Лабораторна робота №18-19

Тема. Аналіз даних за допомогою функцій табличного процессора; фільтрація даних й обчислення підсумкових характеристик.

Мета. Набути, узагальнити та закріпити практичні навички роботи з ЕТ Excel. Проаналізувати методи знаходження в таблиці даних, що відповідають довільним критеріям, котрі побудовані за допомогою логічних функцій «І» та «АБО»;навчитись сортувати дані в таблицях за значеннями одного чи кількох полів і визначати підсумкові характеристики для табличних даних;

вміти будувати різного типу діаграми, що найкраще відображають один чи кілька рядів даних; використовувати основні математичні, статистичні, логічні, текстові й фінансові функції для аналізу й обробки даних.

Матеріально-технічне забезпечення. ПЄОМ, ОС Windows, MS Excel, інструкція до виконання практичної роботи.

Теоретичні положення

1. Діапазони клітинок. Декілька клітинок робочої таблиці, які мають суміжні сторони, утворюють діапазон (блок) клітинок.

Діапазони мають прямокутну форму й описуються адресами двох діагонально-протилежних клітинок. Наприклад:

• А1:СЗ — прямокутний діапазон;

• А1:А9 — діапазон-стовпець;

• А1:Е1 — діапазон-рядок.

Щоб виокремити діапазон, треба клацнути у лівому верхньому куті і, не відпускаючи клавіші, перемістити білий хрестоподібний курсор у правий нижній кут, відпустити клавішу. Щоб відмовитися від вибору, достатньо клацнути за межами діапазону.

Щоб виокремити несуміжні діапазони, треба користуватися клавішею Сtrl. Наприклад, щоб виокремити два несуміжні стовпці-діапазони, потрібно клацнути на їхніх назвах в режимі натиснутої клавіші Сtrl .

Діапазонам можна надавати назви і використовувати назви замість виразів на зразок А1:А9. Програма сама дає назви діапазонам, якщо вона може їх однозначно розпізнати.

2. Вирази і функції. Як відомо, для виконання обчислень, використовують формули. Формула має вигляд = вираз. Розглянемо правила утворення виразів. Пріоритети виконання операцій у виразах такі, як в елементарній математиці. Наведемо їх у спадному порядку:

Пріоритет Операції Пояснення

1 () операції в дужках, аргументи функцій;

2 sin, cos тощо математичні та інші функції;

3 – унарний мінус;

4 % відсотки;

5 ^ піднесення до степеня (-5^2=25);

6 * або / множення або ділення;

7 + або - додавання або віднімання;

8 & об'єднання текстів;

9 =,<, >, >= операції порівняння.

Стандартних функцій є декілька категорій:

• математичні — sin, соs, ехр, ln, abs, sqrt тощо;

• статистичні - - СРЗНАЧ, МИН, МАКС, СУММ тощо (розглядаємо російськомовну версію програми);

• логічні;

• фінансові, бухгалтерські;

• для роботи з датами, текстами та інші.

Функції можуть бути визначені над числами, адресами клітинок, адресами (назвами) діапазонів і їхніми списками. Елементи списку записують через розділювач, який визначається операційною системою, — кому, якщо в числах використовується десяткова крапка, або крапку з комою. Наприклад так: =СУММ (А1; В6:С8; 20).

Оскільки суми обчислюють найчастіше, на панелі керування є кнопка Автосума . Нею користуються так: виокремлюють клітинку під стовпцем чи праворуч від рядка з даними і клацають на кнопці Автосума — отримують потрібну суму (числових даних з відповідного стовпця чи рядка).

Функції можна вставляти у вираз за допомогою команд Вставити / Функція... В отриманому діалоговому вікні вибирають функцію, ознайомлюються з її призначенням, вводять аргументи, переглядають результат, отримують у разі потреби довідку про дію і призначення функції.

3. Списки користувача. Розглянемо ще один спосіб швидкого введення текстових даних у таблицю. Він полягає у використанні списків користувача. Списки можуть містити назви товарів, міст, фірм, прізвища тощо. Список користувач спочатку створюємо командами Сервіс => Параметри => Закладка Списки / Новий список / Ввести елементи списку через кому або натискаючи на клавішу вводу => Додати / ОК. Список використовують так: перший елемент списку вводять у деяку клітинку, перетягують її маркер копіювання — відбувається автозаповнення таблиці елементами списку.

4.Електронна таблиця як база даних. ЕТ можна використовувати як базу даних. Розглянемо типові дії, які можна виконати з даними: 1) впорядковувати рядки за зростанням чи спаданням значень у деякому стовпці; 2) шукати дані за деяким

критерієм; 3) переглядати, створювати і шукати дані в ЕТ з великою кількістю стовпців і рядків за допомогою форм. Стовпець з даними тут називають полем.

