Введение 3

Оформление организационно-распорядительных документов 4

Правила оформления ОРД основаны на требованиях ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Требования к оформлению ОРД. Состав реквизитов ОРД. 4

Контроль исполнения документов 6

Организация документооборота. Документопотоки. 7

Понятие документооборота 7

Движение входящих документов 8

Схема движения входящих документов 8

Экспедиционная обработка корреспонденции 9

Предварительное рассмотрение. Сортировка. 9

Распределение 10

Перераспределение 10

Движение исходящих документов 10

Схема движения исходящих документов 10

Изготовление документов 11

Экспедиционная обработка 11

Сортировка 11

Отправка 12

Движение внутренних документов 12

Общие положения 12

Журнальная форма регистрации документов 13

Журнал регистрации входящей корреспонденции 13

Журнал регистрации исходящей корреспонденции 13

Журнал регистрации внутренних документов (примерная форма) 14

Карточная система регистрации документов 15

Индексация 16

Систематизация РКК 17

Контроль исполнения документов 17

Общая характеристика систем 18

Система Дело-96 19

Система LanDocs 20

Система Золушка 21

Формирование дел 22

Номенклатура дел 23

Номенклатура дел 24

Экспертиза ценности документов 26

Подготовка дел к передаче на хранение в государственные архивы 26

Назначение и состав устройств персонального компьютера 27

Системный блок 28

Монитор 28

Клавиатура 29

Мышь 29

Принтер 29

Сканер 29

Организация хранения информации 30

Работа в операционной системе Windows 95/98 30

Организация хранения информации 31

Рабочий стол 31

Основные приемы работы 32

Действия с мышью 32

Работа с окнами 33

Основные приемы работы 34

Работа с меню 36

Основные приемы работы 36

Перемещение по дискам и папкам 36

Переключение раскладки клавиатуры 38

Завершение работы с ПК 38

Операции с файлами 38

Создание папок 38

Создание файлов 38

Переименование папок и файлов 39

Перемещение и копирование папок и файлов 39

Операции с файлами 40

Удаление папок и файлов 40

Восстановление удаленных папок и файлов. Настройка Корзины. 40

Действия с группами папок и файлов 42

Поиск папок и файлов 42

Создание и использование ярлыков 43

Архивирование файлов 43

Работа в текстовом редакторе MS WORD 2000 44

Основные сведения о текстовом редакторе MS WORD 2000 45

Создание документа 46

Открытие документа 47

Сохранение документа 47

Сохранение документа под новым именем 48

Закрытие документа 48

Работа с документами 48

Установка параметров страницы 48

Ввод текста 49

Работа с документами 50

Перемещение курсора по документу 51

Редактирование текста документа 52

Проверка правописания в документе 52

Действия с фрагментами текста документа 53

Отмена и повтор действий с документом 56

Форматирование документа 56

Установка параметром шрифтов 56

Установка параметров абзацев 58

Оформление списков 60

Обрамление и заливка текста 62

Создание и оформление таблиц 63

Вставка таблиц 64

Выделение элементов таблиц 64

Размещение таблицы на странице 65

Обрамление элементов таблицы 65

Изменение высоты строк и ширины столбцов 66

Удаление строк и столбцов 67

Добавление строк и столбцов 68

Разделение и объединение ячеек 68

Форматирование текста в ячейках 69

Графические возможности 69

Вставка рисунков 70

Использование надписей 71

Графические возможности 72

Введение

Управленческая деятельность (управление) основана на следующих процессах:

• получение информации и ее обработка;

• анализ, подготовка и принятие решений;

• выполнение решений;

• учет и контроль принятых решений.

Документационное обеспечение – важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия.

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – "отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами".¹ Организация работы с документами базируется на совокупности принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности. Основными функциями служб документационного обеспечения управления (ДОУ) являются:

• организационное и документационное обеспечение деятельности организации;

• организация единого порядка работы с документами в структурных подразделениях;

• координация деятельности структурных подразделений при составлении документов;

• передача документов внутри и между структурными подразделениями;

• создание унифицированных технологических процедур прохождения и обработки документов в структурных подразделениях организации;

• разработка и использование унифицированных форм документов;

• организация документооборота, т.е. движения входящих, исходящих и внутренних документов;

• регистрация документов;

• организация хранения и использования документов;

• организация контроля исполнения документов;

• проведение справочно-информационной и аналитической работы, в том числе по вопросам документационного обеспечения управления.

Отдельные направления управленческой деятельности называются функциями управления. Функции управления постоянны в любой управляемой структуре.

Основные (административные) функции управления – планирование, организация, координация, контроль.

Специальные функции управления – финансирование, учет, снабжение и т.д.

Функции управления обслуживаются системами документации. Основные (административные) функции управления обслуживает система организационно-распорядительной документации (ОРД).

Система ОРД включает в себя три документационных массива:

1. Документы организационные (уставы, положения, инструкции, правила и т.д.).

