Тема 4: Види усного спілкування за професійним спрямуванням. Жанри публічних виступів. Засоби активізації уваги слухачів.

План.

1.Види усного спілкування за професійним спрямуванням.

2.Жанри публічних виступів.

3.Засоби активізації уваги слухачів.

Література

1. Карнеги Д. Как вырабатывать уверенность в себе и влиять на людей, выступая публично. – М., 1991.

2. Дороніна М. Культура спілкування ділових людей. - К., 1998.

3. Коваль А.П. Ділове спілкування. – К., 1992.

1. Види усного спілкування за професійним спрямуванням.

Обставини, за яких відбувається усне ділове спілкування, дуже неоднакові: адже зовсім інші вимоги ставить перед нами розмова з одним співбесідником, з кількома – і з цілим залом слухачів; по-іншому ми будуємо свою розмову, якщо людина сидить перед нами – і якщо вона звернулась до нас по телефону та ін.

Тому усне ділове спілкування звичайно поділяють на публічне й приватне (залежно від кількості співрозмовників і завдань спілкування). Ми розглянемо обидва ці види усного ділового спілкування за ситуаціями мовлення. Проблема усного ділового спілкування тут буде розглядатися у плані тих конкретних си­туацій, у яких реалізується усне офіційне мовлення. Саме тому ми нагадуємо, що, крім спілкування в колективі, ділових нарад, прийому відвідувачів і те­ле­фонних розмов, також є різні типи публічних виступів, з якими працівникам різ­них організацій, підприємств та установ доводиться систематично мати спра­ву (це участь в обговоренні різних питань на ділових засіданнях, нарадах, збо­рах; це агітаційні, пропагандистські виступи; це доповіді та лекції адмініст­ративного, наукового, економічного, політичного та іншого характеру).

1. Ділова нарада. Цей традиційний метод управління може бути високо­ефек­тивним лише за умов інтенсивного, активного обміну думками підготов­лених учасників. Тоді це буде дійсно зібрання, де радять–нарада, а не фор­ма­ль­не засідання, де сидять і переливають з пустого в порожнє, колективно марнуючи час.

Перевагою наради у порівнянні з іншими формами управління є те, що за мінімум часу невелика кількість працівників у результаті оперативного й аргу­ментованого обміну думками може розв’язати складні питання та прийняти узгоджене найоптимальніше рішення. Спільна думка іноді важить набагато більше, ніж сума окремих думок членів даного колективу.

Ділова нарада – це робота колективного розуму, спрямованого вмілим ке­рів­ником у потрібне русло на плідний кінцевий результат. Перевагою ділової наради – у порівнянні з іншими методами управління – є й те, що тут, як пра­ви­ло, присутні майже всі майбутні виконавці тих рішень, які приймаються, і потреба передавати інформацію, неуникно збіднюючи й спрощуючи її в чомусь тим самим відпадає.

Негативні риси ділової наради. Ділова нарада – високоефективний метод управління, і саме тому не слід вдаватися до нього для розгляду другорядних, дрібних питань, які неодмінно виникають у великій кількості щодня й щомісяця, Скрізь, де подібні питання намагаються розв’язати, скликаючи ді­лові наради, процвітає той поганий стиль роботи, який ми називаємо “засі­да­тельською метушнею”. Наради не повинні бути також ширмою, за якою хова­ються від персональної відповідальності. Не можна перетворювати ділові на­ра­ди на універсальний засіб розв’язання всіх питань.

Проблема, яка виноситься для обговорення на нараду, може мати будь-який характер: організаційний, виробничий, дисциплінарний, інформаційний тощо.

Види нарад:

• інформаційна (директивна або інструктивна) – нарада скликається для озна­йомлення учасників із новими даними, фактами, постановами тощо та на­ступ­ного їх обговорення. Доцільно ознайомити учасників із новою інформа­цією завчасно (у писемній формі), а час наради використати для обговорення та прийняття конкретних рішень.

• Оперативна або диспетчерська (селекторна телефонна, комп’ютерна) - нарада передбачає охоплювати такі етапи управління: збір інформації, її опра­цювання та прийняття рішення без скликання всіх учасників у певному міс­ці. Для цього використовують як традиційні засоби зв’язку (телефон, селектор, ра­діо), так і новітні (комп’ютерну мережу). Час інформації з місць, послі­дов­ність викладу та його тематика повинні бути чітко реґламентовані.

• Дискусійна (полемічна) нарада передбачає вільний виклад варіантів думок, гіпотез, версій, припущень тощо. Цей найдемократичніший вид нарад про­дукує найбільш ефективні та конструктивні рішення важливих проблем.

Якщо графік та умови проведення планових нарад відомий учасникам заздалегідь, то позапланові, термінові наради обов’язково вимагають завчасно­го попередження про місце, тематику, дату, час початку й закінчення та склад учасників.

• Виробничі (службові) наради доцільніше планувати на другу половину дня – на кінець робочого дня або відразу після обідньої перерви. Засідання й на­ради громадських об’єднань, комісій та ін., як і будь-яка громадська робота, проводяться лише в позаробочий час.

Мети наради буде досягнуто за умов сумлінної підготовки до неї всіх учас­ників та правильно організованого ходу засідання.

Успішне проведення наради передбачає наявність головуючого, який надає слово, слідкує за реґламентом і порядком, за послідовністю виступаючих та до­тримання програми наради й теми питання, що обговорюється. Головуючий, не беручи участі в обговоренні, обов’язково повинен підводити підсумок із кож­ного пункту програми і, насамкінець наради, узагальнити зроблені вис­новки. Комунікабельний, толерантний, увічливий, із почуттям гумору го­ло­вучий – це ґарант того, що на нараді відбудеться плідна дискусія, а не безконт­рольна, стихійна й нудна балаканина із загальних питань.

На головуючого покладено обов’язок слідкувати за тим, щоб усі зав­дан­ня, поставлені на нараді, були:

• чітко сформульовані;

• розподілені за конкретними виконавцями;

• визначені щодо терміну виконання.

Хід наради протоколюється секретарем, а виконання прийнятих постанов контролюється призначеними відповідальними.