18. Одержання звітів в 1с, класифікація звітів

Для одержання бухгалтерських результатів, а також іншої зведеної або детальної інформації в програмі “1С:Підприємство 8.х” використовують звіти.

Кількість і склад звітів, що можуть бути отримані при використанні системи, цілком визначається при конфігуруванні.

Звіти, які використовують на практиці можна умовно розділити на декілька типів:

1. стандартні звіти;

2. регламентовані звіти;

3. спеціалізовані звіти;

4. зовнішні звіти.

5.1 Стандартні звіти

Звичайно вони входять до складу типової конфігурації. Стандартні звіти призначені для використання в будь-яких організаціях і для будь-яких розділів обліку. Вони відображають облікові підсумки в різноманітних розрізах для будь-яких рахунків, видів субконто, валют. До стандартних належать такі звіти, як “Оборотно-сальдовая ведомость”, “Шахматная ведомость”, “Анализ счета”, “Карточка счета” та інші. Такі звіти використовуються дуже широко безпосередньо під час ведення господарських операцій для аналізу зведених даних на рівні рахунків, субрахунків, валют, об'єктів аналітики, протягом різноманітних періодів і в розрізі різних проводок.

5.1.1 Побудова звітів

Стандартні звіти можна отримати, використовуючи меню Отчеты. Будь-який звіт може бути сформований для певної організації і для певного періоду часу.

Розглянемо процедуру формування стандартних звітів на прикладі звіту Оборотно-сальдовая ведомость по счету. Звіт Оборотно-сальдовая ведомость по счету показує початкові і кінцеві залишки, а також обороти за період для вибраного рахунку.

1. Для того щоб сформувати звіт, необхідно виконати команду Отчеты - Оборотно-сальдовая ведомость по счету (рисунок 2.35)

Рисунок 2.35 - Вікно діалогу для формування звіту

2. У вікні діалогу необхідно встановити період звіту. Для цього можна заповнити поле Период або скористатися кнопкою «Настройка периода формирования отчета». Далі необхідно вибрати рахунок і скористатися кнопкою (див. рисунок 2.36).

Р исунок 2.36 – Звіт «Оборотно-сальдовая ведомость по счету»

5.1.2 Деталізація і розшифровка даних звітів

Важливою особливістю побудови звітів в програмі "1С:Бухгалтерія 8.х" є можливість отримання деталізації і розшифровки інформації виведеної в звіті.

З а допомогою кнопки Настройка… командної панелі форми звіту (див. рисунок 2.36) в спеціальному діалоговому вікні можна задавати різні умови деталізації звіту: вкладка Общие, вкладка Детализация, вкладка Отбор (див. рисунок 2.37). Наприклад, вкладка Отбор дозволяє сформувати звіт, вибравши інформацію тільки по конкретному товару або по конкретному місцю зберігання.

Рисунок 2.37- Вікно діалогу налаштування звіту

Розшифровка звіту викликається при перегляді сформованого звіту подвійним клацанням миші на значенні, яке цікавить користувача, покажчик миші при цьому повинен прийняти форму хрестика з лупою. При цьому відкривається вікно, що містить список документів, на підставі яких сформовано даний звіт. При необхідності подвійним клацанням можна переглянути будь-який документ.

5.1.3 Підготовка звіту до друку

Команда Файл – Параметры страницы дозволяє вибрати орієнтацію друкованого аркуша, встановити поля друкованого аркуша і т. д.

Для попереднього перегляду звіту перед друком необхідно виконати команду Файл – Предварительный просмотр, а для роздруківки звіту команду Файл – Печать .

5.2 Формування фінансового результату і регламентованої звітності підприємства

Регламентовані звіти - це звіти, форма, порядок заповнення, строки та порядок подання яких визначаються різними державними органами. Ці звіті призначені для подання до різних контролюючих інстанцій. В «1С:Бухгалтерії 8.х» автоматично формуються форми бухгалтерської звітності, податкові декларації, звіти для органів статистики та фондів і інші регламентовані звіти.

Перед формуванням регламентованої звітності необхідно виконати закриття місяця і визначення фінансових результатів.

Документ «Закрытие месяца» проводить більшу частину регламентних операцій по бухгалтерському та податковому обліку. Документ складається з переліку регламентних операцій бухгалтерського та податкового обліку, встановлених у порядку їх закриття. Кожна регламентна операція повинна бути виконана не більше одного разу на місяць з бухгалтерського обліку і не більше одного разу на квартал за податковим обліком.

