными типами окон.

1.5 .Робота с авто текстом и тезаурусом в текстовом процессоре MS Word.

1.1 .Овладеть стандартными приемами работы по созданию таблиц в текстовом процессоре MS Word.

1.2 .Создание новых документов на основе шаблонов в MS Word.

1.3 .Создание шаблонов документов средствами MS Word.

1.4 .Овладеть технологией создания таблиц, схем, диаграмм, графиков.

1.5 .Овладение навыками защиты документов MS Word от несанкционированного доступа.

Задачи работы: создать документ и оформить его согласно образцу.

2. Порядок выполнения работы

2.1. Подготовка к выполнению работы (предварительное ознакомление с методическими указаниями к лабораторной работе и проработке теоретического материала за конспектом лекций и рекомендованной литературой).

2.2. Выполнение учебных заданий (п. 4.).

2.3. Составление отчёта о выполнении работы (п. 5.).

2.4. Защита работы (вопросы для защиты работы - п. 6.).

3. Короткие теоретические сведения

Введение текста документа с клавиатуры.

К началу набора текста можно выбрать один из стандартных шаблонов документа:

[Кнопка «Офис »] - [Создать] - [Мои шаблоны]

дальше выбрать вид шаблона из меню и [Ok].

Если стандартный шаблон документа не нужен, желательно к началу набора текста документа задать параметры формата документа: формат страницы, абзаца, текста.

Форматирование страницы

При форматировании страницы устанавливаются размеры полей, ориентация листа, параметры колонтитулов и др.

Для задания параметров формата

[Разметка страницы] - [Параметры страницы]

Примечание. Здесь и дальше сначала указана лента с инструментами, а затем соответствующий раздел пиктограмм на ленте

Форматирование абзаца

При форматировании абзаца устанавливаются левый и правый отступления (alignment), размер отступления в начале абзаца (special), размер междустрочного интервала (line spacing) и др. Для задания параметров формата

[Главная] - [Абзац]

Форматирование текста

При форматировании текста устанавливается вид шрифта (стиль написания) и размер символов:

[Главная] - [Шрифт]

и дальше в диалоговой панели, что появилась, в полях "Шрифт", "Начертание" и "Размер", используя кнопки прокрутки выбрать и задать необходимые установки щелчками мыши на соответствующих табличках, например: Font - "Arial Cyr", Font style "Italic"-,Font size -"12".

Потом провести форматирование символов, то есть установить необходимый шрифт, вид шрифта (стиль написания) и размер символов:

[Главная] - [Шрифт]

и дальше в диалоговой панели, что появилась, в окнах "Шрифт", "Вид шрифта" и "Размер", используя кнопки прокрутки просмотрите возможности выбора и задайте необходимые установки щелчком мыши на соответствующих табличках, например: Шрифт - "Arial Cyr", Вид шрифта "Куpсив"-,Размеp -"12".

Примечание.

1. Переключение из одного алфавита на другой - клавишей <Ctrl+Shift> или <Alt+Shift>.

2. Большинство операций по установлению параметров шрифта можно составлять с помощью соответствующих пиктограмм на ленте инструментов.

Можно задать "мягкое перенесение ", то есть с разбивкой слов на составы:

[Разметка страницы] - [Параметры страницы] - [Расстановка переносов] -

Дальше следует задать параметры форматирования строки

[Главная] - [Абзац] - [Диалоговое окно «Абзац »]

В панели введения, что появилась, нужно задать левый и правый отступления и отступление в начале абзаца. Окончание введения - [Ok].

Использование автотекста.

Фрагмент текста (например, фразу), что часто встречается, можно сделать элементом автотекста, чтобы не повторять многократно его введения из клавиатуры. Вместо введения текста фрагмента достаточно будет ввести его имя и нажать клавишу <F3>.

Создание элемента автотекста.

а) выделить фрагмент текста;

б)[Вставка] - [Экспресс-блоки] - [Сохранить выделенный фрагмент в экспресс-блоки]

Далее на панели, что появилась, "автотекст " в окне "Имя " ввести имя элемента автотекста, например, «и », и щелкнуть левой кнопкой мыши на клавише "ОК ".

Введение автотекста.

а) установить курсор в место введения элемента автотекста;

б) ввести имя элемента автотекста и нажать клавишу <F3> на клавиатуре.

Примечание: имя автотекста должно быть отделено пропусками от текста с двух сторон

Балее быстрое введение элемента автотекста - после выделения текста нажать комбинацию клавиш Alt+F3.

