4. 4. Взаимодействие ролей в процессе принятия решения

Взаимодействие различных ролей «закупочного центра» в процессе принятия решения о закупке схематично представлено в таблице 1:

Таблица 1 – Взаимодействие различных ролей в процессе принятия решения о закупке

	Пользо- ватели	Совет-ники	Прескрипторы	«Фильтры»	Прини- мающие решения	Снаб-женцы
Выявление потребности	***	*			*
Определение характеристик продукта/услуги	*	**	***
Поиск и критический анализ поставщиков		*		*		***
Анализ предложений и предварительные переговоры	*	*	*		**	**
Выбор поставщика		*			***	***
Заключение сделки					**	***
Оценка результатов	***					*

Как правило, новую потребность осознают пользователи. Подать идеи об улучшении или изменении свойств продукта могут советники. Возникновение потребности может быть инициировано руководством в ходе реализации общей стратегии развития предприятия.

Те, кто описывает требуемые характеристики продукта, способного удовлетворить потребность, в большинстве случаев не являются пользователями. На данной стадии более активны прескрипторы и советники (внутренние и внешние).

Критический анализ возможных поставщиков осуществляется службой снабжения при участии советников и «фильтров», способных указать, куда следует обращаться за недостающей информацией.

Анализ предложений и уточняющие переговоры проводят снабженцы, в особо важных случаях – лица, принимающие решения. При этом уточнение отдельных вопросов может требовать участия пользователей, прескрипторов и советников. Выбор поставщика и последующее заключение сделки осуществляют снабженцы и лица, принимающие решения.

Оценивают качества выбранного продукта после закупки его непосредственные пользователи, они же в большей мере страдают от ошибочного решения проблемы. Снабженец отслеживает дисциплинированность поставщика, соблюдение им условий сделки.

Значимость различных ролей «закупочного центра» и сам характер решения о закупке зависит от степени технологической сложности и коммерческого риска закупки (таблица 2).

Таблица 2 – Значимость ролей с учетом технологической сложности

и коммерческого риска закупки

		Коммерческий риск
		слабый		сильный
Технологическая сложность	низкая		Снабженец		Лица, принимающие решения
	высокая		Технический специалист		Совместно технические специалисты и лица, принимающие решения

Когда предстоит закупить ос­новное оборудование, решающее слово принадлежит инженерам, конструкторам и руководству производственного отдела. От них зависит тип приобретаемой машины и предъявляемые к ней требования. Может быть заслушано также мнение руководителей среднего звена (мастеров, прорабов, старших механиков). Если предполагаются значительные затраты, директор, руководитель финансовой службы должны дать свое разрешение или отклонить проект. Отдел закупок в этих случаях только проводит переговоры и контролирует ход выполнения заказа.

Когда речь идет о закупке одного из основных материалов основная роль принадлежит проектно-конструкторским подразде­лениям, которые должны подготовить спецификации и сравнить достоинства предлагаемых товаров. Если материал повлияет на продукцию фирмы, к решению о закупке может быть привле­чена и служба сбыта. Поскольку рассматриваемый вопрос связан со значительными затратами оборотного капитала, требуется со­гласие высшего руководства. Отдел закупок и здесь ограничи­вается переговорами и контролем хода выполнения заказа, одна­ко и коммерческие переговоры могут быть полностью или частично взяты на себя руководством продавца и покупателя.

Выбор вспомогательного оборудования и товаров, необходи­мых для технического обслуживания, ремонта и эксплуатации, зависит от руководителей среднего звена, а иногда и от рабочих, которые будут ими пользоваться.

В случаях, когда стоимость сырья составляет значительную часть себестоимости продукции фирмы, кто-либо из высшего руко­водства занимается сроками покупки, размерами партий и выбо­ром поставщика. Инженерная служба обычно готовит специфика­ции или определяет сортность закупаемого сырья. Служба сбыта окажет свое влияние, рекомендуя поставщиков, с которыми уже установлены взаимовыгодные связи.

Таким образом, с возрастанием технологических и коммерческих рисков решение становится более коллективным, повышается роль руководства и технических специалистов.