2.2. Документ у системі наук документно-комунікаційного циклу

Зв’язки документознавства з іншими науковими дисциплінами та галузями практичних знань неодноразово розкривалися в численних роботах. Слід відзначити, що зміст цих зв’язків відбиває як структуру об’єкта і предмета документознавста, так і його завдання. І тому ті дослідники, які стояли на позиціях більш широко розуміння об’єкта, відповідно показували і більший спектр його зв’язків.

Майже всі автори відзначають спорідненість документознавства і архівознавства. Цей зв’язок вбачається у спільності об’єкта дослідження, причому у тих його частинах, що стосуються теорії документа і сфери практичної роботи зі створення та використання документа. Відповідно, для документознавства такою сферою є справочинство, а для архівознавства –архівна справа. Розгляд цих сфер як взаємозумовлених дав підставу для формулювання принципу континуїтету (у такому значенні це поняття запропоновано К.Т.Селіверстовою) як наступності, уніфікації та безперервності в організації та описуванні документів від їх створення в справочинстві до зберігання в архіві.

Теорія документа у спеціального документознавства не може не спиратися на розробки загального документознавства, оскільки фактично всі їхні основні завдання в аспекті теорії документа тотожні і різниця полягає тільки у більш широкому спектрі об’єктів дослідження в загальному документознавстві і більш конкретизованому виборі такого об’єкта у різних напрямах спеціального документознавства, наприклад, управлінські документи, кінофотофонодокументи, науково-технічні документи тощо.

Управлінське документознавство, як найбільш розроблений з таких напрямів, зосереджує увагу на типології та класифікації управлінських документів, вивченні моделей їхніх характеристик змісту та зовнішньої форми, у тому числі при створення електронних документів чи конвертації документної інформації паперових документів в електронну форму, на функціях управлінських документів у цілому чи номінально - видовому розрізах та окремих характеристиках документної інформації. І хоча, як вже відзначалося раніше, управлінські документи при переході від динамічного до статичного стану зазнають функціональних змін, однак всі досліджувані документознавством характеристики документа враховуються архіво-знавством в плані вивчення документа як історичного джерела чи для задоволення інших запитів суспільства в ретроспективній інформації. З іншого боку, теорію управлінського документа, орієнтуючись на сферу практичного застосування своїх результатів, тобто на справочинство, розробляє вимоги до змісту та зовнішньої форми різних видів документів, використовуючи засобу уніфікації і стандартизації. Саме у цьому аспекті досить виразно проявляються зв’язки документознавства з мовознавством або з тим конкретним його напрямом, який отримав назву документної лінгвістики. Оптимальне конструювання тексту, застосування мовних кліше в управлінських документах дозволяє досягати високого ефекту у виконанні ними їхньої основної соціальної функції.

З іншого боку, застосування засобів ділового мовлення не може бути достатнім для виконання такої функції, оскільки тут незаперечною є потреба у вивченні самої схеми управління, змісту управлінських зв’язків, впливу управлінської дії об’єкту, що керує, на керований об’єкт. Тобто, у даному разі можна констатувати зв’язки спеціального документознавства з теорією управління в суспільстві або теорією і практикою менеджменту.

Однак, розроблення уніфікованих документів та їхніх систем базується не тільки на теорії управління соціальними процесами. Тут враховуються також аспекти розгляду документа з юридичної точки зору. Управлінський документ - це документ, в результаті оформлення якого йому надається юридична сила. Дія документа як правового акту чи юридичної основи для здійснення управлінських процесів зумовлена наявністю певних реквізитів (елементи бланка, підпис, печатка, революції тощо). Їхня фіксація не тільки є вираженням характеристик документа як юридичного, а й, водночас, має відповідну правову основу, яка забезпечена певними законодавчими актами. Підготовка такої правової бази і втілення безпосередньо різних норм оформлення документів, їхнього обігу та використання визначає зміст зв’язків документознавства з юридичною наукою, тобто правознавства.

Розроблення уніфікованих систем документації, уніфікованих форм документів (на нашу думку як один з напрямів дослідження в теорії управлінського документа)оптимізує процеси створення, опрацювання, зберігання та використання таких документів і довідкових службах. Однак результати роботи у цьому напрямі не обмежуються дією тільки у сфері справочинства. У подальшому це позитивно позначається на проведенні експертизи цінності документів для передавання їх на державне зберігання, де, як відзначалося раніше, чітко проявляються зв’язки документознавства як з архівознавством, так і з історичним джерелознавством.

Уніфікований документ - документ з раціонально оформленими реквізитами, що орієнтує на ефективне його опрацювання, зберігання та використання в архівах, зокрема. в умовах автоматизованих систем та як історичного джерела.

