Экспертиза ценности документов

Сведения итоговой записи о количестве заведенных дел лежат в основе проведения экспертизы ценности документов. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации. Примерное положение об экспертной комиссии дано в Приложении. Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения документов должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре подлежат изъятию дублирующие экземпляры, черновики, неоформленные копии документов и документы временного (до 10 лет включительно) хранения. По документам, сроки хранения которых не установлены государственным или отраслевыми перечнями, экспертная комиссия принимает самостоятельное решение.

В результате работы экспертной комиссии формируются четыре группы документов с различными сроками хранения:

• подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;

• подлежащие временному (свыше 10 лет) хранению в ведомственном архиве (документы по личному составу);

• подлежащие временному (до 10 лет включительно) хранению;

• подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

По результатам экспертизы составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (Приложение). В акт об уничтожении включаются дела, срок хранения которых истек к 01 января того года, в котором составлен акт. При определении срока хранения значение имеет только год заведения дела, месяц во внимание не принимается. (Дело "Переписка…", заведенное в январе 1999 года и дело "Переписка…", заведенное в декабре 1999 года должны быть уничтожены в 2003 году).

Уничтожать документы без составления актов о выделении документов к уничтожению категорически запрещается.

Примечание:

1. Название Перечня с указанием сроков хранения документов и его выходные данные. Действует Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. М., 1989.

Подготовка дел к передаче на хранение в государственные архивы

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу должны храниться в службе ДОУ или в архиве организации в течение трех лет, после чего они подлежат передаче на государственное хранение.

Распоряжением мэра Москвы от 19.10.93 №595-РМ установлен размер штрафных санкций, налагаемых объединением "Мосгорархив" за нарушение действующего законодательства по архивному делу: 70 минимальных окладов – за утрату (гибель, незаконное уничтожение) дел постоянного и долговременного хранения (в том числе по личному составу), 35 – за отказ от передачи на государственное хранение, 28 – за несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и долговременного сроков хранения, а также за немотивированный отказ в допуске представителей объединения "Мосгорархив" к проверке условий хранения архивных документов и состояния работы с ними.

В процессе подготовки дел для передачи на государственное архивное хранение необходимо:

1. Перегруппировать документы дела в хронологической последовательности (с 01.01.00 по 31.12.00), располагая документы в порядке прямой хронологии. Приложения от основных документов не отделяют.

2. Пронумеровать листы черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами. В каждом томе – сквозная валовая нумерация листов. При нумерации листов необходимо иметь в виду следующее:

   • если лист формата A3 подшит за середину, он нумеруется как два листа, если он подшит за левое поле – как один лист;

   • на листах, представляющих собой чертеж, рисунок, фотографию, номер проставляется на обороте;

   • если в дело подшит конверт с вложениями, то последовательно нумеруются конверт, вложения, затем очередной лист дела.

3. Удалить канцелярские скрепки и скрепки степлера.

4. Составить заверительную надпись дела (Приложение).

5. Составить для наиболее ценных дел внутреннюю опись документов дела (Приложение).

6. Поместить документы в картонную обложку и прошить их в четыре прокола шпагатом (или переплести).

7. Внести необходимые уточнения в реквизиты обложки дела (Приложение).

Взаимодействие государственных архивов с коммерческими структурами предполагается осуществлять на договорной основе.