1) Быстрый переход между полями

Использование клавиатуры зачастую позволяет переходить от поля к полю еще быстрее, чем с помощью мыши:

• Для перехода к следующему полю нажмите клавишу TAB.

• Для перехода к предыдущему полю нажмите сочетание клавиш SHIFT+TAB.

• Для перемещения курсора вверх или вниз между строками в таблице нажмите клавишу СТРЕЛКА ВВЕРХ или СТРЕЛКА ВНИЗ соответственно.

2) Быстрое добавление строк и столбцов

Во время заполнения формы можно добавлять строки в таблицы, являющиеся частью шаблона формы, а также добавлять строки и столбцы в таблицы, вставленные в поля форматированного текста. Чтобы сократить время выполнения данных задач, выполните одно из следующих действий:

• Для добавления строки в таблицу, являющуюся частью шаблона формы, нажмите сочетание клавиш CTRL+ВВОД.

• Для добавления строки или столбца в таблицу, вставленную в поле форматированного текста, щелкните таблицу правой кнопкой мыши, выберите в контекстном меню команду Вставить, а затем выберите необходимый параметр.

• Для быстрого добавления строки в таблицу, вставленную в поле форматированного текста, переместите курсор в последнюю ячейку таблицы, а затем нажмите клавишу TAB

3) Быстрый просмотр ошибок

Во время заполнения формы InfoPath автоматически проверяет вводимую информацию на наличие ошибок. Если во введенных в форму данных обнаружена ошибка, то обычно вокруг поля появляется красная пунктирная граница. Или, если поле является обязательным, в элементе управления появится красная звездочка. Для получения дополнительных сведений о конкретном оповещении наведите курсор на поле формы или щелкните его правой клавишей мыши. Разработчик формы может также задать отображение диалогового окна с текстом пояснения.

Для быстрого просмотра сведений об ошибках в данных выполните одно из следующих действий:

• Чтобы перейти к (следующему) полю с ошибкой в данных, нажмите сочетание клавиш CTRL+SHIFT+E.

• Чтобы прочитать описание ошибки для выделенного поля, нажмите сочетание клавиш CTRL+SHIFT+S.

1.3 Объединение данных нескольких форм

При заполнении формы несколько форм, созданных из одного шаблона формы или предназначенных для совместной работы, можно объединить в одну форму. Шаблон формы указывает, включено ли для данной формы средство объединения форм, каков будет вид объединенных форм и какие данные включаются или объединяются в новую форму.

1. Откроем форму авансового отчёта (один из файлов, созданных при выполнении предыдущего подраздела), либо начнем заполнять новую форму на основе всё того же образца авансового отчёта;

2. В меню Файл выберем команду Объединить формы;

3. В диалоговом окне Объединение форм выберем файлы, которые нужно объединить с обрабатываемой формой, и нажмем кнопку Объединить;

1.4 Экспорт данных в Excel

Собранные с помощью в форм Microsoft Office InfoPath 2003 данные можно экспортировать в Microsoft Office Excel 2003. Таким образом, возможно фильтровать, сортировать, обрабатывать и анализировать данные заполненных пользователями форм в более привычной среде электронных таблиц. Данные можно экспортировать из текущего представления открытой формы с помощью мастера экспорта в Excel, который позволяет также экспортировать данные сразу из нескольких форм.

1. Откроем форму, которую нужно экспортировать в Microsoft Office Excel 2003 (Примечание: если открытая форма содержит цифровые подписи, то перед экспортом этой формы необходимо сначала удалить подписи);

2. В меню Файл выделим пункт Экспорт в ►, а затем выберем команду Microsoft Office Excel;

3. Далее пользователю необходимо следовать указаниям мастера экспорта в Excel (Рис. 1.7);

4. Чтобы экспортировать данные из дополнительных представлений этой же формы (при их наличии), необходимо повторить предыдущие шаги для каждого представления.

Рис. 1.7 – Мастер экспорта в Microsoft Office Excel

Выводы: Итак, после завершения этой работы, мы получили начальное представление о назначении и основных возможностях программы Microsoft® Office InfoPath™ 2003, научились заполнять образцы форм, узнали, как осуществляется слияние и экспорт данных из форм.