25.09.2012
ДОПИСАТЬ!
Организация работы с документами – это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения предприятия.
Нормативно – методическая основа или база делопроизводства – это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними установленных правовыми актами, инструкциями, стандартами и методическими пособиями.
Нормативно – методическая база делопроизводства регулирует:
Правила оформления документов
Правила работы с документами
Обеспечение сохранности документов
Порядок передачи документов на архивное хранение
Работу службы делопроизводства
Внедрение новых информационных технологий в работе с документами
Работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа
Юридические аспекты, связанные с документами и т.д.
Вопросы документационного обеспечения управления регулируются:
Законами РФ
Государственными и отраслевыми стандартами
Общероссийскими классификаторами
Государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству
Инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия
ФЗ от 20.02.1995 № 24 ФЗ «Об автоматизации информации»
Гражданский кодекс
Трудовой кодекс РФ
Уголовный кодекс
Об архивном фонде РФ
Государственные стандарты (ГОСТы) на документы содержат все необходимые требования, предъявляемые к форме документов, к бланкам, составу реквизитов.
Основные виды ГОСТов:
ГОСТ 6.01.1 – 87 Единая система классификации и кодирования информации
ГОСТ 6.10.5 – 87 Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра образца
ГОСТ Р 6.30. – 2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов
Общероссийские классификаторы:
Общероссийский классификатор управленческой документации ОКУД
Общероссийский классификатор предприятий и организация ОКПО
Также существуют государственные инструкции по делопроизводству.
Понятие документ. Классификация документов
Термин документ появился в России в 18 веке и в переводе в латинского означает «свидетельство, способ доказательства».
Документ (документированная информация) – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Все документы в зависимости от вида деятельности делятся на 2 группы:
Документы по общим и административным вопросам
Документы по функциям управления
Документы классифицируются по наименованиям:
Служебные письма
Приказы
Договоры
Акты
Письма
И т.д.
По месту составления документы могут быть:
Внутренними
Внешними
По содержанию:
Простые
Сложные
По форме:
Индивидуальные
Трафаретные (часть документа отпечатана)
Типовые
По срокам исполнения:
Срочные
Не срочные
По происхождению:
Служебные
Личные
По виду оформления:
Подлинные
Копии
Выписки
Дубликаты
По средствам фиксации:
Письменные
Графические
Фото и кинодокументы
Документы многофункциональны:
Информационная функция
Управленческая
Коммуникативная
Правовая
Организационная
Научно – историческая
Дописать!
18.10.2012
Нормативные документы вышестоящих органов
Учетно – статистическая документация (статистические отчеты, таблицы, журналы, переписка)
Контракты, договоры, соглашения, предложения
Все перечисленные документы, кроме финансово – бухгалтерских относятся к организационно – распорядительным документам.
Требования к составлению и оформлению управленческой документации. Требования к оформлению документов приведены в ГОСТ Р 6.30 – 2003. Документы изготавливаются на бланках. Стандартные форматы бланков документов А4 и А5, допускается использование формата А3 и А6. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него должен иметь поля не менее (левое, верхнее и нижнее не менее 20 мм, не менее 10 мм справа).
Бланки документов, изготавливают на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают 2 варианта расположения бланков.
Угловой
Продольный
Для организации, ее структурного подразделения должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
- Общий бланк
- Бланк письма
- Бланк конкретного вида документа, кроме письма
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Состав и характеристика реквизитов документов
Каждый документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название документа и т.д.)
Реквизиты – это опознавательные элементы документа, определяющие его правоотношения с субъектами и объектами деятельности предприятия. Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон или бланк будущих документов и называется постоянной частью или постоянные реквизиты.
Дополняющая конкретизирующая информация вносится только при оформлении конкретного документа и называется переменной частью, переменными реквизитами.
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 Государственный герб РФ
02 Герб субъекта РФ
03 Эмблема. Не воспроизводится на бланке, если на нем есть 01 или 02
04 Код организации. Проставляют по общероссийскому классификатору предприятия и организации
05 Основной регистрационный номер юридического лица
06 Идентификационный номер налогоплательщика/Причина постановки на учет
07 Код формы документа. Проставляют по общероссийскому классификатору управленческой документации
08 Наименование организации. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии полное наименование вышестоящей организации
09 Справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, и другие сведения по усмотрению организации)
10 Наименование вида документа. Дает общее представление о его назначении, определяет состав реквизитов, степень обязательности выполнения, структуру текста. Наименование вида документа (приказ, акт) проставляется на всех видах документов, кроме писем и факсов.
11 Дата документа. Подписания и утверждения
12 Регистрационный номер документа
13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа
14 Место составления или издания документа (указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам наименования организации и справочные данные об организации)
15 Адресат
16 Гриф утверждения. Состоит уз слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек. Наименование должностного лица, утвердившего документ, его подписи, расшифровка подписи, дата утверждения.
17 Резолюция
18 Заголовок к тексту. Включает краткое содержание документа и отвечает на вопросы о чем или о ком, чего, кого. Например: о сроках поставки продукции
19 Отметка о контроле
20 Текст документа
21 Отметка о наличии приложений
22 Подпись. Наименование должности лица, личная подпись, расшифровка
23 Гриф согласования документа. Должность лица, название организации, личные подписи, расшифровки подписи, дата
24 Виза согласования документа
25 Печать
26 Отметка о заверении копии документа, Надпись верно, должность, подпись, расшифровка, дата заверения
27 Отметка об исполнителе. Фамилия или ФИО исполнителя документа и номер его телефона. Отметка об исполнителей расположена на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Включает следующие данные: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнителе. Слова: В ДЕЛО, № дела, в котором будет храниться документ, подпись и дату.
29 Отметка о поступлении документа в организацию, порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости часы, минуты)
30 Идентификатор электронной копии документа. Это отметка или колонтитул
20.10.2012