3.2 Двойная запись на бухгалтерских счетах
Двойная запись – это отражение каждой хозяйственной операции не менее чем на двух взаимосвязанных счетах по дебету одного и кредиту другого счета в одной и той же сумме.
Взаимосвязь между дебетом одного и кредитом другого счета, возникшая при отражении хозяйственной операции, называется корреспонденцией счетов. Бухгалтерские счета, между которыми возникает такая взаимосвязь, называются корреспондирующими.
Обозначение корреспонденции счетов, т.е. указание номера и наименования дебетуемого и кредитуемого счетов, указание суммы по конкретной хозяйственной операции, называется бухгалтерской проводкой или бухгалтерской записью.
Для правильного отражения сумм хозяйственных операций на счетах методом двойной записи необходимо последовательно выяснить следующее:
- экономический смысл хозяйственной операции;
- какие объекты учета участвуют в хозяйственной операции и что с ними происходит – увеличение (+) или уменьшение (-);
- какие счета участвуют в отражении суммы по данной хозяйственной операции – номер и наименование;
- какие это счета по структуре - активные или пассивные;
- на какой стороне - по дебету или по кредиту каждого из корреспондирующих счетов запишем сумму хозяйственной операции, т.е. ответим на вопрос - какая будет бухгалтерская проводка /запись/.
При этом, бухгалтерские проводки (записи) бывают простыми и сложными.
Рассмотрим процедуру составления простых бухгалтерских проводок в зависимости от содержания хозяйственной операции.
Первая операция. Получено по чеку с расчетного счета в кассу организации денежные средства в сумме 80 000 руб. на хозяйственные нужды.
Данная хозяйственная операция затрагивает объект учета – денежные средства. При этом данная операция вызывает изменения денежных средств на расчетном счете в сторону уменьшения (-), а в кассе организации – в сторону увеличения (+). В отражении этой хозяйственной операции используются счета: «Расчетные счета» и «Касса». Оба счета являются активными и поскольку на расчетном счете произошло уменьшение, сумму 80 000 руб. покажем по кредиту счета «Расчетные счета», а в кассе произошло увеличение денежных средств – отразим сумму 80 000 руб. по дебету счета «Касса».
Д-т счет «Касса» К-т |
|
Д-т счет «Расчетные счета» К-т |
||
1) 80 000 (+) |
|
|
|
1) 80 000 (-) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Следовательно, сумма по этой хозяйственной операции отражается бухгалтерской проводкой (записью):
Д счета «Касса» 80 000 (+)
К счета «Расчетные счета» 80 000 (-)
Данная хозяйственная операция вызывает изменения только в активе.
Вторая операция. Начислен налог на доходы персонала в сумме 8 200 рублей.
Данная хозяйственная операция затрагивает объект учета – задолженность. При этом, данная операция вызывает изменения задолженности по оплате труда в сторону уменьшения (-) и изменения задолженности перед бюджетом по налогу с доходов физических лиц в сторону увеличения (+). В отражении данной хозяйственной операции используются счета: «Расчеты с персоналом по оплате труда», «Расчеты по налогам и сборам». Оба счета являются пассивными и, поскольку произошло уменьшение задолженности по оплате труда на сумму 8 200 руб. – покажем по дебету счета «Расчеты с персоналом по оплате труда», а задолженность перед бюджетом увеличилась на 8 200 руб. – отразим по кредиту счета «Расчеты по налогам и сборам».
счет «Расчеты с персоналом по оплате труда» Д-т К-т |
|
счет «Расчеты по налогам и сборам»
Д-т К-т |
||
2) 8 200 (-) |
|
|
|
2) 8 200 (+) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Следовательно, сумма по этой хозяйственной операции отражается бухгалтерской проводкой (записью):
Д счета «Расчеты с персоналом по оплате труда» 8 200 (-)
К счета «Расчеты по налогам и сборам» 8 200 (+)
Данная хозяйственная операция вызывает изменения только в пассиве.
Третья операция. Поступили материалы от поставщиков на сумму 70 000 руб. Материалы еще не оплачены.
Данная хозяйственная операция затрагивает два объекта учета – материалы и задолженность перед поставщиком. При этом, данная операция вызывает изменения задолженности перед поставщиком в сторону увеличения (+) и изменения в состоянии материалов также в сторону увеличения (+). В отражении данной хозяйственной операции используются счета: «Материалы» - активный и «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - в данном случае - пассивный. Убрали фразу.
