Организация документооборота

Движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив называется документооборотом. Понятие документооборота включает в себя составление графика прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и соответствующим отражением операции по счетам бухгалтерского учета.

График документооборота позволяет улучшить контроль со стороны бухгалтерии за всей работой организации, т. е. повышает эффективность всей учетной работы организации.

До сведения лиц, работающих с первичными документами, в официальном порядке доводятся правила их оформления и сроки предоставления данных документов в бухгалтерию. Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать только документы, оформленные в установленном порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персональную ответственность.

Организация документооборота имеет большое значение, поскольку усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета.

10. Инвентаризация имущества и финансовых обязательств

Инвентаризация – метод бухгалтерского учета, позволяющий обеспечить соответствие данных бухгалтерского учета об имуществе и обязательствах их фактическому состоянию.

Правила проведения инвентаризации утверждены Приказом Минфина РФ от 13.06.95 № 49.

Основными задачами инвентаризации являются:

• выявление фактического наличия материальных ценностей в натуре;

• контроль за сохранностью имущества путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

• выявление товарно–материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество, не отвечающих стандартам качества, техническим условиям и т. п.;

• выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью последующей реализации;

• проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств;

• проверка реальной стоимости учтенных на балансе материальных ценностей.

Все проводимые в организациях инвентаризации делятся по ряду признаков:

• по охвату имущества:

• полные;

• частичные.

• по назначению:

• плановые;

• внезапные.

• по методу проведения:

• выборочные;

• сплошные.

При полной инвентаризации проверяются все виды имущества хозяйства (проводятся в конце финансового года перед составлением годового отчета).

Частичная инвентаризация предполагает проверку одного или нескольких видов имущества (ревизия кассы).

Плановые инвентаризации осуществляются в соответствии с установленным графиком (перед составлением годового отчета), а внеплановые (внезапные) – по мере необходимости (смена материально ответственных лиц, стихийные бедствия, хищения, судебных органов и др.).

Внезапные инвентаризации проводят по распоряжению руководителя, вышестоящих органов и по требованию органов дознания судебных органов, прокуратуры.

При выборочной инвентаризации у конкретного материально ответственного лица проверяют только некоторые ценности на выбор.

Сплошная инвентаризация проводится одновременно во всех структурных подразделениях и предприятиях, которые принадлежат данной организации.