4. Форми бухгалтерського обліку.

Однією з важливих передумов раціональної організації обліку є застосування найбільш ефективної форми бухгалтерсь­кого обліку, його технічної оснащеності.

Під формою бухгалтерського обліку розуміють певну систему взаємопов'язаних між: собою облікових регістрів встановленої форми і змісту, що зумовлює послідовність і способи облікових записів.

Основними відмітними ознаками, що визначають особливості окремих форм бухгалтерського обліку, є: зовнішній вигляд і бу­дова облікових регістрів, взаємозв'язок регістрів синтетичного й аналітичного обліку, послідовність і техніка облікової реєстрації.

Найбільш поширені форми обліку подані на рис.4.1.

Рис.4.1. Особливості форм бухгалтерського обліку

Меморіально-ордерна форма обліку

Умовні позначення:

Записи поточного обліку

Звірка записів

Складання звітності

Рис.4.2. Схема меморіально-ордерної форми бухгалтерського обліку

Таблиця 4.1

Меморіальний ордер № 1 за березень 200 р.

Таблиця 4.2

Головна книга (за меморіально-ордерної форми обліку)

Умовні позначення:

Записи поточного обліку

Звірка записів

Складання звітності

Рис.4.3. Схема журнально-ордерної форми бухгалтерського обліку

Таблиця 4.3

Журнал- ордер за рахунком 30 «Каса

Таблиця 4.4

Головна книга

Спрощена форма обліку

Рис.4.4. Схема спрощеної форми бухгалтерського обліку

Таблиця 4.5

Таблиця 4.6

Рис.4.5. Особливості систем організації бухгалтерського обліку

Спрощена форма обліку використовуємся малими підприємствами за їх вибором. До малих відносяться підприємства, річний обсяг реалізації в яких не перевищує 500 000 євро та середньоспискова чисельність працюючих у промисловості — до 200 чоловік, у науці і науковому обслуговуванні — до 100 чоловік, в інших галузях неви­робничої сфери — до 25 чоловік, у роздрібній торгівлі — до 15 чоловік.

Бухгалтерський облік на малих підприємствах ведеться виходячи з вимог корис­тувачів у інформації, передбаченої ГІ(С)БО 25 «Фінансовий звіт суб'єкта малого підприємництва».

Положенням про спрощену форму бухгалтерського обліку суб'єктів малого під­приємництва, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 30.09.1998 № 196 передбачені два варіанти спрощеної форми бухгалтерського обліку:

• проста форма бухгалтерського обліку;

• форма бухгалтерського обліку з використанням (веденням) регістрів обліку майна малого підприємства.

Для ведення обліку малі підприємства використовують План рахунків бухгал­терського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій суб'єктів малого підприємництва, затверджений наказом Міністерства фінансів України 19.04.2001 р. № 186.

При простій формі бухгалтерського обліку господарські операції, що привели до зміни активів, зобов'язань, доходів і витрат, відображають у Книзі обліку госпо­дарських операцій. Запис здійснюється у хронологічному порядку із систематизаці­єю інформації. Поряд із цією Книгою підприємства ведуть Відомість обліку заробі­тної плати (Ф. № В-8), у якій здійснюється нарахування заробітної плати та утримання податків з неї. За наявності в малого підприємства необоротних активів та матеріальних запасів рекомендується вести Відомість обліку основних засобів, нарахованих амортизаційних відрахувань (зносу) за формою В-1 та Відомість облі­ку виробничих запасів, готової продукції та товарів (Ф. № В-2). Просту форму ви­користовують підприємства, що мають незначну кількість операцій

Форма бухгалтерського обліку з використанням (веденням) регістрів обліку майна малого підприємства передбачає ведення окрім Книги обліку господарських операцій відомостей обліку, рекомендованих та затверджених наказом Міністерст­ва фінансів України від 31.05.1996 № 112 «Вказівки про склад і порядок заповнення облікових регістрів малими підприємствами»:

1. Відомість обліку основних засобів нарахованих амортизаційних відрахувань (Ф. №В-1)

2. Відомість обліку виробничих запасів готової продукції і товарів (Ф. № В-2)

3. Відомість обліку витрат на виробництво (Ф. № В-3)

4. Відомість обліку грошових коштів і фондів (Ф. № В-4)

5. Відомість обліку розрахунків та інших операцій (Ф. № В-5)

6. Відомість обліку реалізації (Ф. № В-6)

7. Відомість обліку реалізації (продажу) (Ф. № В-7)

8. Відомість обліку розрахунків з постачальниками (Ф. № В-7)

9. Відомість обліку заробітної плати (Ф. № В-8) 10. Відомість (шахова) (Ф. № В-9)

Шахова відомість складається після заповнення всіх відомостей обліку майна та розрахунків і є основою для складання фінансової звітності малих під­приємств, передбаченої П(С)БО 25 «Фінансовий звіт суб'єкта малого підприєм­ництва».

Малі підприємства також можуть вибрати спрощену форму оподаткування і сплачувати єдиний податок за ставкою 6% або 10 %. Це можливо лише для підпри­ємств, в яких річний обсяг реалізації не перевищує 1 000 000 грн, кількість працю­ючих — до 50 чол., внесок засновника—юридичної особи — до 25 %. При цьому вони зобов'язані вести облік за однією з вибраних форм.

Спрощена форма є найоптимальнішою при автоматизації обліку.

