3.3. Метадані архівної інформації

Архівні установи використовують метадані для опису архівних документів з метою забезпечення їх збереження, розміщення їх в адміністративному контексті та контексті управління документами, а також для забезпечення їх використання та управління. Таким чином, існуючі стандарти з архівного опису, а саме ISAD / G і ISAAR (CPF) взаємопов'язані з метаданими про управління документами, оскільки обидва напрямки пов'язані з документуванням процесів ділового контенту і управління. Архівне управління, включаючи архівний опис, є тривалою діяльністю для тих документів, які ідентифіковані як такі, що мають архівну цінність. Таким чином, рекомендується створювати і використовувати функціональні можливості систем для міграції метаданих між системами управління документами та системами управління архівами організації.

ISAD / G і ISAAR (CPF) є стандартами, випущеними Міжнародною радою архівів (ICA, International Council on Archives, www.ica.org).

ISAD / G (International Standard Archival Description) — міжнародний стандарт з архівного опису (загальні правила архівного описування), що забезпечує керівні вказівки для опису документів та їх сукупностей. Оскільки це найзагальніші правила, передбачається, що вони можуть використовуватися в будь-яких архівах. Встановлені 26 елементів для опису одиниці зберігання.

Кожне правило включає:

• Ім'я елемента опису, керованого даним правилом;

• Твердження про цілі включення даного елемента в опис;

• Твердження про загальне правило (правила), валідне для даного елементу;

• При необхідності, приклади, що ілюструють імплементацію даного правила.

ISAAR (CPF) (Міжнародний стандартний еталонний архівний документ) — Міжнародний стандарт архівних документів органів влади (корпорацій, окремих особистостей, сімей), що передбачає керівні вказівки для опису організацій-фондозасновників.

CWM (Common Warehouse Metamodel) — загальна метамодель сховища для опису сховищ даних, їх процесів і операцій. Встановлюється вимога, що сховища мають бути здатні зберігати бізнес-інформацію (розташування, контакти та ін), типи даних (для IDL, Java і SQL-99), вирази, індексні ключі, дані про використовуване програмного забезпечення (тип машини, операційної системи і додатки), а також записи-відображення між різними наборами даних. Додатково встановлені правила управління даними, представленими у вигляді реляційних таблиць (наприклад, SQL), програмного коду (наприклад, COBOL або C), баз даних XML або OLAP (Online Analytical Processing).

Дані, що описують трансформацію даних, видобування даних (data mining), способи візуалізації інформації, бізнес-номенклатура (таксономії і глосарії), процеси і операції сховищ, містяться в «упаковках» (пакетах). Даний стандарт був формально затверджений в жовтні 2001 р.

DDI (Data Documentation Initiative) — машиночитні описи джерел даних в гуманітарних дослідженнях. DDI являє собою спробу встановити міжнародні критерії та методологію створення, подання, передавання та зберігання метаданих про набори даних в гуманітарних дисциплінах. Він включає набір елементів Dublin Core.

EAD (Encoded Archival Description) — формат кодованого архівного опису. Область застосування — кодування архівних помічників пошуку (finding aids) з ​​використанням Standard Generalized Markup Language (SGML) і XML. Цей стандарт встановлює принципи створення, розробки і підтримки схем кодування для архівних та бібліотечних «помічників пошуку» (документів, які містить детальну інформацію про конкретної колекції документів або записи в архіві). Стандарт підтримує регістри і сховища для записів будь-якої довжини всіх видів архівних одиниць зберігання, включаючи текстові та електронні документи та аудіовізуальні матеріали. Організаціями, які офіційно підтримують даний стандарт, є Бібліотека Конгресу США і ряд інших авторитетних організацій, що зумовило широке його визнання, в т.ч. у Великобританії.

OAIS (Reference Model for an Open Archival Information System) — Зразкова модель для відкритих архівних інформаційних систем. Інформаційний контейнер OAIS містить два типи інформації: власне контент та інформацію опису зберігання (Preservation Description Information, PDI).

PDI поділяється на:

• Інформацію про походження, яка описує джерело, власників та історію (включаючи етапи обробки).

• Інформацію про контекст, що описує зв'язок контенту з іншою інформацією (наприклад, може міститися пояснення причин створення інформації про контент).

• Ідентифікаційну інформацію, що містить один або декілька ідентифікаторів або систему ідентифікаторів, що дозволяють однозначно ідентифікувати інформацію про контент.

• Контрольну інформацію, яка являє собою захист від ненавмисних змін контенту. Це може бути, наприклад, контрольна сума.

RKMS (Recordkeeping Metadata Standard for Commonwealth Agencies) — стандарт опису метаданих для агентств країн Співдружності.

Область застосування — ідентифікація, аутентифікація, опис та управління електронними записами. Організація-розробник — National Archives of Australia.

Стандарт визначає базовий набір з 20 елементів метаданих (8 утворює ядро, обов'язковий набір) і 65 субелементів. Для кожного елемента і субелемента стандарт встановлює індикатори обов'язковості, умов використання, припустимих значень, рекомендованих схем та ін. Елементи можна розділити на 6 категорій (рівнів), що відображають їх роль в аутентифікації і довгостроковому управлінні записами: реєстрація, терміни та умови, структурні, контекстні, змістовні, а також історія використання. Стандарт використовується в Австралії та деяких інших країнах Співдружності.