1.1.3 Інвентаризація основних засобів та нематеріальних активів

1. Інструкція з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів та документів, розрахунків та інших статей балансу, затверджена Наказом Головного управління Федеральної скарбниці України за 30.10.98 р. № 90.

2. Інструкція з бухгалтерського обліку податку на додану вартість, затверджена Наказом МФУ від 01.07.97 р.№ 141

3. Порядок визначення збитку від нестачі, псування матеріальних цінностей від 22.01.96 р. № 116

 Інвентаризація - це перевірка та документальне підтвердження наявності та

стану матеріальних, інших цінностей, іншого майна, вкладень, розрахунків та зобов'язань.

Проведення інвентаризації є обов'язковим:

• перед складанням річної бухгалтерської звітності;

• при заміні матеріально відповідальних осіб;

• при встановленні фактів крадіжок, зловживань, порчі цінностей;

• після пожежі або стихійного лиха; -. у випадку ліквідації установи;

• згідно розпорядженню судових та слідчих органів;

• при передачі майна в оренду.

Завданням інвентаризації є:

• виявлення фактичної наявності основних засобів;

• перевірка реальної вартості об'єктів, що облікуються в балансі.

Відповідальність за організацію інвентаризації (п. 1.10 Інструкції № 90), вірне і своєчасне її проведення несе керівник установи. Головний бухгалтер з керівником відповідних підрозділів та служб зобов'язані контролювати дотримання правил проведення інвентаризації.

Для проведення інвентаризації наказом керівника підприємства утворюється комісія при обов'язковій участі головного бухгалтера. Очолює комісію керівник (замісник) установи.

Інвентаризаційна комісія несе відповідальність за:

- своєчасність та дотримання порядку проведення інвентаризації;

- повноту та достовірність внесення в інвентаризаційний опис фактичних залишків основних фондів;

- вірність та своєчасність оформлення матеріалів інвентаризації.

Інвентаризація основних засобів проводиться за їх місцезнаходженням та по матеріально відповідальним особам. До початку інвентаризації основних засобів (п. 2.1 Інструкції) слід перевірити:

• наявність, стан реєстрів обліку;

• наявність та стан технічної документації;

• наявність документів на основні засоби, які передані чи прийняті в оренду на зберігання.

При виявленні розбіжностей в бухгалтерському обліку та документації слід в документи внести відповідні поправки. Перевірені основні засоби заносяться в інвентарні описи за інвентарними номерами.

При закінченні інвентаризації оформлені описи (акти) передаються бухгалтерію для перевірки, виявлення та відображення в обліку результаті інвентаризації.

Інвентаризаційна комісія перевіряє правильність визначення бухгалтер результатів інвентаризації і свої висновки відображує в протоколі засідання інвентаризаційної комісії. В протоколі вказуються причини і особи, які винні в нестачах, втратах, а також в лишках, та вказуються прийняті заходи відносно винних осіб.

Не пізніше 10 днів після закінчення інвентаризації матеріали інвентаризації рішення відносно урегулювання розбіжностей затверджуються керівником устави включенням результатів в звіт за той період, в якому закінчена інвентаризація і також річний звіт.

Термін збереження документів по інвентаризації в установах складає три роки.

Згідно ст. 164 Кодексу України "Про адміністративні правопорушення", несвоєчасне або недоброякісне проведення інвентаризації матеріальних цінностей, а також неприйняття заходів по відшкодуванню з винних осіб збитків і нестач приміняються штрафні санкції від 8 до 15 н.п м. доходів громадян.

При інвентаризації нематеріальних активів їх наявність встановлюється на підставі документів по їх оприбуткуванню, або документів, за якими підтверджуються майнові права.

При інвентаризації НМА в інвентаризаційний опис здійснюють запис таких даних:

• назва;

• характеристика;

• первинна вартість; сума зносу;

• дата придбання;

• термін корисного використання.

У випадку виявлення лишків об'єктів НМА, інвентаризаційна комісія записує їх в інвентаризаційний опис з внесенням потрібних даних. Оцінка таких об'єктів здійснюється відповідно з відновленою вартістю та оформлюються відповідним актом

Результати інвентаризації відображаються в бухгалтерському обліку в тому місяці, в якому закінчена інвентаризація, але не пізніше грудня звітного періоду.

Суми нестач списуються або на винних осіб, або на забалансовий рахунок 072 до встановлення винної особи. За даними операціями складаються записи:

1. На залишкову вартість об'єкту

Дт 976 "Списання необоротних активів"

Кт 10

2. На суму нарахованого зносу

Дт 131

Кт 10

3. На суму, що підлягає відшкодуванню винними особами (згідно "Порядку...", затв. пост. КМУ від 22.01.96 р. № 116)*

Дт 375 "Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків"

Кт 716 "Відшкодування раніше списаних активів"

4. На суму нестачі, яка внесена винними особами в касу або утримана із заробітної плати

Дт 301, 661

Кт 64

5. Оприбуткування виявлених лишків

Дт 10

Кт 746 "Інші доходи від звичайної діяльності"

Порядок визнання розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей

Згідно "Порядку", затвердженому постановою КМУ від 22.01.96 № 116, розмір збитків визначають за балансовою вартістю цих цінностей з урахуванням амортизаційних відрахувань (але не нижче 50% від балансової вартості на момент встановлення такого факту), з урахуванням загального індексу інфляції, який помісячно визначає Мінстат, відповідного розміру ПДВ та акцизного збору за формулою:

РЗ = [(Пв - А) х Іінф + ПДВ + Азб] х 2,

де РЗ - розмір збитків;

  Пв - первісна вартість;

А - амортизаційні відрахування;

І_інф - індекс інфляції,

ПДВ- розмір податку на додану вартість, грн.;

Азб - акцизний збір.

Сума ПДВ визначається при стягненні з винної особи виходячи з проіндексованої залишкової вартості, взятої на рівні не нижче 50% первісної. Із загальної суми нестачі підприємству залишається сума фактичної собівартості. Частина, що залишилася, підлягає відрахуванню в доход державного бюджету (ПДВ -на рахунок ПДВ, інша- на рахунок інших платежів до бюджету).

Приклад.

При інвентаризації основних засобів встановлена нестача об'єкта "А", первісна вартість якого - 800 грн., сума зносу-550 грн., загальний індекс інфляції- 1,26. Сума збитку від нестачі визначається за алгоритмом:

1. Залишкова вартість = 250 грн. (800 - 550).

2. Згідно з нормативними документами стягненню підлягає 400 грн. (не нижче 50% первісної вартості).

3. З урахуванням індексу інфляції- 504 грн. (400 х 1,26).

4. Матеріально відповідальною особою відшкодовується сума ПДВ - 100,8 грн.

5. (504 х 0,2).

6. Загальна сума збитку- 1 209,6 грн. ((400 х 1,26 + 100,8) х 2).

За наведеним прикладом складаються операції і бухгалтерські записи.

№ п/п	Зміст операції	Дт	Кт	Сума, грн.
1	Списується залишкова вартість об'єкту "А"	976	10	250
2	Списання нарахованого зносу	131	10	550
3	Сума, що підлягає відшкодуванню винними особами	375	716	1 209,6
4	Відображено суму податкових зобов'язань з ПДВ	716	641	100,8
5	Нараховано до бюджету на суму різниці між загальною сумою збитків, залишковою вартістю об'єкту та ПДВ 1209,6-250-100,8 = 858,8	716	64	858,8
6	Одержано суму відшкодування нестачі (внесено до каси або утримано із заробітної плати)	301, 661	375	І 209,6
7	Перераховані до бюджету суми	64	311	959,6