2. Тавтологія. Плеоназми.

Плеоназм (від гр. pleonasmos – “надмірність”) – стилістична фігура мови, яка побудована на повторенні синонімічних висловів, утворених з близькозвуч­них слів, не позбавлених певних семантичних і стилістичних функцій (настано­ви на уточнення та підкреслення якоїсь ознаки, перебільшення її, емоційне на­гнітання). Семантичне навантаження таких мовних одиниць, як правило, досить слабке. Наприклад:

- в атрибутивних та обставинних словосполученнях: жива істота, молода дівчина (хоч дівчина не може не бути молодою), стара баба, на сьогоднішній десь, бачити на власні очі, зробити власними руками, особисто я, повер­нутися назад;

- при нагромадженні однорідних і неоднорідних членів речення: цілком і повністю, свій власний (будинок);

- у складних словах із сурядними, зокрема синонімічними, взаємовідношен-нями компонентів, в однокореневих утвореннях побудованих на редуплікації: живий-здоровий, плакати-ридати, клясти-проклинати;

- в іменникових конструкціях з повторенням слова у непрямому відмінку: перший із перших, диво з див, усім генералам генерал.

Тавтологія – неусвідомлюваний, мимовільний або, навпаки, навмисний пов-тор у межах словосполучення, речення того самого чи однокореневих слів (формально-семантична тавтологія) або різнокореневих слів з тотожним, анало­гічним і подібним значенням (семантична тавтологія). У межах одного кон­тексту трапляється при вживанні слів з непрозорою етимологією, переважно іншомовних: свою автобіографію, народний фольклор, основний лейтмотив, перший дебют, місцеві аборигени, найбільш оптимальний, унікальний у своєму роді, період часу, прейскурант цін. Рідше – при вживанні слів з прозорою внут-рішньою формою, зокрема однокореневих. В останньому випадку наступне слово дещо уточнює або підсилює попереднє, хоч у цьому немає потреби: у січні місяці, об’єднатися воєдино, для проформи, в анфас (замість анфас), більш досконаліший (більш і суф. –іш тут взаємодублюються), кредит (лат. credo – вірю, довіряю) довір’я, чорне чорнило (є чорнило й інших кольорів), біла білизна.

Тавтологія і плеоназм – зв’язки між ними взаємодоповнювальні.

Тема 13: Складання й редагування документів.

План.

1. Поняття про документ, типи документів, класифікація документів, реквізити.

2. Документація управлінської діяльності.

3. Документи кадрово-контрактних питань.

4. Довідково-інформаційні документи.

5. Особисті офіційні документи.

6. Спеціалізована документація.

1. Поняття про документ, типи документів,

класифікація документів, реквізити.

Основним видом ділового тексту є документ.

Документ (слово латинського походження, що означає «доказ») – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про фак­ти, події, явища об’єктивної дійсності і розумову діяльність людини. Документ має правове й господарське значення, зокрема може служити писемним дока­зом, а також є джерелом різноманітних відомостей довідкового характеру. Так, документи дають можливість відтворити факти діяльності установи, організації чи підприємства, знайти в закінчених і зданих до архіву справах такі відомості, які мають значення для поточної оперативної роботи і для історії.

Управлінський документ містить інформацію, що виникла і використовуєть-ся в галузі управління. Таким чином, усякий документ – насамперед носій ін-формації, і це чи не найважливіша його властивість, використовувана в процесі управління.

Документ – це також своєрідний матеріал, «сировина для обробки». Вона по-винна бути доброякісною: інформація повинна добуватися швидко і продук­тивно. Це стосується насамперед цифрової – планової та облікової – докумен­тації, обробка якої добре механізується, і поки що значною мірою – документів організаційно-розпорядчого характеру (де переважає текст). Планові й облікові документи уже зараз набувають таких форм, які дозволяють машинну обробку їх.

Функції документа:

1. загальні:

- інформаційна – будь-який документ створюється для збереження інфор­мації, оскільки необхідність її зафіксувати – причина укладання документа;

- соціальна – документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою;

- комунікативна – документ виступає як засіб зв’язку між окремими еле­ментами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо);

- культурна - документ є засобом закріплення та передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів (нау-ково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового, техніч­ного й культурного розвитку суспільства.

