Загальні відомості. Структура електронної таблиці

Усі робочі файли Excel мають тип *.xls і зображуються у вигляді книг-Excel, кожна із яких складається із визначеної кількості аркушів‑Excel (але не більше ніж 255 ) . На кожному аркуші розміщується електронна таблиця, котра може мати 65536 рядків та 256 стовпців. Одночасно може бути відкрито декілька книг-Excel, кожна з яких знаходиться в окремому вікні. Вікна системи та книг є вікнами системи Windows із всіма їх елементами управління й параметрами (властивостями). Кожному файлу та аркушу-Excel присвоюються деякі стандартні імена. Ім’я файла можна змінити при його записі на диск через меню Файл та команду Сохранить_как. Стандартне ім’я аркуша-Excel змінюється при використанні правої клавіші „миші”, коли курсор знаходиться на імені аркуша. Переміщення від одного робочого аркуша до іншого виконується вибором відповідного ярлика аркуша лівою клавішею „миші”.

Рис. 1. Вікно Excel із відкритою книгою

Аналогічно до звичайної таблиці, електронна таблиця (ЕТ) містить рядки і стовпці, на перетині яких знаходяться клітинки. Рядки позначаються числами від 1 до 65536, а стовпці – однією або двома літерами латинського алфавіту від А, В, С …до IU (256 стовпців) (рис.1).

Клітинка характеризується адресою (ім’ям), вмістом, значенням, форматом. В одній клітинці можна записати до 32000 символів. Адреса клітинки визначається рядком і стовпцем, у яких вона знаходиться. Для запису адреси спочатку записується назва стовпця, а потім – рядка. Наприклад: A1 , E13 , AF1099 .

Панелі інструментів

Для швидкого доступу до найпоширеніших команд передбачені так звані панелі інструментів. У випадку, коли панель відсутня на екрані, її можна викликати, використовуючи меню Вид/Панели_инструментов. Для виведення панелі на екран необхідно ввімкнути індикатор, що знаходиться зліва від назви відповідної панелі. Серед найбільш часто вживаних є панель інструментів Стандартная та Форматирование. Панель інструментів Стандартная має вигляд :

Головними операціями у роботі з кнопками цієї панелі є: створення нового файла, відкриття вже створеного, збереження активної книги, операції простого копіювання та ін. При переміщенні покажчиком „миші”по кнопках панелі інструментів система автоматично виводить підказку про функцію кожної кнопки.

П анель інструментів Форматирование призначена для виконання основних операцій зміни формату виведення інформації на екран. Під час практичних занять необхідно добре ознайомитися та вивчити можливості кожної панелі.

Типи даних. Уведення даних у клітинки

Вміст клітинки – це записані в неї дані. Для введення інформації необхідно виділити потрібну клітинку табличним курсором, після чого почати вводити дані. Для завершення запису даних у клітинку необхідно натиснути клавішу <Enter> або клавішу переміщення курсора.

Коригування неправильно введених даних в активній клітинці виконується після натиснення клавіші <F2> або подвійним клацанням лівої клавіші мишки.

Дані в клітинці можуть бути одного із типів: текст, число, дата або час доби, формула.

Текст можна ввести як латинськими літерами, так і кирилицею. На початку тексту вводиться знак “ (лапки). Але якщо текст не починається з

прогалини і не може бути сприйнятий як дата, час, число або формула, то лапки вводити не обов’язково. Введений текст вирівнюється в клітинці по лівому краю. Щоб почати в клітинці новий рядок тексту, слід натиснути клавіші <Alt>+<Enter>.

Числа можна вводити цілими або дійсними. Дійсні числа записують із фіксованою або плаваючою крапкою й можуть містити не більше 15 значущих цифр. Для правильного введення цифр числа та розділового знаку цілої і дробової частин (крапки або коми) слід набирати на малій цифровій клавіатурі в режимі <NumLock>. При записі чисел із фіксованою крапкою нульову цілу і дробову частину можна не записувати.

Наприклад: 3,1415 0,25 ,125 .

В Excel дата і час доби інтерпретуються як числа. Зовнішнє зображення часу або дати в клітинці залежить від визначеного формату зображення. При введенні значення дати або часу доби виконується їх автоматичне розпізнання і заміна загального формату клітинки на вбудований формат дати або часу. Значення дати і часу вирівнюється в клітинці по правому краю. Параметри, встановлені значком “Язык и стандарты” Панели управления , визначають формат запису для дати і часу та розділові символи, які використовуються в стандарті , наприклад, двокрапка (:) і крапка (.) . Щоб увести дату і час доби в одну й ту ж клітинку, необхідно їх розділити символом пробіл. Час доби та дати можна додавати, віднімати і виконувати над ними інші дії. У формули вони можуть бути введені у вигляді тексту, взятого в лапки. Наприклад, =”05.12.94”-“03.05.94” результат дорівнює 68.

Формула починається із символу = (дорівнює) і складається з операндів, з’єднаних знаками арифметичних операцій: + (додавання), - (віднімання), * (множення), / (ділення), ^ (піднесення до степеня), %(обчислення відсотків). Для визначення порядку дій використовують круглі дужки. Операндами можуть бути числа, адреси клітинок, функції.

