1 1.3 Сортировка данных

Процесс упорядочения записей в базе дан­ных называется сортировкой.

Для сортировки строк по одному полю по возрастанию или убыванию необходимо указать ячейку в поле, по которому нужно отсортировать данные, и щелкнуть кнопкой стандартной панели инструментов Сортиро­вать по возрастанию или кнопкой Сортировать по убыванию соответственно.

К

Рис. 11.6 – Диалоговое окно Сортировка диапазонов

оманды Сортировка... меню Данные позволяют упорядочивать (сортировать) список. Для выполнения сортировки предварительно необходимо выделить область списка или поместить в нее курсор. В результате выполнения команды Сортировка... появится диалоговое окно, показанное на рис. 11.6, в котором следует выбрать название поля, по которому нужно производить сортировку, и указать метод сортировки. Если мы хотим, чтобы в каждой отсортированной группе строки располагались в определенной последовательности, т.е. для сортировки строк по двум или трем полям, то в диалоговом окне Сортировка... следует указать столбцы сортировки в полях Сортировать по и затем воспользоваться раскрывающимися списками Затем по и В последнюю очередь, по.

Для сортировки по четырем полям в меню Данные выбрать команду Сортировка, в окне Сор­тировать по сначала указать наименее важный столбец, нажать на кнопку ок и вызвать коман­ду меню Данные, Сортировка. В меню выбрать команду Сортировка, в полях Сортировать по и Затем по указать три других столбца, начиная с наиболее важного.

Для сортировки строк по месяцам и дням недели необходимо выбрать ячейку, в меню Данные, Сортировка… указать столбец сортиров­ки в поле Сортировать по и нажать на кнопку Параметры (рис. 11.6). В поле Порядок сорти­ровки по первому ключу выбрать необходимый порядок.

Рис. 11.6

Для сортировки по столбцам в диалоговом окне Параметры в поле Сортировать выбрать пе­реключатель Столбцы диапазона Рис. 11.7.

Рис. 11.7

11.4 Ввод новой информации в список и создание новых списков

Новую информацию в список можно ввести, перейдя к первой пустой строке внизу списка и введя данные с клавиатуры. Но еще проще это можно сделать с помощью команды Форма меню Данные. Перед ее использованием необходимо выделить любую ячейку в списке. С помощью команды Форма также можно искать, добавлять и редактировать необходимые записи в списке.

Для создания нового списка можно воспользоваться Мастером шаблонов... из меню Данные.

Заполнение базы данных данными

1. П осле форматирования заголовков столбцов (полей) приступаем к заполнению 1-й строки (1-й записи). Вводим исходные данные и в вычисляемых полях записываем расчетные формулы.

2. Д альнейшее заполнение данных выполняем с помощью пунктов меню Данные Форма (в этот момент курсор должен быть установлен на ячейке в области создаваемой таблицы). При этом открывается окно диалога Мастера форм с заполненной первой записью исходной базы данных.

3. Щелкая на клавише «Добавить» в окне диалога и последовательно заполняя пустые поля исходными данными, создаем исходную базу данных.

11.5 Группировка данных

Microsoft Excel может создать структуру данных, позволяющую скрыть и отобразить уровни детализации простым щелканьем кноп­кой мыши. Щелкая по символам структуры - и +, можно быстро отобразить только строки, или столбцы с итоговыми значениями, или заголовками разделов листа, или исполь­зовать эти символы для просмотра сведений отдельного значения или заголовка.

Перед началом создания структуры нужно отсортировать данные, чтобы сгруппировать строки.

Для автоматического структурирования данных необходимо выполнить следующие дей­ствия.

1. Выделить диапазон ячеек, для которых необходимо создать структуру. Для структуриро­вания листа полностью указать любую ячейку.

2. Выбрать команду Группа и структура в меню Данные, а затем команду Создание струк­туры.

Структура может иметь до восьми уровней детализации, каждый из которых предоставля­ет подробную информацию для предыдущего уровня. Для отображения только строк на опре­деленном уровне достаточно щелкнуть по номе­ру уровня, который нужно просмотреть. Если строки скрытые, можно щелкнуть по символу +1 для их отображения.