Лекція 2. Робота з конфігурацією «Бухгалтерський облік для України»

1. Організація бухгалтерського обліку в системі

2. Основні аспекти роботи з програмою 1С:Підприємство

1. Організація бухгалтерського обліку в системі.

Здійснення бухгалтерського обліку на підприємстві в умовах використання інформаційної системи «1С: Підприємство» починається з установлення компоненти Бухгалтерський облік для України.

Відомо, що одним із основних методологічних понять бухгал­терського обліку є план рахунків. Планом счетов /Планом раху­нків в ІС «1С: Підприємство» вважається сукупність синтетичних рахунків, призначених для групування інформації про фінансово-господарську діяльність об'єкта. Інформація, нагромаджена на таких рахунках, дає змогу мати уявлення про стан засобів на під­приємстві у вартісному вимірі (синтетичний облік).

Синтетичний облік в компоненті Бухгалтерський облік для України можна здійснювати за кількома планами рахунків. При цьому кожний план рахунків може містити довільну ієрархію субрахунків і зберігати бухгалтерські підсумки.

Зміст плану рахунків і його властивості визначаються методоло­гією ведення бухгалтерського і податкового обліку, яка реалізована в певній конфігурації. Типова конфігурація включає один план ра­хунків, сформований згідно з планом рахунків, затвердженим Міні­стерством фінансів України (наказом №291 від 30.11.1999 р.), для використання підприємствами та організаціями України в бухгал­терському обліку виробничо-господарської діяльності.

Настроювання плану рахунків для певного користувача може здійснюватися тільки на етапі конфігурування, оскільки докумен­ти, а також спеціалізовані та регламентні звіти, що формуються в системі, настроєні на властивості конкретних бухгалтерських ра­хунків. Тому їх зміна потребує істотних коригувань алгоритмів формування як документів, так і бухгалтерських звітів. Але такі зміни, як введення нових рахунків і додавання субрахунків до вже існуючих рахунків, може здійснювати користувач без викли­ку Конфігуратора.

План рахунків має набір властивостей, які впливають на тех­нологію створення інформаційної бази системи і алгоритми фор­мування регламентованих та спеціалізованих звітів. Наприклад, до властивостей плану рахунків типової конфігурації належать:

- склад субрахунків;

- ознаки активних, пасивних, активно-пасивних рахунків; - ознаки забалансових рахунків;

- ознаки аналітичного обліку;

- ознаки обліку у кількісному вимірі;

- ознаки валютного обліку.

Кожний рахунок плану (рис. 4.10) має піктограму у вигляді лі­тери «Т», жовтий колір якої є ознакою організації обліку за да­ним рахунком у розрізі субрахунків. Позначення ж піктограми червоною галочкою означає, що властивості даного рахунка чи субрахунка коригуються виключно на етапі конфігурування (в типовій конфігурації всі рахунки і субрахунки помічено таким чином)

Для перегляду чи вибору балансового рахунка план рахунків завжди подається у вигляді таблиці. У лівому стовпці такої таб­лиці (рис. 4.10) виводиться код рахунка, потім — його назва, далі — ознаки валютного і кількісного обліку, службові ознаки (напр., вид рахунка), назви видів субконто і, нарешті, стовпці для додат­кових реквізитів стовпців. Коригувати конкретний балансовий рахунок в плані рахунків — змінювати його назву, встановлюва­ти значення різних ознак і т. ін. — можна в два способи:

- безпосередньо у чарунках плану рахунків;

- у спеціально створеному діалозі.

Поточний план рахунків можна роздрукувати за допомогою кнопки Друк екранної форми плану рахунків.

Для створення плану рахунків як засобу організації господар­ського обліку в компоненті використовується об'єкт метаданих Бухгалтерські рахунки (Рахунки). Основне призначення цього об'єкта метаданих — формування довідників з планами рахунків бухгалтерського обліку.

Його структура (довжина коду, кількість рівнів субрахунків, а також кількість знаків у субрахунку кожного рівня) визначається на етапі конфігурування і задається у вигляді шаблона, який складається з послідовності символів «#» та «< ... >».

Код балансового рахунка в загальному випадку — це симво­льний рядок такого вигляду:

< код рахунка >.< код субрахунка >.< код субрахунка > ...

