2. Проведение совещания.

Ученые установили, что оптимальная продолжительность совместной умственной деятельности большого числа людей составляет всего 40—45 мин.

Спустя 50 мин у участников совещания ослабляется внимание: возникают шум, лишние движения, отвлеченные разговоры. Если и дальше продолжать совещание без перерыва, то у большинства людей наступает утомление. После 30--40-минутного перерыва у присутствующих улучшается самочувствие, восстанавливается нормальное состояние, и обсуждение проблем можно продолжить.

После 90 мин работы внимание и интерес к обсуждаемым проблемам падают. Данный этап совещания специалисты называют периодом отрицательной активности. В этот момент человек становится неуправляемым, ко всему относится нервозно и недоверчиво. Решения, принимаемые в такое время, отличаются обычно экстремизмом.

В случае, если совещание продолжается 2 ч без перерыва, то более 90% его участников согласны на любое решение, лишь бы это совещание побыстрее закончилось. Оптимальная продолжительность совещания не должна превышать 1 ч. Если обстоятельства дела требуют более длительной работы, то после 40 мин заседания необходимо объявлять перерыв 10— 15 мин.

Регламент — порядок ведения заседания, собрания, совещания.

Это слово произошло от фр. reglement, которое в свою очередь произошло от лат. regula — правило. Кроме вышеназванного, это слово имеет еще значения: устав, свод правил, порядок работы учреждения.

В случае, если регламент до начала совещания не установлен, существует опасность возникновения неделовой обстановки на самом заседании. Обычно обязанность следить за соблюдением регламента возлагается на председателя собрания. Но уважение к регламенту должны соблюдать все участники делового совещания, независимо от занимаемой должности.

Протокол совещания — это первичный, официальный документ, составленный по определенной форме и содержащий запись выступлений участников совещания, собрания, заседания и принятые ими решения. На основании данного документа руководство имеет право требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий. Собрание назначает или выбирает секретаря, который фиксирует в протоколе по поручению собрания наиболее важные моменты:

• достижение цели совещания;

• решение;

• исполнители задания и сроки.

Ниже приводятся те позиции, которые должны быть отражены в протоколе делового совещания:

• дата, место проведения;

• номер протокола;

• краткое содержание обсуждаемого вопроса;

• присутствовали;

• отсутствовали, причины отсутствия;

• копии (фамилии тех, кому предназначены);

• повестка дня по пунктам;

• тема по пункту повестки дня;

• обсудили (кто выступил);

• решили;

• постановили (сообщается, что именно);

• выполнение решения возложено на (фамилии);

• срок исполнения (дата).

3. Подведение итогов и принятие решения.

Обычно решение на деловом совещании принимается всеми вместе и каждым в отдельности. Эффективность решения зависит от того, насколько каждому участнику совещания удалось включить свои идеи и соображения в общее решение.

Подводятся итоги совещания и делаются выводы; определяются те, кто и в какие сроки должен выполнить определенный объем работ; определяются объемы работ, сотрудники, которые будут выполнять задание; сроки, в течение которых должно быть выполнено задание; формы подведения итогов совещания (рассылка протокола или его части; выписка из протокола и т.п.).

Принятие решения о широте информирования. Его может принимать весь коллектив или отдельная его часть, отдельное подразделение.

Решения могут вырабатываться двумя способами:

• специально избранная комиссия по подготовке решения заранее составляет его проект. Проект зачитывается. Участники совещания вносят свои коррективы и принимают его по результатам голосования;

• председатель собрания подводит итоги обсуждения и формулирует решение.

4. Контроль за выполнением решения.

Без претворения решения в жизнь и контроля за этим процессом любое деловое совещание становится бессмысленным. На этом этапе определяются лица, которые будут осуществлять контроль.

При этом необходимо подумать, какими могут быть альтернативы проведению совещания:

решение ответственного руководителя;

несколько телефонных звонков;

совещание по селектору;

совещание по сети Интернет или Интернет;

объединение с другим совещанием.

2. Назначение ответственных за подготовку совещания и распределение между ними обязанностей.

3. Составление (иногда) сметы расходов на подготовку и проведение совещания.

4. Определение даты и времени проведения совещания (с учетом доступности для участников и возможности подготовиться). Следует проверить, чтобы это время было по возможности минимальным, не совпадало с временем проведения других мероприятий.

5. Выбор подходящего помещения, бронирование его.

