Сортування даних

Для використання деяких операцій автоматичної обробки даних часто буває необхідно заздалегідь розташувати дані в таблиці (списку) в строго визначеній послідовності - виконати сортування вихідних даних.

Сортування здійснюється «на місці» - безпосередньо в таблиці.

В електронній таблиці можна сортувати як рядки, так і стовпці. Рядки можна відсортувати за значенням клітинок одного стовпця або декількох.

Рядки, стовпці або окремі клітинки в процесі сортування переупорядковуються відповідно до заданого користувачем порядку сортування. Списки можна сортувати в зростаючому або в спадаючому порядку.

За замовчуванням Excel сортує дані за абеткою. Для сортування в іншому порядку (наприклад, щоб розташувати місяці і дні тижня відповідно до їх логічного, а не алфавітного порядку) варто використовувати користувальницький порядок сортування.

Сортування даних в електронній таблиці виконується за допомогою команд меню Данные/Сортировка або за допомогою кнопок на стандартній панелі інструментів.

Фільтрація даних зі списку

Фільтрація (вибірка) даних у таблиці дозволяє відображати тільки ті рядки, вміст клітинок яких відповідає заданій умові або декільком умовам. За допомогою фільтрів користувач може в зручній для себе формі виводити або видаляти (ховати) запис у списку.

На відміну від сортування, дані при фільтрації не переупорядковуються, а лише ховаються ті записи, що не відповідають заданим критеріям вибірки.

Відібрані записи можна форматувати або видаляти, копіювати в окрему область таблиці, роздруковувати, а також використовувати для наступних обчислень або побудови діаграм.

Фільтрація даних в електронних таблицях може виконуватися двома способами: за допомогою автофільтра або розширеного фільтра.

Фільтрація даних із використанням автофільтра.

Для виконання цієї операції потрібно:

1. Установити курсор у середині таблиці;

2. Увести команду меню Данные/Фильтр/Автофильтр;

3. Клацнути „мишею” на кнопці зі стрілкою та розкрити список стовпця, за яким буде виконуватися вибірка;

4. Указати необхідні значення або вибрати рядок Условие і задати критерії вибірки в діалоговому вікні Пользовательский автофильтр.

Умови для добору записів у визначеному стовпці можуть складатися з двох самостійних частин, з'єднаних логічним зв'язком і/або.

Кожна частина умови може включати:

• значення, яке може вибиратися зі списку або містити шаблонові символи підстановки. Як символи підстановки використовуються зірочка * - для вказівки довільної кількості символів або знак питання ? – для заміни одного символу;

• оператор відносин (порівняння). При завданні критеріїв вибірки можуть використовуватися наступні оператори порівняння:

= Дорівнює > Більше < Менше

<=Менше або дорівнює <>Не дорівнює >= Більше або дорівнює

Для відновлення всіх рядків вихідної таблиці потрібно клацнути „мишею” на кнопці зі стрілкою (синього кольору) і в списку, що розкрився, вибрати рядок «все» або виконати команду Данные/Фильтр/Отобразить все.

Для скасування режиму фільтрації потрібно встановити курсор у середині таблиці і знову ввести команду меню Данные/Фильтр/Автофильтр (забрати перемикач).

Фільтрація даних з використанням розширеного фільтра

Розширений фільтр дозволяє формувати множинні критерії вибірки і здійснювати більш складну фільтрацію даних електронної таблиці з заданням набору умов добору за декількома стовпцями.

Для фільтрації записів списку розширений фільтр забезпечує використання двох типів критеріїв:

• критеріїв порівняння;

• критеріїв, що обчислюються.

Фільтрація записів із використанням розширеного фільтра виконується за допомогою команди меню Данные/Фильтр/Расширенный фильтр.

Важливою особливістю цього режиму є те , що до виконання самої команди фільтрації необхідно сформувати спеціальну область для задання умов фільтрації даних – діапазон умов добору (інтервал критеріїв).

Діапазон умов повинен містити рядок із заголовками стовпців і кілька рядків для задання діапазону умов. Спочатку копіюють в окреме місце ( на іншому або на тому самому робочому аркуші – як правило, вище від вихідної таблиці) рядок із заголовками стовпців, потім у розташовані нижче рядки вводять критерії вибірки за окремими стовпцями.

Між значеннями умов добору і таблицею повинен знаходитися, як мінімум, один порожній рядок.

Якщо критерії добору ( умови фільтрації) вводяться в одному рядку для різних стовпців, то вони вважаються зв'язаними умовою «И». Якщо критерії добору записуються в різних рядках, то вони вважаються зв'язаними умовою «АБО».

Після форматування діапазону умов із критеріями вибірки записів установлюють курсор усередині таблиці, уводять команду Данные/Фильтр/Расширенный фильтр і в діалоговому вікні Расширенный фильтр указують діапазон клітинок таблиці й адресу або ім'я сформованого заздалегідь діапазону умов.

Записи можна фільтрувати на місці або одночасно з виконанням фільтрації копіювати в зазначену область на поточному робочому аркуші.

Щоб скопіювати відфільтровані рядки в іншу область аркуша, варто встановити перемикач Скопировать результат в другое место, перейти в поле Поместить результат в диапазон і вказати верхню ліву клітинку області вставки відібраних даних.

Посилання на діапазон умов добору повинні включати тільки заголовки стовпців і рядки з критеріями, тобто не містити порожніх рядків.