Текстовый процессор Word предоставляет много других возможностей, такие как выделение отдельных фрагментов текста другим шрифтом или в другом стиле, подчеркиванием пунктиром, перечеркиванием, выделение буквицы (первой буквы абзаца). Эти "украшения" текста можно прибавить потом, по окончании набора текста при окончательном редактировании.

По окончании набора текста можно найти и устранить орфографические ошибки

[Рецензирование] - [Правописание]

Загрузка текстового файла в окно редактирования.

Если текстовый файл был создан раньше в реакторе Word или в каком-либо другом редакторе, например, Write, то его можно загрузить в окно редактирования и продолжить работу с ним. Для этого:

[Кнопка «Офис »] - [Открыть]

Дальше на диалоговой панели, что появилась, в окне выберите папку и имя загружаемого Вами файла. Окончание установок - щелчок мышью на клавише "Открыть"

Можно последовательно загрузить два или более файлов. Для того, чтобы увидеть их одновременно на экране дисплея

[Вид] - [Упорядочить все]

Редактирование текста.

При редактировании можно:

-дополнить текстовый файл;

-пpовести необходимые изменения текста, удаляя, копируя и перемещая отдельные фрагменты текста;

-изменить шрифт, стиль написания и размер символов в любом фрагменте текста;

- скопировать формат выделенного фрагмента текста;

-изменить поля, выполнить выравнивание, задать отступы;

- создать буквицу (первый символ каждого абзаца).

Можно также отменять предыдущую операцию редактирования. Операции редактирования (удаление, копирование, перемещение фрагментов текста (слова, строки, строчного или прямоугольного блока текста)) проводятся после того, как данный фрагмент текста замечен.

Выделение текста.

Можно заметить отдельное слово сделав двойное щелчок мышью на нем.

Можно выделить строку, установив курсор маркировки (он появится при установке указателя выбора объекта (основной формы курсора мыши) в левом поле экрана перед строкой) и щелкнуть левой кнопкой мыши.

Можно выделить абзац, если найти курсор маркировки в центре абзаца, что будет маркироваться, и трижды щелкнуть левой кнопкой мыши.

Можно выделить весь текст, если найти курсор маркировки в любом месте левого поля текста, нажать <Ctrl> и щелкнуть левой кнопкой мыши. Второй способ - [Главная] - [Редактирование] - [Выделить]

Можно выделить одно предложение, если установить курсоp редактирования в начало предложения, нажать <Ctrl> и щелкнуть левой кнопкой мыши.

Можно выделить произвольный прямоугольный фрагмент текста, если установить курсор редактирования в левый верхний угол фрагмента, нажать <Alt> и левую кнопку мыши и, удерживая их нажатыми, "протянуть" курсор мыши в правый нижний угол фрагмента, потом отпустить.

Можно выделить фрагмент текста от текущей позиции текстового курсора к текстовому курсору мыши. Для этого нужно нажать <Shift> и щелкнуть левой кнопкой мыши.

Вставка, копирование, перемещение фрагмента текста.

а) выделить фрагмент текста;

б) занести помеченный фрагмент в буфер обмена

[Главная] - [Буфер обмена] - [Копировать] - если нужно копировать или

[Главная] - [Буфер обмена] - [Вырезать] - если нужно перенести

в)пеpеместить курсор редактирования в место копирования или вставки;

г)вставить или скопировать фрагмент

[Главная] - [Буфер обмена] - [Вставить]

Изменение шрифта, стиля написания, размера символов.

Для этого необходимо заметить фрагмент текста, потом

[Главная] - [Шрифт],

а затем провести установки, описанные выше.

Некоторые изменения (введения жирного шрифта, курсива, подчеркивания) можно сделать проще, используя соответствующие пиктограммы.

Форматирование текста.

Под форматированием понимается расположение текста на странице, а именно: отступление слева, справа, а также выравнивание текста по левому краю, по правому краю, по правому и левому одновременно, по центру. Для этого:

а) выделить фрагмент текста;

б) [Главная] - [Абзац]

в) задать отступления в начале абзаца (если нужно)

[ПерРазметка страницы] - [Абзац]

г) отредактировать содержание в окнах "Левое отступление", "Правое отступление", "Первая строка". Окончание введения - [Ok];

д) выполнить выравнивание

[Главная] - [Абзац] - указать нужное выравнивание

Те же действия можно выполнить, используя соответствующие пиктограммы.

Копирование формата.

а) выделить фрагмент текста, формат которого необходимо скопировать;

б) щелкнуть левой кнопкой мыши на кнопке [Главная] - [Буфер обмена] [Формат по образцу]

в) выделить курсором копирования формата (он будет иметь вид метлы) фрагмент текста, формат которого нужно установить по образцу.