6. Подготовка и утверждение конкретной повестки совещания, с указанием времени, необходимого для рассмотрения каждого вопроса. При этом для каждого вопроса следует отводить время в соответствии с его значимостью. Вопросы располагать в порядке их важности и сложности.

7. Составление списка участников совещания. При этом следует сузить, насколько возможно, круг участников, пригласив лишь тех, без кого нельзя обойтись, а именно:

• непосредственно затрагиваемых решениями заседания;

• располагающих соответствующими специальными знаниями;

• исполняющих решения;

• имеющих опыт решения аналогичных проблем;

• ответственных за надлежащее исполнение;

• опытных советников и людей, умеющих решать проблем.

8. Определение докладчиков, а при необходимости и выступающих. Подготовка докладов и выступлений.

9. Подготовка и рассылка приглашений и материалов участникам совещания в сроки, достаточные для их подготовки к совещанию. При этом следует проинформировать как можно конкретнее участников о повестке и целях заседания (по возможности с указанием времени в часах и минутах, если отдельным участникам следует появиться к обсуждению определенных пунктов).

10. Подготовка проекта решения совещания (заседания), также направление его участникам.

11. Подготовка помещения для проведения совещания.

12. Подготовка необходимых средств наглядной информации, технических и вспомогательных средств.

13. Подготовка объявлений и указателей.

14. Подготовка для участников совещания рабочих (раздаточных) материалов, блокнотов, ручек и т. д.

15. Бронирование мест в гостиницах для проживания иногородних участников.

16. Заказ транспорта для обслуживания участников совещания.

17. Заказ на обслуживание в предприятии общественного питания.

18. Подготовка регистрации участников и отметки командировочных удостоверений.

19. Подготовка культурной программы для участников совещания.

Необходимо заметить, что некоторые авторы и специалисты подразделяют всю работу по подготовке совещания и соответствующие мероприятия на три части:

начальная подготовка;

текущая подготовка совещания;

действия накануне совещания.

Кроме того, следует подумать, какие из перечисленных частных дел (действий) по подготовке совещания могут оказаться по каким-либо причинам под угрозой невыполнения. В связи с этим наметить: какие действия и когда следует предпринять на случаи наступления указанных нежелательных событий, чтобы свести на нет или до минимума их отрицательные последствия.

Соки ТМ «Садочок»

Дата проведения: 23.11.2012

Время проведения: 16:00

Цель совещания: Рассмотрение плана рекламной кампании. Экономическое целесообразнее его проведение.

Участники: Директор, финансовый директор, начальник рекламного отдела, руководитель отдела сбыта, секретарь.

С докладом выступает: Начальник рекламного отдела и руководитель отдела сбыта.

Руководитель отдела сбыта:

Этой осенью, как известно ТМ «Садочок» расширила ассортиментную линейку стопроцентных соков, производимых по технологии прямого отжима. Наш сок известен на территории Украины, но процент продаж не соответствует затраченных средств на производство. Объем продаж по сравнению с прошлым полугодием упал на 5%. Конкуренция растет с каждым днем и я хочу напомнить, что похожую линейку продукции выпускает «Одесский» сок. И если мы начнем заявлять о том, что по технологии прямого отжима используются только свежие плоды, собранные в период их максимальной зрелости. Тогда у людей возникнет вопрос: из каких тогда овощей и фруктов производятся предыдущие соки? Поэтому нужно разработать новую стратегию рекламной кампании.

Начальник рекламного отдела:

Здравствуйте, уважаемые коллеги я не буду делать лирических отступлений и перейду к самой сути, потому как по предыдущему выступлению руководителя отдела производства видна прямая потребность в новой рекламной кампании.

План рекламной кампании:

1. Запуск нового рекламного ролика на телевиденье, конкретно этой серии соков, чтоб провести параллели и развить у потенциальных потребителей четкое разграничение этой продукции.

2. Промо-акция. Дегустация новой линейки продукции на местах продажах в крупных городах. (Промо-костюмы в виде пака сока, который будет зазывать на дегустацию и промо-стойка в торговом зале)

Бюджет: 50 тыс.грн

Хочу дополнить, что план рекламной кампании состоит из рекламного ролика, который будет напоминать о соках «Садочок» и рекламировать новую серию.

Дегустации дадут возможность людям попробовать на вкус и убедится в качестве, приобретая при этом продукцию и в последующие разы выбирая эту же торговую марку.