Безперечно, уніфікація і стандартизація не є єдиними чинниками, котрі сприяють підвищенню якості роботи з управлінськими документами. Технологія справочинства є тою галуззю практичних знань, на яку орієнтована частина досліджень управлінського документознавства. Регламентація та раціоналізація процесів і операцій роботи з документами у справочинних службах є одним з провідних завдань управлінського документознавства. Удосконалення організації змісту документів в умовах однієї установи, їх групи чи в масштабах галузі й к цілому держави впливають на їхню діяльність, забезпечуючи виконання документом основної соціальної функції. Відповідно, таке документаційне забезпечення управління повинно мати обґрунтування з точки зору права і теорії управління у масштабах установи, галузі чи держави.

Майже в усіх працях, де висвітлюється питання зв’язків документознавства з іншими науками, підкреслюється зв’язок з інформатикою. Вона є лише дисципліною, яка розглядає інформації в аспекті її автоматизованого оброблення, зберігання та видавання. Однак, існує ряд напрямів, які досліджують інформацію поза процесами автоматизації і вони є прерогативою комплексу наук, які разом з інформатикою входять до складу інформаційної науки. Так, сутність інформації, її види, властивості, загальна характеристика джерел інформації складають розділи інформології як складової інформаційної науки. Документознавство (загальне і спеціальне) безпосередньо пов’язане з таким напрямом при розробленні проблем теорії документа.

Інформаційна природа справочинних процесів зумовлює зв’язок управлінського документознавства не тільки з інформаційним менеджментом, а й у цілому з теорією комунікацій, яка також є частиною інформаційної науки. Однак, якщо змісту і характеру інформаційних зв’язків в установі документознавство приділяє досить значну увагу, то характер інформаційних потреб і сама особа споживача інформації в процесах управління документацією поки досліджені значно менше. В комплексі проблем інформаційного забезпечення управління актуальним є також вивчення потоків управлінської інформації, інформаційних ресурсів установ, форм і методів інформаційного забезпечення керівників. Ці аспекти у даному напрямі спеціального документознавства фактично репрезентовані посібниками, де інформаційне забезпечення управління розглядається виключно у контексті документаційного забезпечення управління і фактично не враховують здобутків теорії і практики науково - інформаційної діяльності, що розробляється у межах інформатики. Посилена увага до історії та сучасного стану функціонування автоматизованих систем управління в таких роботах цілком виправдана, але не менш важливим є й аналіз проблем розроблення та впровадження автоматизованих інформаційних систем, орієнтованих на інформаційне забезпечення керівників, зокрема в органах державної влади та місцевого самоврядування, прийняття управлінських рішень в установах різних типів.

З інформатикою безпосередньо пов’язане вивчення документо-знавством комплексу проблем електронної документації. У 1960-70-х рр. така проблематика була актуалізована впровадженням автоматизованих систем управління, в яких автоматизація процесів обігу управлінської документації розглядалася як одна з ланок системи( тобто виступала як підсистема). У подальшому автоматизація справочинства зосереджується на завданнях створення локальних систем, що об’єднували процеси створення, оброблення, контролю за виконання, пошуку інформації електронних управлінських документів. Зараз впровадження систем комп’ютерного справочинства породжує ряд проблем економічного, юридичного, культурно - соціологічного, технологічного характеру. Все загальнішими для розв’язання у цьому аспекті стають питання визначення історичної цінності електронних документів, організації їхнього

архівного зберігання.

Окремим і досить значним розділом управлінського документо-знавства є напрямок, який досліджує історію управлінських документів, процесів їхнього створення, формування систем документації та їхнє функціонування. Такий напрям отримав назву історичного документо-знавства. У цьому контексті документознавство пов’язане з історією справочинства, яку цілком справедливо В.М.Автократов розглядав як галузь, порубіжну з документознавством, архівознавством та дипло-матикою [8,ст.42]. Водночас він зазначав, що проведення досліджень з історії справочинства можуть бути плідними тільки у зв’язку з розглядом історії установ. Для управлінського документознавства історія державних установ є тою галуззю знань, яка дає можливість зрозуміти зміст умов створення і функціонування документів, ясніше усвідомити характер завдань, які вони виконували, а також чим були зумовлені характеристики їхнього змісту та форми. Сама ж історія державних установ є відгалуженням історії держави і права, що ще раз засвідчує зв’язки управлінського документознавства з правознавством. З іншого боку, такий зв’язок проглядається також під час дослідження історичних управлінських документів як пам’яток юридичних відносин минулого. Зокрема, такі публікації досить часто вміщує журнал “Научно- техническая информация”, який видається ВІНІТІ (Москва).

Науково - технічне документознавство теж має типові для всього спеціального документознавства зв’язки з загальним документознавством, історичним джерелознавством, інформаційною наукою, зокрема з „науковою” інформатикою. Однак, науково - технічному документознавству притаманні й специфічні зв’язки, наприклад, з наукознавством, історією науки, техніки, виробництва, архітектури, з патентознавством, метрологією і стандартизацією. Практика організації роботи з науково - технічною документацією потребує включення у проблематику науково - технічного документознавства проблем її зберігання і використання в архівах, бібліотеках, інформаційних органах. Тобто, тут реалізуються зв’язки архівознавством, бібліотекознавством, бібліографознавством, організацією науково-інформаційної діяльності.