Отмена последней операции редактирования.

[Панель быстрого доступа] - [Отменить <название последней операции редактирования>]

Примечание: повторяя отмену можно отказаться от нескольких (до 100) ранее выполненных операций редактирования.

Удобнее для отмены предыдущей (их) операции редактирования пользоваться кнопкой "Отмена" панели инструментов "Стандартная"

Форматирование символа.

Установка интервала между символами:

а)выделить фрагмент текста;

б) [Главная] - [Шрифт];

в) установить цвет и другие атрибуты символов в диалоговых окнах таблички "Шрифт " Дальше вызывать вкладку "Интервал " и установить интервал между символами в диалоговых окнах этой таблички.

Маркировка и нумерация абзацев.

а) пометить абзацы;

б) [Главная] - [Абзац] -----Маркированный

----- Нумеруемый

Обрамление и заполнение абзаців

а) выделить абзац;

б) [Главная] - [Абзац]- [Граница (заливка)]

Добавление таблиц.

Создание таблицы

Установить текстовый курсор в месте вставки таблицы, потом

[Вставка] -[Таблицы] - [Вставка таблицу] - { Число столбцов} - { Число

строк}

После заполнения таблицы можно отформатировать ее

[Конструктор] - [Стили таблиц] - [<Тип формату>] - [Ok]

При создании таблицы с многоуровневой шапкой и боковиком можно объединять и разбивать ячейки:

[Макет] - [Объединить]

Примечание: для выполнения указанных операций нужно предварительно выделить таблицу или ее часть.

Создание вычисляемых полей в таблицах

В таблицах Word могут быть созданы вычисляемые поля (клетки).

Для создания вычисляемой клетки:

а) выделить ячейку;

б) [Макет] - [Данные]; - [Формула];

в) ввести формулу.

Формула должна начинаться из знака "=" и может содержать числа, номера клеток таблицы, знаки арифметических действий (+, - * / ^) %, операторы сравнения (= < > >= <= <>).

Ячейки нумеруются по горизонтали буквами (Внимание! В каждой строке порядок нумерации может быть свой, если проведено объединение ячеек!), а по вертикали - цифрами.

Сразу же после введения формулы в клетке будет отображен результат. Чтобы посмотреть формулы в клетках таблицы, нужно выделить таблицу и нажать клавиши <Shift + F9>. Этой же комбинацией клавиш можно вернуться к обычному изображению таблицы.

Внимание! При изменении содержания ячеек с цифровыми данными вычисления по формулам автоматически не проводятся! Для обновления содержания вычисляемых ячеек - нажать <F9>.

Создание полей со списком в таблицах

Для создания формы поля (клетки):

а) выделить ячейку;

б) [Разработчик] - [Элементы управления] - [Элементы из предыдущих версий] - [Текстовое поле] ( [Поле со списком])

Указания!

1. Для подключения стрічки «Разработчик » следует воспользоваться командой Кнопка «Офис » - Параметры Word - вкладка «Основные »

2. Для установления параметров прибавленных полей введения нужно воспользоваться пиктограммой «Свойства » группы опций «Элементы управления »

а) задать текст, который будет отображаться в ячейке по умолчанию, если форма клетки - текстовое поле, и список, один из элементов которого будет отображаться по умалчанию, если форма клетки - поле со списком.

Для введения списка (например, списка предприятий или платежных реквизитов предприятий) в клетку, форма которой - поле со списком

а) [Разработчик] - [Элементы управления] - [Элементы из предыдущих версий] - [Поле со списком]

б) ввести элементы списка.

в) можно ввести текст справки, который будет появляться в строке состояния или будет вызываться клавишей F1 при обращении к полю со списком. В этой справке можно, например, привести список соответствия реквизитов и наименований предприятий.

Полезно защитить остальных клеток таблицы от введения:

[Разработчик] - [Защитить] - [Ограничения на редактирование] - [Ввод данных в поля формы]

В результате введения будет возможно только в те клетки, форма которых - поле со списком.

Сохранение документа на диске

Для записи подготовленного Вами документа на магнитный диск

[Файл] - [Сохранить как]

В результате на экране появится диалоговая панель, в которой Вы можете указать имя файла, выбрать папку, в которой будет сбережен файл.

Окончание установок – щелчок мышью на кнопке "Ok" или нажатие <Enter>.

Возможное сохранение файла с защитой от несанкционированной

доступа или от записи

[Файл] - [Сохранить как] - [Сервис]- [Общие параметры] - { Пароль защиты} - [Ok]