2. специфічні:

- управлінська – документ є інструментом управління; ця функція прита­манна низці управлінських документів (плановим, звітним, організаційно-роз­порядчим та ін.), які спеціально створюються для реалізації завдань управління;

- правова – документ є засобом закріплення і змін правових норм та право­відносин у суспільстві; ця функція є визначальною в законодавчих та правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових норм і право-відносин, а також будь-які документи, які набувають правової функції тим-часово (для використання як судовий доказ);

- історична – коли документ є джерелом історичних відомостей про розви-ток суспільства; цієї функції набуває певна частина документів лише після то­го, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження.

Офіційні (службові) документи залежно від сфери їх застосування та функ­­ціонування поділяються на управлінські, наукові, технічні (конструкторські), технологічні, виробничі та ін. Але лише управлінські документи забезпечують порядок управління об’єктів як у межах усієї держави, так і в окремій органі-зації.

Основними комплексами всієї документації є:

• організаційно-правова документація;

• планова документація;

• інформаційно-довідкова й довідково-аналітична документація;

• звітна документація;

• документація щодо особового складу (кадрова);

• фінансова документація (бухгалтерський облік та звітність);

• документація з матеріально-технічного забезпечення;

• договірна документація;

• документація з документаційного та інформаційного забезпечення діяльності закладів.

Окрім зазначених, є ще спеціалізована (відомча) документація, яка відобра­жає діяльність конкретного закладу (медична, військова, театральна).

Вимоги до тексту документа:

1) достовірність (викладені в тексті документа факти відображають справж-ній стан речей);

2)точність (у документі не допускається подвійне тлумачення слів та ви-разів);

3)вичерпність (текст документа вичерпує всі обставини справи);

стислість, достатність (у тексті документа немає зайвих слів, смислових повто-рів, надмірно довгих роздумувань, які не доповнюють суті справи);

4)стислість, достатність (у тексті немає зайвих слів, смислових повторів, над-мірно довгих роздумувань, які не доповнюють суті справи);

5)переконливість (текст веде до прийняття адресатом пропозиції або вико-нання прохань, викладених у документі).

При підготовці тексту документа слід дотримуватися таких правил:

1) надавати перевагу простим реченням, що полегшує сприйняття тексту.

2) Доречно використовувати стійкі (трафаретні) конструкції, що виражають стандартні аспекти змісту (напр., доводимо до вашого відома, згідно з рішенням комісії, у порядку обміну думками та ін.).

3) Уживати прямий порядок слів у реченні (підмет – перед присудком, так виділяється об’єкт дії; означення – перед означуваним словом, вставні слова – краще на початку речення та ін.).

4) Для вираження причиново-наслідкових зв’язків використовують складно-підрядні речення, зокрема зі сполучниками що, який якщо, за умови, унаслі-док того, що, щоб, де, як через те що. Підрядне речення іде перед головним – коли акцентується обставини виконання діє, і після головного – коли поясню-ється суть змісту складного речення.

5) Часто вживають дієприслівникові звороти, якими краще починати, а не закінчувати речення..

6) Замість займенників краще вживати іменники.

7) Не вживати емоційно-експресивну лексику та емоційно-експресивні конст-рукції, словотворчі засоби суб’єктивної характеристики.

8) Текст управлінського документа викладається від третьої особи, яка є юри-дичною особою.

9) У розпорядчих документах переважають конструкції наказового способу (наказую, пропоную, рекомендую).

10) Виконавець документа не може допускати в ньому суб’ктивного корегу-вання загальноприйнятих форм, хоч би вони й були застарілими з позиції норм сучасної літературної мови.