Д ля створення документа «Закрытие месяца» необхідно виконати команду Операции – Регламентные операции – Закрытие месяца. У вікні діалогу скористатися кнопкою Добавить. В результаті виконаних дій відкриється вікно форми «Закрытие месяца» (рисунок 2.39), в якому необхідно визначити дату кінця місяця і за допомогою включення або виключення відповідних прапорців визначити перелік регламентних операцій. Потім скористатися кнопками Записать і ОК.

Рисунок 2.39 – Документ «Закрытие месяца»

Документ «Определение финансовых результатов» служить для визначення фінансового результату діяльності підприємства шляхом закриття доходів і витрат, а також для формування залишку нерозподіленого прибутку. Документ рекомендується проводити в кінці місяця після відображення всіх господарських операцій, що впливають на доходи і витрати, включаючи витрати з податку на прибуток.

Д ля створення документа «Определение финансовых результатов» необхідно виконати команду Операции – Регламентные операции – Определение финансовых результатов. У вікні діалогу скористатися кнопкою Добавить. В результаті виконаних дій відкриється вікно форми «Определение финансовых результатов» (рисунок 2.40), в якому необхідно визначити дату кінця місяця і включити прапорці «Закрывать доходы и расходы (на счет 79)» та «Рассчитывать прибыль/убыток (на счете 44)», потім скористатися кнопками Записать і ОК.

Рисунок 2.40– Документ «Определение финансовых результатов»

Для формування будь-якого звіту з комплекту регламентованої та фінансової звітності потрібно:

1. Д ля відкриття списку регламентованих звітів необхідно виконати команду Отчеты - Регламентированные отчеты (рисунок 2.41).

Рисунок 2.41– Вікно «Регламентированная и финансовая отчетность»

2. Для формування, наприклад, бухгалтерського балансу двічі клацніть мишею по рядку з найменуванням Бухгалтерский баланс. На екран буде виведено вікно (рисунок 2.42), в якому вкажіть період складання звіту. Натисніть кнопку ОК у нижній частині вікна.

Рисунок 2.42 – Вікно визначення періоду формування бухгалтерського балансу

3. Відкриється форма бухгалтерського балансу. Для автоматичного заповнення звіту за даними інформаційної бази натисніть кнопку Заполнить у верхній командній панелі форми звіту (див.рисунок 2.43)

Р исунок 2.43 – Вікно звіту «Бухгалтерский баланс»

Для форм звітності, які заповнюються автоматично за даними інформаційної бази, існує можливість показати алгоритм формування даних чарунок звіту. Такий режим називається розшифровкою значення показника звіту. Якщо в командній панелі форми звіту присутня кнопка Расшифровка, то такий режим для нього доступний. Розшифровка доступна після того, як звіт автоматично заповнений за даними інформаційної бази. Якщо для виділеної чарунки можна отримати розшифровку, то після натискання кнопки Расшифровка або клавіші F5 буде виведено вікно, що містить опис алгоритму заповнення даних чарунки.

Для попереднього перегляду балансу перед друком звіту слід натиснути кнопку Печать в нижній частині форми отриманого бланка бухгалтерського балансу і вибрати команду Предварительный просмотр. Кнопка Печать у вікні, що відкрилося, дозволяє вивести звіт на друк.

Для збереження Бухгалтерського балансу в інформаційній базі необхідно скористатися кнопкою Сохранить в нижній частині форми звіту.

Регламентовані звіти зберігаються в інформаційній базі. Список збережених звітів відображається в журналі звітів. З журналу можна відкрити будь-який раніше сформований звіт, внести в нього зміни і заново зберегти з вже внесеними змінами

5.3 Спеціалізовані звіти

Спеціалізовані звіти звичайно орієнтовані на конкретний розділ обліку і специфічну настройку рахунків і аналітики в даній конфігурації. Вони створюються при необхідності одержати специфічні вибірки інформації або особливий вид друкованої форми.

Прикладом спеціалізованого звіту може бути Касова книга, яка формується командою Касса - Кассовая книга. Детально процес формування цього звіту описано в темі «Технологія вирішення задач «Облік операцій з грошовими коштами в касі підприємства», «Облік розрахунків з підзвітними особами»».