Упорядкування. Спочатку вибирають частину таблиці з даними і назвами полів або всю таблицю (без заголовка таблиці і рядків з підсумками). Упорядкування виконують командою Дані/Упорядкувати (Сортувати). Отримують список назв полів, де обирають потрібну для впорядкування назву, наприклад Місто, і задають порядок упорядкування: за зростанням чи спаданням ― отримують таблицю, де рядки будуть упорядковані в алфавітному чи зворотному порядку назв міст.

Пошук даних називають інакше фільтруванням даних. Спочатку вибирають рядок, що містить назви стовпців, і виконують команду Дані => Фільтр / Автофільтр. Клітинки з назвами стовпців стають списками з кнопками розгортання. Розгортають потрібний список, наприклад Січень, вибирають у списку значення Умова — відкриється вікно конструктора умов. Тут є зручні засоби для формулювання критерію пошуку в стовпці Січень. Приклад числової умови: більше 500000 і менше 2000000. Натискають на ОК і на екрані отримують результати пошуку — рядки таблиці з містами, де показник діяльності фірми у січні задовольняв цей критерій. Щоб відновити на екрані всю таблицю, виконують команду Дані => Фільтр => Показати все.

Якщо треба побудувати складний критерій на базі назв декількох стовпців, то застосовують команду Дані / Фільтр => Розширений фільтр

Форми. Формою називають подання даних з одного рядка таблиці на окремій сторінці-формі. Форми корисні для роботи з великими таблицями. Дані (рядки таблиці) на формі можна переглядати, редагувати, вводити, вилучати, шукати відповідно до умов пошуку.

5. Підсумки в таблицях. Підсумки підводять з метою визначення ліпших, гірших, сумарних, середніх показників діяльності фірми в деяких країнах, містах, підрозділах тощо. Для цього спочатку рядки в таблиці впорядковують з метою групування (розташування поряд) даних, що стосуються кожної країни, міста чи підрозділу. Для отримання підсумків до вибраної впорядкованої таблиці застосовують команду Дані => підсумки... Отримують вікно, де задають: 1) назву поля, що містить об'єкти, для яких створюють підсумки, наприклад Країна; 2) операцію підсумовування і 3) назву поля, що містить дані, які підлягають підсумовуванню (наприклад, Всього або/і Березень). Операції підсумовування є різні: сума, максимум, мінімум, середнє значення, відхилення від норми тощо. Скасувати підсумки можна командою Прибрати все.

6. Основні поняття про діаграми. Діаграми призначені для графічного відображення числових даних у звітах, на презентаційних, рекламних чи веб-сторінках тощо.

Діаграми поділяються на стандартні (найбільш поширені) та нестандартні (використовуються зрідка).

Є багато типів стандартних діаграм: гістограма, лінійна, графік, кругова, точкова, з областями, кільцева, поверхнева, пелюсткова, булькова, біржова, циліндрична, конічна, пірамідальна тощо. Кожний тип стандартної діаграми має декілька видів. Наприклад, гістограма, яка відображає дані у вигляді пропорційних відносно даних стовпців, може бути звичайною (стовпці розташовані поряд), з накладеними стовпцями, нормованою (усі стовпці даних накладені і їхня загальна висота приймається за 100%), об'ємною звичайною, об'ємною накладеною, об'ємною нормованою, об'ємною з тривимірним ефектом.

З нестандартних використовують такі: блакитну кругову, блоки з областями, вирізані сектори, графік|гістограма, графік з двома вертикальними осями, кольорові графіки, ширяючі бруски тощо.

Найчастіше будують кругові, точкові, стовпцеві стандартні діаграми різних видів.

7. Головні типи діаграм. Оскільки різновидів діаграм є декілька десятків, ми розглянемо лише найважливіші.

Кругова діаграма відображає один виокремлений рядок чи стовпець числових даних з таблиці у вигляді круга із секторами.

Вона демонструє співвідношення частин і цілого, де ціле відповідає 100%. Є декілька різновидів кругових діаграм. Якщо серед даних є порівняно незначні, то їх можна об'єднати в один сектор, для якого буде створено окрему меншу діаграму з об'єднаних даних.

Графік використовують для побудови графіків одної чи декількох функцій, заданих таблично, якщо значення аргументів функцій є рівновіддаленими. Для побудови графіків слід виокремлювати діапазон лише зі значеннями функцій.

Точкова діаграма призначена для побудови традиційній графіків з довільними значеннями аргумента. На одній координатній площині можна побудувати графіки відразу декількох функцій. Записуватимемо значення аргумента в перший стовпець, а значення функцій — в другий, третій тощо. Тоді перший виокремлений стовпець у таблиці програма інтерпретуватиме я й вісь X, інші — як значення одної чи кількох функцій уздовж вертикальної осі. Кількість рядків у такій таблиці має бути більшою, ніж кількість стовпців. Стовпців є два для однієї функції, три — для двох функцій і т.д.