Автоматизована форма бухгалтерського обліку базується на використанні ЕОМ при обробці облікової інформації, отриманої з первинних документів. Оброб­ка інформації здійснюється з використанням спеціально створених бухгалтерських програм, що окрім можливості обробки облікової інформації мають файли норма­тивно-довідкової інформації та автоматизовану єдину базу облікових даних. Пер­винні документи можуть заповнюватися вручну й інформація з них переноситися на комп'ютер або безпосередньо формуватись на ЕОМ. Кожна програма має свої можливості щодо рівня деталізації та систематизації облікової інформації, які мож­на реалізувати в процесі обробки облікової інформації.

Сьогодні немає єдиної прийнятої схеми форми автоматизованого обліку (ФАО). Форма характеризується в умовах АРМ функціональною завершеністю сукупності робіт інформаційно-технічного характеру, які використовують на ділянках обліку; розосередженістю аналітичного обліку за ділянками з можливістю одночасного ведення на них і синтетичного обліку; інваріантністю алгоритмів, що реалізують прийоми обліку і технологічністю їхнього застосування на ділянках обліку.

Подібність різних варіантів ФАО допомогла виділити їхні типові елементи, які становитимуть основу моделі форми. Саму модель можна подати у вигляді узагальненої схеми, яка відображає інформаційно-технологічні особливості опрацювання облікових даних (рис. 4.6).

У моделі виділено три технологічні рівні:

• первинний (збирання, реєстрації, передачі первинних даних на опрацювання);

• попереднє опрацювання первинних даних і систематизація облікових даних;

• узагальнення облікових даних у балансі, звітності та запитах користувачів.

Технологічні рівні можуть бути сконцентровані в одному АРМ або розподілені в системі АРМ.

Модель реалізується в конкретних варіантах форми на основі інтегрованої інформаційної технології. Принциповими моментами такої реалізації є:

• одноразове введення даних - в умовах опрацювання облікової інформації, на комп'ютері обліковий запис перетворюється на облікову фразу, яка призначена для перенесення даних на комп'ютерні носії та їх опрацювання в автоматизованій системі обліку. Облікова фраза складається з таких частин: дати господарської операції; шифрів рахунків, що дебетуються та кредитуються (враховуючи характеристику за аналітичними позиціями); кількості (натуральний вимірник для операцій з товарно-матеріальними цінностями); суми в іноземній валюті та курсу валюти (для операцій з іноземною валютою); суми господарської операції (документа); назви та номера первинного документа; короткого змісту господарської операції;

• мінімальне введення даних - максимальне виведення результатної інформації. Наприклад, згідно з найменуванням (коду) матеріальних цінностей комп'ютер проставляє їхні ціни та обчислює загальну суму;

• один журнал хронологічного запису - багато регістрів систематичного запису. За умови ретельного складання облікової фрази формується єдиний електронний обліковий регістр – журнал господарських операцій, хоча більшість програм для автоматизації бухгалтерського обліку дають змогу переглядати інформацію у вигляді журналів-ордерів, відомостей, тощо;

• один рахунок синтетичний - багато рахунків аналітичних. Номенклатура рахунків аналітичного обліку та їхня ієрархія технічно необмежені;

• оперативність опрацювання інформації дає змогу використовувати дані бухгалтерського обліку для вирішення оперативних управлінських задач;

• звітна інформація виводиться у визначений термін, а робоча (довідки, звіти для управлінців) у будь-який момент може бути одержана за запитом - дані для цих документів одержують шляхом вибірки з Журналу операцій за певними алгоритмами.

Найбільша кількість помилок в обліку при "паперовій" технології виникає на етапі перенесення даних з одного облікового регістру до іншого, а також під час складання різноманітних довідок і звітів. Застосування автоматизованого обліку дає змогу повністю позбутися помилок такого типу, При автоматизованих формах більшість облікових регістрів формується автоматично і ризик помилки при перенесенні даних між регістрами обліку дорівнює нулю. Ще однією важливою рисою ФАО є велика кількість звітів, які можуть бути сформовані. Вартість складання спеціалізованих звітів для потреб управління в комп'ютеризованих системах

Рис.4.6. Модель форми автоматизованого обліку

досить низька. Тому можна отримувати значну кількість різних звітів, призначених для задоволення інформаційних звітів, для задоволення інформаційних потреб конкретних управлінців.

В умовах інтеграції облікового процесу з контрольним і аналітичним необхідним є включення в модель ФАО бази знань, яка інтелектуалізуватиме ці процеси на всіх технологічних рівнях. На первинному рівні реєстрація первинної інформації відбуватиметься на основі аналітично обґрунтованої доцільності та проконтрольованої законності проведення господарських операцій з отриманням детального інформаційного зрізу ситуації в конкретний момент часу. Реєстрація, що відбувається у формі автоматизованого документування на основі інтеграції першого і другого технологічних рівнів з використанням бази знань, дає змогу неперервно простежувати господарські процеси (ситуації), формувати репрезентативну актуальну інформацію для автоматизованої систематизації первинних даних на бухгалтерських рахунках.

Автоматизоване визначення кореспонденції рахунків у складних господарських операціях передбачає використання знань її інформаційної фактографічної характеристики, а також оцінки її наслідків чи можливого впливу (зміни) на її результати у майбутньому з метою справдження очікувань щодо надходження економічних вигод або запобігання необгрунтованих втрат. Отримати таку оцінку можна використовуючи спеціальні методи прогнозного аналізу при попередньому опрацюванні первинних даних при опрацюванні систематизованих даних.

Бухгалтер-управлінець повинен нарощувати (збагачувати) свої знання новими, вищого порядку (метазнаннями) для ефективного реагування на ситуації, які виникають. Інформаційна система обліку в цілому повинна забезпечувати автоматизоване управління процесуальною діяльністю бухгалтера. В умовах використання АРМ таке управління передбачатиме поєднання автоматизованого організаційно-технічного супроводження та інструктивно-методичної підтримки усіх функціональних процесів.