Система Золушка

Программно-технологический комплекс "Золушка-WIN. Электронная канцелярия" состоит из 3-х функциональных компонент программных систем:

• "Служебная корреспонденция" характеризуется большим объемом переписки по предмету документа, т.е. большим количеством ответов, повторных документов, сопроводительных писем, у каждого из которых устанавливается свой срок исполнения и свой исполнитель;

• "Решения и распоряжения" отличаются от служебной корреспонденции тем, что на контроль ставится не весь документ в целом, а отдельные его пункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности;

• "Письма граждан" характеризуется тем, что связующим началом пакета писем является адресат-отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам.

Система "Золушка-WIN. Служебная корреспонденция" предназначена для автоматизации регистрации документов, их обработки и контроля исполнения.

Система обеспечивает:

1. Регистрацию исходящей и входящей почты в стандартной многоуровневой карточке.

2. Регистрацию сопроводительных документов, прикрепленных к основному документу.

3. Регистрацию повторных и вторичных документов (например, ответов).

4. Контроль исполнительской дисциплины по заданному интервалу времени и по исполнителям.

5. Выдачу напоминаний о контрольных документах и сроках их исполнения.

6. Подготовку справок, сводок и списков по всему объему документов, по тематическим рубрикам и т. д.

7. Поиск любого документа (в том числе ответа и повторного) по любому известному атрибуту или набору атрибутов, в том числе и контекстный поиск по содержанию (названию) документа. История вопроса может быть сформирована в виде древовидной графической схемы истории обработки вопроса (схема первичных, повторных и вторичных документов по данному вопросу, включая данный документ).

8. Формирование истории движения документов.

9. Организацию доступа к электронным копиям документов.

10. Разделение прав доступа между исполнителями и подразделениями при регистрации и контроле исполнения документов.

Однако ни одна система электронного документооборота не может заменить документооборота традиционного и существует параллельно с ним, поскольку электронные версии документов не могут являться гарантией юридической достоверности информации.

Типичной особенностью всех изученных систем электронного документооборота является долговременный, трудоемкий ввод и максимально ускоренный поиск информации. Принято считать, что внедрение систем эффективно при годовом объеме документооборота свыше 10 тысяч единиц документов в год.

Формирование дел

Дело – "совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку"¹.

Формирование дела – "группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела"².

При формировании дел используются следующие признаки заведения дел (классификационные признаки):

• номинальный (по видам и разновидностям документов) – приказы, указания, протоколы, акты, справки и т.д.;

• предметно-вопросный (по содержанию). Например: "Документы о модернизации оборудования (докладные записки, графики, сметы, отчеты)";

• авторский (документы одного автора группируются в одно дело). Например: "Протоколы собраний трудового коллектива фирмы "Заря" за 1998 год" или "Документы о совместной деятельности с фирмой "Икс" (договор, акты сдачи-приема выполненных работ, протоколы)";

• корреспондентский;

• по грифу ограничения доступа к документу (13).

Внутри дела документы располагают по алфавитному, нумерационному (приказы, протоколы), географическому (переписка) и др. признакам.

Основной признак группировки документов – вопросно-логический, т.е. документы располагаются в деле в логической последовательности решения вопроса. Дело должно отражать историю решения вопроса.

Категорически недопустимо в качестве признака систематизации использовать способ отправки документов ("письма отдельно, факсы отдельно") и формировать в отдельные дела входящие и исходящие письма.

При формировании документы в дела необходимо учитывать следующие требования.

1. В дело помещаются:

   • исполненные документы;

   • правильно (в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97) оформленные документы;

   • один экземпляр каждого документа (подлинник или заверенная копия);

   • документы одного года (за исключением переходящих дел³).

2. Черновики документов в дело не помещаются. Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию ("План работы… на 1998 год", "Отчет о работе… в 1998 году" должны храниться в делах 1998 года).

3. Приложения, независимо от даты их утверждения или составления, помещаются после основных документов.

4. Дело не должно содержать более 200-250 листов. При необходимости дело разделяют на несколько томов, частей.