Гістограма (стовпцева діаграма) показує числові дані з таблиці у вигляді вертикальних стовпчиків, її найчастіше використовують для ілюстрації змін даних у часі чи просторі.

Лінійні звичайні діаграми складаються з горизонтальних смужок. Вони подібні до гістограм, але повернуті на 90 градусі її, що дає змогу візуально оцінювати величини на підставі порівняння довжин смужок.

Булькові діаграми подібні до точкових, але маркери даних в них — це круги чи сфери, діаметри яких пропорційні до даних, які вони відображають.

Біржові діаграми використовують у банківській справі для відображення верхньої і нижньої межі курсів валют, акцій тощо,

Пелюсткові діаграми мають стільки осей, скільки є рядів даних у таблиці. Уздовж осей відкладаються значення даних деякої категорії (тобто з деякого стовпця). Маркери даних з'єднуються лініями, утворюючи багатокутник. Кількість багато кутників відповідає кількості стовпців даних. На такій діаграмі можна відобразити дані із задачі про діяльність фірми в Україні чи Європі. Важливо, щоб кількість рядів даних (міст) була значно більшою від кількості стовпців (місяців).

8. Структура і форматування діаграми. Майже всі діаграми (крім кругової і пелюсткової) мають дві головні осі: горизонтальну — вісь категорій, вертикальну — вісь значень. Об'ємні діаграми мають ще третю вісь — рядів даних.

Діаграма складається з багатьох елементів. Нижче наведено назви яких можна прочитати на екрані, навівши на елемент вказівник миші:

• область діаграми;

• область побудови діаграми;

• легенда;

• заголовок діаграми;

• вісь ряду даних;

• вісь категорій;

• вісь значень;

• маркери даних;

• назва осі значень;

• назва осі категорій;

• стіни, кути (в об'ємних діаграмах) тощо.

Вигляд усіх елементів можна змінювати. Елементи діаграми є об'єктами, над якими визначені дії переміщення та форматування. Розміри діаграми змінюють, перетягуючи маркери габаритів. А вигляд змінюють за допомогою команди Формат елемента... з його контекстного меню. Під час форматування можна, зокрема, замалювати елементи деяким кольором чи текстурою. На кожну поверхню діаграми ( сектор, прямокутник, стіну) можна нанести рисунок з файлу, наприклад, зображення продукції, зокрема, автомобілів, парфум тощо, чи історичних пам’ятників, що є символами міст. Можна змінити текстові підписи елементів і шрифт, яким вони виконані.

9. Створення діаграми. Діаграму можна створити командою Вставити => Об'єкт /Microsoft Graph Chart. Таблицю-зразок, яка з'явиться на екрані, слід заповнити власними даними і простежити, як автоматично змінюватиметься стовпцева діаграма-зразок. Можна також змінювати величину стовпчика методом перетягування його вершини — дані в таблиці змінюватимуться автоматично. Коли дані будуть введені, можна змінити : діаграми за допомогою її контекстного меню.

Часто діаграми будують за допомогою програми, яка має назву Майстер Діаграм, її можна запустити двома способами:

• натисканням на кнопку Майстер діаграм на панелі інструментів;

• командами з меню Вставити / Діаграму.

Рекомендують перед запуском майстра правильно виокремлю-діапазони з даними, які треба графічно відобразити. Це зазвичай суміжні рядки чи стовпці (часто з назвами). Щоб виокремити несуміжні діапазони, потрібно натиснути на клавішу Сtrl. Під керівництвом майстра виконують чотири кроки.

Крок 1: вибирають тип і вигляд діаграми.

Крок 2: задають діапазони з даними (якщо вони не були вибрані заздалегідь).

Крок 3: задають параметри (підписи, легенду, вигляд осей, наявність сітки) діаграми.

Крок 4: зазначають, куди заносити діаграму (на окрему чи поточну сторінку).

Щоб перейти до наступного кроку, натискають на кнопку Далі, а щоб повернутися назад — на кнопку Назад.

Можна пропустити один чи два кроки, натискаючи відразу на кнопку Далі. Щоб завершити (часто достроково) роботу майстра діаграм і отримати діаграму, натискають на кнопку Готово.

Зміни у створеній діаграмі можна внести за допомогою контекстного меню елементів, команди Діаграма або панелі інструментів з назвою Діаграма.

Щоб вставити в діаграму пропущений елемент, використовують команди Вставити / Діаграма •=> Параметри діаграми.

Зверніть увагу на те, що тип діаграми можна будь-коли поміняти. Для цього діаграму треба вибрати, викликати майстра діаграм, вибрати інший тип і натиснути на кнопку ГОТОВО. Виконуючи практичну роботу, поекспериментуйте з різними типами та видами діаграм та їхніми властивостями.