2. Документы распорядительные (приказы, распоряжения, указания, решения и т.д.).

3. Документы справочно-информационные (письма, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки, справки, сводки, заявления, планы, отчеты и т.д.).

В учебном пособии рассматриваются вопросы составления, оформления, регистрации, организации документооборота, контроля исполнения, систематизации, хранения организационно-распорядительных документов.

Оформление организационно-распорядительных документов

• Требования к оформлению ОРД. Состав реквизитов ОРД.

Правила оформления ОРД основаны на требованиях ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Требования к оформлению ОРД. Состав реквизитов ОРД.

Правила оформления ОРД основаны на требованиях ГОСТ Р 6.30-97 устарел "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Для оформления ОРД используют листы бумаги строго определенных форматов: формат А4 (210x297), формат А5 (210x148), формат A3 (420x210), формат А6 (148x105).

Организационно-распорядительные документы имеют стандартные поля: левое – 35 мм (минимум 20 мм), правое – 10 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 10 мм.

При подготовке и оформлении документов используются реквизиты. Реквизит – обязательный элемент (составная часть) оформления официального документа.

• Оформление постоянных реквизитов

01. Воспроизведение на документе Государственного герба Российской Федерации свидетельствует о принадлежности организации к органам государственной власти или государственного управления и регламентируется положением "О Государственном гербе Российской Федерации".

• Бланки документов

Бланк – стандартный лист бумаги с нанесенными на него постоянными реквизитами и местом для переменных. | В любой фирме должно существовать два вида бланков организационно-распорядительных документов: | бланк письма; | бланк для оформления любых видов ОРД, кроме письма ("единый" бланк).

• Оформление переменных реквизитов

09. Дата – один из реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. | Дата подписания является датой приказа, указания, распоряжения письма, справки, докладной или объяснительной записки, заявления, договора. | Дата принятия коллегиальным органом является датой постановления, решения.

Управленческая деятельность (управление) основана на следующих процессах: | получение информации и ее обработка; | анализ, подготовка и принятие решений; | выполнение решений; | учет и контроль принятых решений. | Документационное обеспечение –

• Оформление организационно-распорядительных документов

Требования к оформлению ОРД. Состав реквизитов ОРД. | Оформление постоянных реквизитов | Бланки документов | Оформление переменных реквизитов

• Оформление видов организационно-распорядительных документов

Документы справочно-информационные. Составление и оформление писем. | Составление и оформление актов | Составление и оформление протоколов | Распорядительные документы. Составление и оформление приказов. | Организационные документы

• Организация документооборота. Документопотоки.

Понятие документооборота | Документооборот – движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

• Регистрация документов

Общие положения | Журнальная форма регистрации документов | Карточная система регистрации документов | Индексация | Систематизация РКК | Контроль исполнения документов

• Краткая характеристика систем электронного документооборота

Общая характеристика систем | Система Дело-96 | Система LanDocs | Система Золушка

• Систематизация документов и подготовка дел к передаче на хранение в государственные архивы

Формирование дел | Номенклатура дел | Экспертиза ценности документов | Подготовка дел к передаче на хранение в государственные архивы

• Персональный компьютер в работе секретаря-референта

Назначение и состав устройств персонального компьютера | Организация хранения информации | Основные приемы работы | Операции с файлами | Работа в текстовом редакторе MS WORD 2000 | Работа с файлами | Работа с документами | Форматирование документа | Создание и оформление таблиц | Графические возможности | Оформление ОРД в MS Word 2000. Создание бланка документа. | Использование шаблонов и стилей при оформлении документов | Печать документов

• Приложения

Приложение 1. Примерный перечень видов и разновидностей документов, используемых в управленческой деятельности. | Приложения 2 и 3. Формуляры-образцы с угловым и продольным расположением постоянных реквизитов. | Приложения 4 и 5. Примерный перечень документов с грифом утверждения. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ. | Приложение 6. Примерный перечень документов, на которые ставится печать. | Приложение 7. Пример оформления сопроводительного письма. | Приложение 8. Пример оформления гарантийного письма. | Приложение 9. Примеры оформления писем. | Приложение 10. Пример оформления акта. | Приложение 11. Пример оформления протокола. | Приложение 12. Пример оформления выписки из протокола. | Приложение 13. Состав информации и структура текста приказа. | Приложение 14. Примеры оформления приказов по основной деятельности. | Приложение 15. Состав информации и структура текста положения о документационном обеспечении управления. | Приложение 16. Примерная должностная инструкция секретаря-референта. | Приложение 17. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК). | Приложения 18 и 19. Форма номенклатуры дел организации. Форма итоговой записи к номенклатуре дел. | Приложение 20. Виды документов с указанием сроков хранения. | Приложение 21. Формы акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. | Приложения 22, 23 и 24. Форма внутренней описи документов дела. Форма листа-заверителя дел. Форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения