1. Основні поняття управлінських інформаційних систем в аналізі і аудиті

У науково-технічній літературі найчастіше використовуються терміни „система”, „система управління”, „автоматизована система управління”, „автоматизовані інформаційні системи”. Слово „система” виникло від грецької „БуБІеша”, що означає ціле, складене з частин або множини елементів, що пов’язані один з одним і утворену визначену цілістність, єдність. Поняття „система” має широку сферу застосування.

Під системою розуміється сукупність пов’язаних між собою та із зовнішнім середовищем елементів або частин, функціонування яких спрямовано на отримання конкретного корисного результату.

У відповідності з цим визначенням практично кожен економічний об’єкт можна розглядати як систему, що спонукає в своєму функціонуванні до досягнення визначеної мети. Як приклад можна назвати систему утворення, енергетичну, транспортну, економічну та ін.

Для системи характерні такі основні властивості:

-  складність;

-  ділимість;

-  цілістність;

-  багатосторонність елементів і різноманітність їх природи;

-  структурованість.

Складність системи залежить від множини входячих в ній компонентів, їх структурного взаємодії, а також від складності внутрішніх і зовнішніх зв’язків і динамічності.

Ділимість системи означає, що вона складається з ряду підсистем або елементів, що виділені за визначеною ознакою, яка відповідає конкретним цілям і завданням.

Цілістність системи означає, що функціонування множини елементів системи підлягає єдиній цілі.

Багатосторонність системи й різноманітності їх природи пов’язано з їх функціональною специфічністю і автономністю. Наприклад, у матері­альній системі об’єкту, пов’язаною з переутворенням речово-енергетичних ресурсів, можуть бути виділені такі елементи, як сировина, основні й допоміжні матеріали, паливо, напівфабрикати, запасні частини, готова продукція, трудові та грошові ресурси.

Структурованість системи визначає наявність установлених зв’язків і відносин між елементами всередені системи, розподіл елементів системи за рівнями ієрархії.

Систему, що реалізує функції управління, називають системою управління.Важливими функціями, що реалізується цією системою, являють­ся прогнозування, планування, облік, аналіз, контроль і регулювання.

Управління пов’язане з обміном інформацією між компонентами системи, а також системи з навколишнього середовища. В процесі управління отримують свідчення про стан системи в кожний момент часу, про досягнення (або не досягнення) заданої цілі з тим, щоб впливати на систему й забезпечити виконання управлінських рішень.

Теоретичне обґрунтування сутності системи сформулював О. О. Богданов на основі вивчення закономірностей організації живої природи, И. С. Завадський розглядав систему як внутрішню сукупність взаємозв’язаних елементів, що утворюють єдине ціле і спільно діють для досягнення поставленої мети. Методологічною основою побудови системи є принципи матеріалістичної діалектики: загального зв’язку явищ, розвитку, суперечності тощо. Система має такі параметри: вхід, процесор, вихід. Вхід системи - це інформація по ресурси, стратегії, програми, плани, виробничий процес, рух продукції та грошових коштів, інструкції, нормативні акти та ін. Процесор системи - це інвентаризація майна, оформлення прав на об’єкти нерухомості; оброблення, збереження, систематизація первинної документації; аналіз фінансо-вого стану, оцінка активів, робота з кредиторами; розробка санаційних заходів у даному часовому діапазоні. Вихід системи - це оцінювання фінансового стану господарюючого суб’єкта, оформлення й подання податкової, статис-тичної інформації, за необхідності

-    проведення санаційних заходів.

Інформаційні системи (ІС) існували з моменту створення суспіль­ства, оскільки на будь-якій стадії розвитку суспільство потребує для свого управління систематизованої, попередньо підготовленої інформації. Особливо це стосується виробничих процесів як життєво найважливіших для розвитку суспільства.

Виробничі процеси вдосконалюються найбільш динамічно, що усклад­нює управління ними і тим самим стимулює вдосконалення й розвиток економічних інформаційних систем (ЕІС). Ця система призначена для зберігання, пошуку й видачі економічної інформації за запитами користувачів.

За допомогою ЕІС можна обробляти далеко не всю інформацію, яку використовують для управління об’єктом, оскільки на будь-якому підпри­ємстві циркулюють великі інформаційні потоки, котрі відіграють важливе значення в прийнятті рішень, але оброблення цих потоків інформації за допомогою комп’ютерів неможливе. Частка інформації, яку обробляють в ЕІС, для різних рівнів управління коливається стосовно загального об’єму від 10 до 20 %.