Класифікація документів:

1. за спеціалізацією: загальні; з адміністративних питань; з питань плану­вання оперативної діяльності, з питань підготовки та розподілу кадрів; спеціалі-зовані (з фінансово-розрахункових і комерційних питань, бухгалтерського облі-ку, постачально-збутові, зовнішньоторговельної та кредитної діяльності та ін.);

2. за призначенням – щодо особового складу: організаційно-розпорядчі, кадрово-контрактні, довідково-інформаційні, господарсько-договірні, обліково-фінансові, господарсько-претензійні, зовнішньоекономічні;

3) за походженням - службові (офіційні) – укладаються працівниками, які офіційно уповноважені від імені установи, закладу це робити, для вирішення службових питань; особисті (приватні) – укладаються будь-якою особою для вирішення індивідуальних питань;

4) за місцем укладання – внутрішні, що мають чинність у межах установи, закладу, де їх укладено; зовнішні, що є чинником або результатом спілкування з іншими підприємствами, організаціями, особами;

5) за напрямом (спрямуванням) – вхідні, що надходять до закладу, підпри-ємства, фірми; вихідні, що адресовані за межі установи, організації;

6) за способом виготовлення, структурними ознаками (формою) і сту­пенем стандартизації – стандартні, типові – укладаються на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами в суворо реґламентованій послі­довності (паспорт, свідоцтво, атестат, диплом, військовий квиток тощо); не-стандартні, нереґламентовані – лише певна частина даних готується заздале­гідь (довідка, перепустка, типові листи положення, інструкції тощо); інди-відуальні – укладаються за загальними принципами й формою але автор-укла-дач довільно добирає та компонує мовні засоби залежно від конкретної ситуації (автобіографія, звіт, протокол, оголошення, запрошення та ін.);

7) за ступенем складності – прості (односкладні) – відображають одне пи-тання чи один факт; складні – відображають два й більше питань чи фактів;

8) за стадіями створення - оригінали, копії (відпуски, витяги, дублікати);

9) за терміном виконання - звичайні безстрокові (нетермінові) – викону­ються в порядку загальної черги; термінові – укладаються за визначеним зав­часно терміном виконання, а також телеграми телефонограми й под., дуже термінові – зі спеціальною позначкою терміну;

10) за ступенем гласності (секретності) – звичайні (несекретні) – для за­гального користування, для службового користування (ДСК), секретні (С), цілком секретні (ЦС) – для обмеженого користування;

11) за юридичною силою – справжні – чинні, нечинні, підробні - фальси-фікати;

12) за технікою відтворення – рукописні, відтворені механічним способом;

13) за терміном зберігання - тимчасового (до 10 років), тривалого) понад 10 років), постійного зберігання.

Документи за призначенням поділяються на:

- організаційні – положення, статут, інструкція, правила;

- розпорядчі – постанова, ухвала, розпорядження, накази та витяги з наказу, вказівка;

- довідково-інформаційні – акти, відгуки, висновки, довідки, доповіді, служ-бові, доповідні та пояснювальні записки, запрошення (повідомлення), пропози-ції, звіти, огляди, плани робіт, оголошення, протоколи та витяги з протоколу, службові листи (офіційна кореспонденція);

- документи з кадрово-контрактових питань – автобіографії, заяви, конт-ракти, особові листки (анкети), угоди;

- особисті офіційні документи – характеристики, доручення, заповіти, заяви, посвідчення, розписки, списки, переліки.

Реквізити документа:

1. Державний Ґерб України (для державних організацій).

2. Емблема (логотип, фірмовий знак) організації.

3. Зображення нагород.

4. Код організації за класифікатором підприємства управлінської документації (УКПО).

5. Код форми документа за класифікатором управлінської документації (УКУД).

6. Назва міністерства чи відомства (для державних організацій).

7. Назва організації автора документа.

8. Назва структурного підрозділу.

9. Індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону (факс), вихідні дані електронних засобів зв’язку, номер рахунка та назва банку.

10. Назва документа.

11. Дата.

12. Індекс (вихідний номер документа).

13. Посилання на індекс та дату вхідного документа.

14. Місце укладання та видання.

15. Ґриф обмеження доступу до документа.

16. Адресат.

17. Ґриф затвердження.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20. Позначка про контроль.

21. Текст.

22. Позначка про наявність додатка.

23. Підпис.

24. Ґриф погодження.

25. Віза.

26. Відбиток печатки.

27. Позначка про засвідчення копії.

28. Прізвище виконавця та номер його телефону.

29. Позначка про виконання документа та направлення його до справи.

30. Позначка про перенесення даних на машинний носій.

31. Позначка про надходження.

Сукупність певних реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром.