2.2.1 Облік касових операцій

Питання організації обліку касових операцій регулюється "Порядком ведення касових операцій в національній валюті в Україні", затв. постановою Правління НБУ від 15.12.2004р. №637

Згідно нормативним документам, всі підприємства, незалежно від форм власності та видів діяльності, зобов'язані зберігати свої грошові кошти в установах банків, а в касі мати кошти в межах лімітів залишку готівкою і використовувати її з виручки в межах норм.

Порядок встановлення лімітів залишку готівки в касі регулюється Інструкцією НБУ №4 "Про організацію роботи з готівковим обігом установами банків в Україні", затв. постановою Правління НБУ України від 20.06.95 р. (в редакції від 13.10.97 р. №335, від 11.05.99 р.).

Всі понадлімітні кошти підприємство зобов'язано здавати в установи банків для зарахування їх на рахунки.

При встановленні ліміту залишку враховується те, що підприємства мають право зберігати протягом 3 робочих днів понад встановленого ліміту готівку, одержану в установі банку для виплати заробітної плати, пенсій, стипендій, дивідендів, допомоги, на відрядження.

Надходження грошових коштів в касу оформлюється прибутковим касовим ордером (№ КО-1).

Одержання готівки з розрахункового рахунку здійснюється за грошовими чеками. Чеки визнаються дійсними, якщо вони оформлені належним чином, підписані керівником підприємства, головним бухгалтером і мають відбиток печатки. На корінці чека вказується особа, яка уповноважена одержати готівку. Виправлення в чеках не допускаються.

Одержані в касу кошти витрачаються тільки за призначенням. Невитрачені кошти здаються в банк для зарахування на розрахунковий рахунок. З цієї операції оформлюється видатковий касовий ордер (№КО-2), який підписують керівник підприємства і головний бухгалтер.

В установі банку касир складає "Об'яву на внесок готівки". Бланк "Об'яви" має три частини. Одна з частин - безпосередньо "об'ява" (документ - підстава для зарахування коштів на рахунок); друга частина - "квитанція" (передається особі, яка внесла кошти); третя - "ордер" (є додатком до виписки з розрахункового рахунку, на підставі якого зараховуються кошти на рахунок).

На кожній з частин проставляється дата, від кого одержані кошти, банк одержувача, призначення внеску.

В першій та другій частині вказується номер розрахункового рахунку, сума цифрами і прописом. В третій частині вказується код банку-одержувача і сума по кредиту.

  Прибуткові, видаткові касові ордери реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів. Видаткові касові ордери, оформлені на платіжних відомостях, реєструються після видачі готівки.

Журнал реєстрації касових ордерів

Прибутковий документ		Сума, грн.	Примітка	Видатковий документ			Сума, грн.	Примітка
Дата	№			Дата №
03.01.98р.	1	30000	на з/п		05.01.98р.	1	29620	з/п

Всі операції з руху коштів облікуються в касовій книзі, число сторінок якої завірено підписами керівника і головного бухгалтера підприємства,

Якщо на підприємстві зберігаються кошти в іноземній валюті, то їх облік ведеться в окремій книзі за видами валют.

Записи в касовій книзі ведуть в 2 примірниках; другий з них є звітом касира. Щоденно, за кожної операції видачі або оприбуткування коштів здійснюються записи в касовій книзі, а в кінці робочого дня касир визначає залишок коштів в касі на наступний день.

Звіт, додатком до якого є прибуткові, видаткові касові ордери, здаються в бухгалтерію для обробки. Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера. Касові документи після складання звіту касира та обробки в бухгалтерії комплектуються в хронологічному порядку і зберігаються на протязі 3 років по закінченню звітного року.

На підставі звіту касира ведеться бухгалтерський облік касових операцій в ж.о. N° 1 по кредиту рахунку 30 "Каса" і відомості до журналу № І по дебету даного рахунку. По дебету рахунку 30 відображується надходження грошей у касу, а по кредиту цього рахунку - їх видача.

До рахунку 30 відкриваються субрахунки:

301 - каса в національній валюті;

302 - каса в іноземній валюті.

Операції і бухгалтерські записи з операцій по касі

№ п/п.	Назва операції	Кор. рахунки
		Дт	Кт
1.	Надійшов до каси невикористаний залишок підзвітної суми	301	372
2,	Одержані в касу кошти з установи банку	301	311
3.	Повернення до каси раніше виданих авансів	301	371
4	Надійшла до каси готівка від покупців і замовників	301	70
5.	До каси надійшла готівка по раніше висунутих претензіях	301	374
6.	Засновники внесли до каси готівку в рахунок їх вкладів до Статутного капіталу підприємства	301	46
7.	До каси надійшли суми заборгованості по виконавчій листах, від працівників за паливо, матеріали тощо	301	377
8.	Надійшла до каси готівка від дочірніх підприємств	301	682
9.	Сплачена належна працівникам підприємства заробітна плата; підзвітні суми; кредит за продані товари та ін.	372	301
10.	Сплачені з каси нараховані дивіденди	671	301
11.	Сплачені з каси суми за виконавчими листами, заборгованість перед кредиторами (за транспорт тощо)	377, 68	301
12	Відображена нестача готівки в касі (внаслідок інвентарізації)	947	301
13.	Придбані й оприбутковані нематеріальні активи з оплатою з каси	631, 12	301, 631
14.	Оплачені з каси придбані матеріальні цінності	631	301
15.	Оплачені готівкою різні загальновиробничі і загальногосподарські витрати	91,92	301
16.	Витрати майбутніх періодів, оплачені з каси (передоплата преси та ін.)	39	301
17.	Оплачені готівкою придбані товари	631	301
18.	Оплачені готівкою витрата по відвантаженню і реалізації продукції	93	І 301
19.	Національні й валютні кошти, здані з каси на рахунки в банках (у т.ч. депоновані суми, виручка від реалізації, повернення невикористаних сум тощо), ін. pax.	311, 312	301, 302
20.	Викуплені в акціонерів належні їм акції; придбані за готівку різні грошові документи	33	301

В кінці місяця в журналі-ордері №1 і відомості №1 визначають залишок коштів в касі за підсумком надходжень і витрат. Підсумкові результати записують в головну книгу.

В касі підприємства можуть зберігатися не тільки готівкові кошти, а й цінні папери, грошові документи, путівки, бланки суворої звітності. (їх облік розглянуто в п.2.2.3)

На підприємстві повинні дотримуватися норм обігу готівкових коштів.

За порушення норм обігу готівки введені штрафні санкції:

• за перевищення встановлених лімітів залишку готівки в касах; - у двократному розмірі сум виявленої понадлімітної готівки за кожний день;

• за неоприбуткування готівки - у п'ятикратному розмірі неоприбуткованої суми;

• за витрачення готівки з виручки за наявності податкової заборгованості для забезпечення господарських потреб - у розмірі здійснених виплат;

• за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів - у розмірі 25% виданих під звіт сум

та інші санкції.