Поскольку, с одной стороны, произошло увеличение материалов, то сумму 70 000 руб. покажем по дебету счета «Материалы», а с другой стороны произошло увеличение задолженности перед поставщиком, что покажем по кредиту счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
счет «Материалы»
Д-т К-т |
|
счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Д-т К-т |
||
3) 70 000 (+) |
|
|
|
3) 70 000 (+) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Следовательно, сумма по этой хозяйственной операции отражается бухгалтерской проводкой (записью):
Д счета «Материалы» 70 000 (+)
К счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 70 000 (+)
Данная хозяйственная операция вызывает изменения и в активе и пассиве.
Четвертая операция. Выдана из кассы заработная плата персоналу организации в сумме 50 000 руб.
Данная хозяйственная операция затрагивает два объекта учета – денежные средства и задолженность по оплате труда.
Последовательно выясняем, что:
- эта хозяйственная операция вызывает с одной стороны – расход (уменьшение) денежных средств в кассе организации, с другой стороны - вызывает уменьшение задолженности перед персоналом организации;
- эта хозяйственная операция затрагивает следующие объекты учета - денежные средства в кассе и кредиторскую задолженность по оплате труда, а, следовательно, в отражении этой хозяйственной операции участвуют счета «Касса» и «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
- по структуре (строению) счет «Касса» - активный, счет «Расчеты с персоналом по оплате труда» - пассивный;
- по счету «Касса» произошло уменьшение, т.к. он активный сумму 50 000 руб. запишем в кредит, по счету «Расчеты с персоналом по оплате труда» произошло уменьшение задолженности, т.к. счет пассивный, то сумму 50 000 руб. на этом счете запишем в дебет.
счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Д-т К-т |
|
счет 50 «Касса»
Д-т К-т |
||
4) 50 000 (-) |
|
|
|
4) 50 000 (-) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Бухгалтерская проводка в этом примере будет иметь вид:
Д счета «Расчеты по оплате труда» 50 000 (-)
К счета «Касса» 50 000 (-)
Данная хозяйственная операция вызывает изменения и в активе и пассиве.
Суммы текущих изменений, вызванные хозяйственными операциями, записываются в хронологической последовательности по датам их совершения в Журнале регистрации фактов предпринимательской деятельности следующей формы (табл. 13):
Таблица 13
Журнал регистрации фактов предпринимательской деятельности
за отчетный период текущего года
№ п/п |
Содержание хозяйственной операции |
Сумма, руб. |
Корреспонденция счетов |
|
Дебет |
Кредит |
|||
1 |
С расчетного счета в кассу организации поступили денежные средства для выдачи заработной платы |
80 000 |
Касса |
Расчетные счета |
2 |
Удержан налог с дохода персонала
|
8 200 |
Расчеты с персоналом по оплате труда |
Расчеты по налогам и сборам |
3 |
Поступили материалы от поставщиков |
70 000 |
Материалы |
Расчеты с поставщиками и подрядчиками |
4 |
Выдана из кассы заработная плата персоналу организации |
50 000 |
Расчеты с персоналом по оплате труда |
Касса |
|
ИТОГО |
208 200 |
|
|
На основании регистрационного журнала суммы хозяйственных операций отражают на предварительно открытых счетах. Хозяйственные операции в нашем примере будут показаны следующим образом (руб.):
При разноске сумм по счетам особое внимание необходимо обращать на номер операции, который обязательно должен соответствовать номеру хозяйственной операции по регистрационному журналу. При этом, номер отделяют от суммы скобкой с целью недопущения арифметических ошибок при подсчете оборотов.
После разноски сумм хозяйственных операций, счета подвергаются обработке, т.е. подсчитывают обороты и определяют конечное сальдо. В нашем примере счета обработаны следующим образом.
Конечные остатки служат базой для заполнения бухгалтерского баланса.
Что касается сложных бухгалтерских проводок, то они корреспондируют с несколькими бухгалтерскими счетами. При этом, может быть два варианта.
В первом случае, когда один счет по Дебету корреспондирует с несколькими счетами по Кредиту.
Например, на расчетный счет поступили денежные средства от покупателей в размере 100 000 рублей и зачислен краткосрочный кредит банка в размере 500 000 рублей.
Дебет счета «Расчетный счет» - 600 000 рублей
Кредит счета «Расчеты с покупателями и заказчиками» - 100 000 рублей
Кредит счета «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» - 500 000 рублей
Во втором случае, когда несколько счетов по Кредиту корреспондируют с одним счетом по Дебету.
Например, с расчетного счета оплачено поставщикам в размере 200 000 рублей, погашено обязательство по кредиту банка в размере 300 000 рублей, перечислен налог в бюджет в размере 100 000 рублей.
Дебет счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - 200 000 рублей
Дебет счета «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» - 300 000 рублей
Дебет счета «Расчеты по налогам и сборам» - 100 000 рублей
Кредит счета «Расчетный счет» - 600 000 рублей