Наприклад, структура повного коду рахунка, що задана, як

«## . #. ###» розшифровується так:

- рахунок першого рівня може мати код не більше двох сим­ волів (літер і цифр). Загальна кількість рахунків у такому разі обмежується тільки загальною кількістю літер і цифр та їх комбі­ нацією по два;

- за рахунком першого рівня можна відкрити два рівні субра­ хунків;

- код субрахунка першого рівня має довжину один символ;

- код субрахунка другого рівня має довжину до трьох символів.

Отже, шаблон рахунка опосередковано задає загальну кіль­кість рівнів субрахунків, яка може бути в плані рахунків, і зага­льну кількість субрахунків, яка може бути у рахунку чи субраху­нку.

На етапі конфігурування описуються також додаткові реквізи­ти, які характеризують окремі рахунки, форми перегляду їх спис­ку і методи коригування.

Згідно із структурою плану рахунків в системі «1С: Підприєм­ство» автоматично організується система збереження бухгалтер­ських підсумків. Підсумкова інформація вилучається засобами вмонтованої об'єктно-орієнтованої мови. Залишки та обороти за­собів можна отримати за кожним рахунком або субрахунком в цілому чи за об'єктами аналітичного обліку у вартісному і кількі­сному вимірі.

Для організації аналітичного обліку за балансовими рахунка­ми в компоненті Бухгалтерський облік для України використову­ються спеціальні об'єкти метаданих — види субконто.

Видом субконмо називається множина однотипних об'єктів, яка використовується для організації багаторівневого аналітич­ного обліку на підприємстві (наприклад, види основних засобів, групи виробничих запасів, готової продукції, товарів тощо).

Субконто — це набір значень, які використовуються для ве­дення аналітичного обліку за певним бухгалтерським рахунком. Як субконто в системі «1С: Підприємство» виступають назви ос­новних засобів, виробничих запасів, товарів, контрагентів, прі­звища співробітників і інші набори об'єктів, як реальних, так і абстрактних.

Для кожного рахунка допускається використання до п'яти ви­дів субконто. Сам по собі вид субконто не описує будь-яких збе-режуваних в системі даних. При його налагоджуванні вказується лише один із існуючих типів даних, який визначатиме набір зна­чень субконто цього виду. В типовій конфігурації види субконто мають тип «довідник», «документ», «дата».

Види субконто типу «довідник» призначені для ведення аналіти­чного обліку на таких рахунках, як Основні засоби, Нематеріаіьні активи, Капітальні інвестиції, Виробничі запаси, Товари і т. ін.

Як правило, довідник має таку саму назву, що й відповідний йому субрахунок. Наприклад, вид субконто Товари на складі має тип довідника Товарно-матеріальні цінності (ТМЦ).

У типовій конфігурації аналітичний облік взаєморозрахунків з контрагентами (постачальниками, покупцями тощо) організовано у розрізі документів-замовлень — угод, рахунків-фактур, накла­дних. Під замовленням при цьому розуміється перший документ в ланцюжку взаєморозрахунків з контрагентом.

Аналітичний облік за видом субконто Замовлення, що має тип Документ, у типовій конфігурації здійснюється на таких рахун­ках, як Розрахунки з покупцями. Розрахунки з постачальниками і підрядниками, Розрахунки з різними дебіторами і т. ін.

По кожній відомості нарахування заробітної плати персоналу підприємства (рахунок Розрахунки з оплати праці) в типовій конфігурації для організації аналітичного обліку використовуєть­ся вид субконто Місяць нарахування заробітної плати з типом даних дата. Об'єктами такої аналітики є дати початку місяців, коли були проведені документи Нарахування заробітної плати.

Аналітичний облік по рахунках, позначених знаком «+» у стовп­ці «К» плану рахунків, здійснюється як у вартісному, так і кількісному вимірі (кількісний облік), а по рахунках, позначених зна­ком «+» у стовпці «В» плану рахунків, крім того здійснюється й валютний облік.

Організація валютного обліку передбачає ведення довідника Валюти І Валюти, в якому міститься список валют і їх курси щодо національної валюти України (рис. 4.11)

При формуванні документів по рахунках з ознакою валютного обліку (наприклад, касові ордери, банківські виписки) треба вве­сти валютну суму і вибрати з довідника Валюти вид валюти. Су­ма в національній валюті визначиться автоматично як добуток від валютної суми на поточний курс валюти.

Відображення руху засобів по рахунках (як у вартісному, так і кількісному вимірі) здійснюється у вигляді операцій і проведень.

Операцією вважається будь-яка господарська дія, яка спро­можна викликати зміни стану засобів підприємства.