Адреси клітинок у формулах використовуються як числові змінні. При обчисленні за формулою замість адреси підставляється поточне значення даної клітинки. Наприклад: нехай у клітинці B5 записана формула =A1+7 . Якщо в клітинці A1 буде значення 9, то значення клітинки B5 буде 16. При зміні значення в A1 переобчислюється і значення B5.

Адреси клітинок можуть бути відносними й абсолютними. Відносна адреса вказує розташування клітинки, на яку є посилання у формулі, відносно клітинки, в якій ця формула записана. Наприклад, якщо в клітинці B5 записана формула =A1+7 , це означає, що число 7 додається до значення клітинки, котра знаходиться на один стовпчик лівіше і на 4 рядки вище від даної. Якщо адреса клітинки, в якій записана ця формула, змінюється (це може бути при копіюванні чи перенесенні формули в іншу клітинку або при додаванні чи видаленні рядків або стовпців таблиці), то формула змінить свій вигляд. Так, якщо формулу =A1+7 перенести з клітинки B5 в D7, то вона матиме вигляд =C3+7.

Абсолютні адреси клітинок завжди вказують на одну і ту ж клітинку і не змінюються при перетворенні таблиці. Для позначення абсолютної адреси перед позначенням рядка і стовпця ставиться знак $ (це легко зробити, натиснувши після запису адреси клавішу <F4>). Можливі випадки, коли абсолютною адресою є тільки вказівник рядка або стовпця. Наприклад : $A$3 , $B5 , D$7 .

Табличний процесор MS-Excel97/2000 містить понад 400 вбудованих функцій, які поділяються на математичні й тригонометричні, календарні, статистичні, логічні, фінансові, текстові, для керування в базі даних та інформаційні. Щоб використати функцію як операнд у формулі, необхідно записати її ім’я й аргумент (у круглих дужках). Аргументами деяких функцій є блоки клітинок. Блок – це частина ЕТ, що має форму прямокутника і складається з клітинок, що прилягають одна до одної. Блок визначається адресами лівої верхньої і правої нижньої клітинок, розділеними двокрапкою. Наприклад : A1:E15 , B4:B100 , A1:F1 .

У логічних функціях вирази логічного типу записуються з використанням операторів порівняння: = (дорівнює), > (більше), < (менше), >= (більше або дорівнює), <= (менше або дорівнює), <> (не дорівнює).

Наприклад: =ЕСЛИ(A5*B5>C5 ; СУММ(D1:D5) ; D5*C5).

Для отримання детальної інформації про будь-яку вбудовану функцію слід звернутися в меню Справка/Вызов_справки/Создание формул/Использование_функций або використати для цього Мастера функций.

Можна використовувати два варіанти конструювання і введення формул у клітинки ЕТ :

• безпосереднє введення формули і функцій в активну клітинку ;

• введення вбудованих функцій за допомогою Мастера функций.

Перший спосіб безпосереднього введення функції в клітинку ЕТ під-порядкований загальному принципу роботи з формулами. Для цього необхідно:

• активізувати клітинку (виділити її табличним курсором), у яку необхідно передати результат розрахунку за допомогою формули;

• увести знак “=”, набрати текст формули та назву вбудованої функції і відкривати круглу дужку;

• зберігаючи порядок аргументів, увести їх значення, розділяючи аргументи символом “крапка з комою” (;), та закрити круглу дужку;

• завершити набір формули і натиснути клавішу <Enter>.

Другий спосіб використовує Мастер функций, і він є значно ефективнішим, якщо таблиця початкових даних уже підготовлена і потрібно виконати деякі розрахунки.

Для виклику Мастера функций необхідно:

• активізувати ту клітинку, в якій має з’явитися результат роботи функції;

• вибрати із меню Вставка команду Функция або зробити це відповідною піктограмою Стандартной панелі інструментів. Мастер функции викликає вікно, в лівому полі якого перераховані категорії, а в правому – функції відповідно до вибраної категорії (див. рис.2);

Рис. 2. Майстер функцій. Крок 1. Категорії функцій

• вибрати потрібну функцію (опис вибраної функції та її аргументів з’явиться в окремому рядку вікна діалогу);

• натиснути командну кнопку <OK> - на екрані з’явиться діалогове вікно введення аргументів (див.рис.3);

• 

Рис. 3. Майстер функцій. Крок 2

• ввести аргументи у відповідних текстових полях. Для спрощення введення аргументів у правому куті полів розміщена спеціальна кнопка. При натисканні на цю кнопку вікно Мастера функций згортається до поля введення аргументу. Після виділення необхідного діапазону клітинок та повторного натискування на спеціальну кнопку вікно Мастер функций розгортається, а у полі введення аргументу з’являється адреса діапазону;

• для завершення діалогу натиснути командну кнопку <OK>.

Наведемо декілька прикладів написання формул та їх пояснення:

1) =2,58*(E3+D3)/1,5-C3

Вміст клітинки E3 додається із вмістом клітинки D3, результат множиться на 2,58 і ділиться на 1,5 , від отриманого результату віднімається вміст клітинки C3 .

2. =СУММ(A1:A3; D2:D5)

Обчислюється сума значень, розміщених у клітинках A1, A2, A3, D2, D3, D4, D5 .

3) =ЕСЛИ(C2*E2>D10;”Так”;”Ні”)

Визначається значення логічного виразу. Якщо його значення буде «Істина», то результатом розрахунку за цією формулою буде текстове значення «Так». В іншому випадку – «Ні».