2.1.4 Організація обліку запасів

Необхідними умовами правильної організації обліку запасів є:

• правильна організація складського господарства;

• затвердження інструкції з обліку запасів:

• правильне групування (класифікація) запасів;

• розробка корм запасів;

• нормування втрат запасів.

Документальне оформлення операцій руху матеріальних цінностей

Передумовою раціональної організації бухгалтерського обліку наявності

матеріальних запасів та їх використання є своєчасне складання первинних документів та дотримання правил їх приймання та видачі.

В основу документального оформлення первинного обліку покладені відповідні нормативні документи:

1. Інструкція про порядок реєстрації виданих, повернених, використаних довіреностей № 99, затв. Наказом МФУ від 16.05.96 р.

2. Наказ МФУ "Про зміни і доповнення до Інструкції про порядок реєстрації виданих, повернених і використаних довіреностей" "226 від 1810.96 р.

3. Наказ Міністерства статистики України "Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів'' №193 від 21.06.96 р.

Основним джерелом надходження матеріалів є придбання їх у постачальників. Матеріали, що надходять від постачальників, приймаються на склад матеріально відповідальними особами. Оприбуткування здійснюється на підставі розрахункових документів, накладних, податкових накладних, ТТН. В цих документах містяться такі дані: назва, кількість, ціна, сума, номер договору, постачальник, його адреса, номер розрахункового рахунку, дата виписки документу. Рахунок-фактура є одночасно документом, за яким здійснюється розрахунок за одержані матеріали, надані послуги.

В цілях контролю за надходженням матеріалів, їх оплатою всі рахунки постачальників підлягають реєстрації в спеціальному журналі.

Оприбутковуються матеріали по прибутковому ордеру (ф. М-3). Якщо матеріали надійшли з нестачею, невідповідної якості, без документів, то оприбуткування здійснюється комісією, яка складає акт (ф. М-7).

Прибуткові ордери виписуються в двох примірниках.

Надходження матеріалів на склад від своїх виробництв і від ліквідації основних засобів оформлюється накладними (ф. М-12. ф. М-13).

Всі документи з надходження підлягають перевірці в бухгалтерії і використовуються для формування аналітичних показників в натуральних та грошових одиницях виміру.

В залежності від призначення матеріалів вони можуть бути використані на потреби основного виробництва, на потреби допоміжних виробництв та реалізовані.

Відпуск матеріалів зі складу оформляється первинними документами: вимогами (М-10, М-11), лімітно-заборними картками (ЛЗК), накладними.

ЛЗК виписуються виробничим відділом в 2-х примірниках, один з яких передасться на склад, другий - споживачу.

Записи в ЛЗК здійснюються завідуючим складом. Одночасно визначається залишок ліміту. Завідуючий складом факт видачі підтверджує підписом в примірнику споживача, а споживач - в примірнику складу.

По закінченню місяця в ЛЗК визначаються підсумки відпущених зі складу матеріалів і здійснюються відповідні записи в картках складського обліку.

Картки складського обліку матеріалів (ф. М-17) відкриваються в бухгалтерії і видаються матеріально відповідальним особам. Реквізити картки: номер, склад, назва матеріалу, сорт, марка, одиниця виміру, облікова ціна, номенклатурний номер.

 На підставі первинних документів матеріально відповідальна особа здійснює записи по оприбуткуванню та відпуску матеріалів а день операції. Після кожного запису визначається затишок матеріалів. Бухгалтерія підприємства здійснює систематичний контроль за своєчасним оприбуткуванням на склад матеріалів, оформлення первинних документів, своєчасними записами в картках і правильністю визначення залишку.

Протягом місяця у встановлені терміни завідуючий складом передає в бухгалтерію первинні документи по реєстрах (окремо по надходженню і видачі). До реєстрів додаються прибуткові, видаткові документи, згруповані за номенклатурними номерами, групами матеріалів.

Прийняті бухгалтерією документи є джерелом інформації для ведення бухгалтерського обліку.

В картках складського обліку відображується рух матеріалів в натуральних одиницях виміру, на балансових рахунках - в грошовій одиниці виміру. З метою порівняння та поєднання залишків по групах в грошовій одиниці виміру з даними карток складського обліку в бухгалтерії ведеться книга (відомість) залишків матеріалів. Вона відкривається для кожного склад}' на початок року. В книзі кожного місяця завідуючий складом на підставі карток заносить в книгу залишки матеріалів на початок наступного місяця. В бухгатгерії залишки розцінюються за обліковими цінами по групах, субрахунках і в цілому по відповідному рахунку обліку матеріальних цінностей.

Облік матеріалів в бухгалтерії

В бухгалтерії підприємства ведеться синтетичний облік матеріалів в грошовій одиниці виміру і аналітичний - в натуральних та грошових одиницях виміру. Підставою ведення синтетичного обліку є первинні документи, що надійшли зі складу по реєстру. Для узагальнення даних по надходженню та витратам матеріалів складаються накопичувальні відомості.

Реквізити відомостей: надходження матеріалів і залишки по групах на початок місяця і підсумкові дані з надходження з реєстрів прибуткових документів. Одночасно складається накопичувальна відомість по витраченим матеріалам за місяць.

За даними відомостей визначається залишок матеріалів на перше число наступного місяця. Дані накопичувальних відомостей переносяться в відповідні розділи відомості руху матеріалів в грошовій одиниці виміру (ф. М-10). За допомогою відомості 10 здійснюється зв'язок синтетичного обліку матеріалів з аналітичним.

Порядок одержування матеріальних цінностей від постачальників

Згідно п. 1 "Інструкції про порядок реєстрації виданих, повернених і використаних довіреностей на одержання цінностей", затвердженної Наказом МФУ від 16.05.96 р. № 99, сировина матеріали, паливо, запасні частини, основні засоби та інші товарно-матеріальні цінності, також нематеріальні активи і цінні папери відпускаються покупцям та передаються безкоштовно тільки по довіреності одержувачів.

Виписку довіреностей і реєстрацію повернених, виданих і використаних довіреностей здійснює особа призначена керівником підприємства. Довіреність видається під розписку особі, уповноваженій на одержання. Згідно п.11 Інструкції забороняється відпуск цінностей в таких випадках:

• довіреність видана з порушенням встановленого порядку заповнення;

• довіреність має виправлення, не підтверджені підписом;

• відсутність в уповноваженої особи паспорта, іншого документу, який засвідчує уповноважену особу;

• закінчення терміну дії довіреності (термін не > 10 днів);

• анулювання довіреності.

Бланки довіреностей є бланками суворої звітності. Облік бланків довіреностей здійснюється відповідно п. 13 Інструкції, так, як і бланки товарно-транспортних накладних. Бланки довіреностей, що зберігаються на підприємстві відображаються в бухгалтерському обліку на підставі платіжних документів.

Прийомка матеріальних цінностей на склад оформляється прибутковим ордером (ф. М-4), або актів приймання (ф. М-7). Прийомний акт складається комісією в 2-х примірниках в випадку, коли мають місце розбіжності в поставці і супроводжуючих документах. Примірник прибуткового ордеру здається уповноваженою особою в бухгалтерію і на його підставі здійснюється відповідний запис в журналі реєстрації довіреностей.

_______________________ Типова форма № М-3

(підприємство, організація) Затверджена наказом

Ідентифікаційний код за Мінстату

ЄДРПОУ________ України № 193 від

Код за УКУД_______ 21.06.1996 р.