Операція в ІС «1С: Підприємство» формується, як правило, автоматично під час заповнення і проведення певного документа (об'єкта даних типу Документ). Порядок її формування опису­ється на етапі конфігурування засобами вмонтованої об'єктно-орієнтованої мови.

При цьому визначається режим запису операції. Наприклад, режим Створити операцію для документа може мати три зна­чення:

- Завжди — операція записується у момент формування до­кумента і останній буде присутнім завжди в журналі операцій;

- Вибірково— певні документи можуть мати операцію. Наяв­ ність операції для такого документа підтверджується викликом параметра Існує операція;

- Тільки при проведенні — для документів даного типа опера­ ція записується засобами вмонтованої об'єктно-орієнтованої мо­ ви і тільки у процедурі Проведення. Це значення, за деяким виня­ тком, і використовується в типовій конфігурації компоненти Бухгалтерський облік для України для автоматичного запису опе­ рацій при формуванні документів.

Операцію, створену при формуванні документа, користувач може відкрити для перегляду, але, як правило, не може її кори­гувати. Отже, операція завжди належить певному документу (рис. 4.12).

Оскільки операція, яку введено автоматично, завжди пов'язана з певним документом (у наведеному прикладі цим документом є Рас-ходная накладная / Видаткова накладна), то коли документ треба відкоригувати, при його проведенні операція буде сформована за­ново, а при його знищенні будуть знищені й операція, й документ.

Для ручного введення операцій в ІС створено спеціальний вид документа Операція (рис. 4.13), який використовується лише як «носій» інформації, введеної вручну.

Для того щоб уведена операція викликала зміни в бухгалтер­ських підсумках, вона обов'язково має містити проведення. Проведення — це єдиний елемент даних в компоненті, спроможний змінити стан засобів, які відображаються в бухгалтерському обліку.

Операція містить одно чи декілька (до 99 999) проведень. Од­нак проведення не існують окремо від операцій. Кожне прове­дення належить одній і тільки одній операції. Введення бухгал­терських проведень у систему реалізується за допомогою об'єкта метаданих Проведення.

Особливістю введення проведень у компоненті є те, що вони завжди вводяться в складі операцій. Проведення та операції ста­новлять групу і у разі будь-яких змін у реквізитах операції або в самих проведеннях завжди «тримаються» разом (рис. 4.14).

Проведення містить кореспондуючі рахунки, суму, а також інформацію для аналітичного і валютного обліку (кореспонден­цію), а також додаткові реквізити, задані для неї в процесі конфі-гурування.

Проведення може складатися з декількох (до 99 999) кореспон­денцій. Механізм кореспонденцій дає змогу вводити складні про­ведення (наприклад, з дебету одного рахунка в кредит кількох рахунків). У такому разі проведення являє собою сукупність ряд­ків, перший з яких установлює рахунок дебету проведення, а інші — кореспондуючі рахунки кредиту, сума проведення складається із суми всіх кореспонденцій проведення. Приклад складного про­ведення наведено на рис. 4.14

При формуванні проведення виконуються певні дії, які полег­шують і прискорюють роботу користувача. Наприклад, під час заповнення документа автоматично відкриваються довідники; переносяться облікові дані з одного документа в інший; якщо введено кількість, автоматично визначається вартість, і т. ін.

У разі потреби користувач може «відключати» проведення, а потім знову «включати» їх. «Відключені» проведення не вплива­ють на бухгалтерські підсумки. (Це дуже зручно, наприклад, для введення операцій, які здійснюватимуться в майбутньому.)

Для швидкого введення інформації (другий етап функціону­вання інформаційної системи) призначено механізм типових операцій. Типові операції (рис. 4.15) — це сценарії формування проведень для господарських операцій, які здійснюються на об'єкті управління регулярно.

У компоненті Бухгалтерський облік для України системи «1С: Підприємство» можна здійснювати консолідований облік (на єдиній інформаційній базі формуються облікові показники по кі­лькох підприємствах, а в разі потреби — й спільна фінансова зві­тність). Для цього один із додаткових реквізитів проведення при­значається розподілювачем обліку.

Інформація, яка вводиться в цей реквізит під час роботи системи, використовується для роздільного збереження бухгалтерських під­сумків. За допомогою вмонтованої об'єктно-орієнтованої мови ін­формацію із підсумків можна вибирати як за окремим підприємст­вом (підрозділом), так і за всіма підприємствами (підрозділами).