Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
В.Г._Гуляев-Организация_туристской_деятельности...doc
Скачиваний:
0
Добавлен:
01.03.2025
Размер:
1.37 Mб
Скачать

22. Деловая переписка в туристском бизнесе

В связи с быстро развивающимися внешнеэкономическими связями России, а также прямыми контактами туристских фирм с их зарубежными партнерами - деловая переписка занимает важное значение в туристском бизнесе.

Такие контакты предъявляют жесткие требования к соблюдению этических норм ведения бизнеса во всех его формах, принятых за рубежом. В эти нормы входят и правила деловой переписки, соблюдение которых поможет представить деятельность фирмы в выгодном свете, избежать недоразумений, наладить взаимопонимание и, в конечном итоге, способствовать успеху дела.

Если коммерческая служба, туроператоры, турагенты и сами руководители не владеют искусством деловой переписки, то появляется возможность неоднозначного толкования письма, что в ряде случаев приводит к дополнительной переписке и формированию отрицательного имиджа туристской фирмы.

22.1 Роль и место почтового отправления

в предпринимательской деятельности.

Наряду с другими современными видами связи -письмо не утратило свою роль во взаимоотношениях людей и организаций. Оно до сих пор остается наиболее распространенным видом деловой связи. Проигрывая перед остальными видами (телекс, факс, телефон, связь через компьютерную сеть и др.) в скорости доставки информации, оно выгодно отличается от них варьируемостью объема, представительностью, дешевизной, полнотой изложения и т.д.

Деловое письмо незаменимо в рекламной деятельности при рассылке коммерческих предложений; только оно поможет создать благоприятное впечатление о руководителе, о его профессиональной подготовке, а также о самой фирме, при первых безличных контактах с зарубежными партнерами.

Юридически правильно оформленное, написанное хорошим языком, на фирменном бланке, однозначное по смыслу - деловое письмо отличный помощник в туристском бизнесе.

В последние десятилетия основным языком международного делового общения стал английский. Письмо на английском будет понято потенциальными адресатами в любой точке земного шара. Поэтому все примеры переписки, образцы, техника составления писем представлены ниже на английском языке. Необходимо, однако, иметь в виду существенные различия в оформлении и языке писем, направляемых в Европу, США и другие страны, о чем будет сказано ниже.

22.2 Некоторые правила составления деловых писем.

Правила составления деловых писем зависят от целого ряда факторов и моментов, к числу которых относятся:

вид письма (сопроводительное, письмо-заказ, выставление счета, ответ на запрос партнера, извинение и т.д.);

предполагается ли ответ(существуют ситуации, в которых ответ может не предполагаться, например, в прямой рекламной рассылке);

будет ли содержание письма однозначно понятно адресатом, не оставит ли оно каких-либо неясностей касательно вопроса переписки?

уверен ли отправитель, что письмо придет в срок? (если нет, следует воспользоваться телексом или телефаксом).

Следует ясно представлять себе о чем писать, как аргументировать, какой цели добиваться. При этом необходимо убедиться, что именно направление письма является наиболее эффективным способом разрешения вопроса. Содержание письма нужно излагать в такой логической последовательности, которая в сочетании с краткостью и убедительностью привело бы читающего к мысли о необходимости должным образом решить затронутый вопрос.

Деловое письмо должно быть корректным: сочетание тщательно отработанной лексики и простоты изложения обеспечит его убедительность и позволит избежать излишней переписки. Следует избегать неточностей, двусмысленности, профессионализмов и ненужных

сокращений, так как это может привести к необходимости последующих уточнений.

Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже мелкое несоблюдение правил может сделать его дефектным с юридической точки зрения. Это особенно важно, если принять во внимание, что за рубежом не принято ставить печать на коммерческие документы, достаточно одной подписи уполномоченного лица даже на заказах, отчетах и гарантийных письмах. Излишне напоминать, что все данные и факты должны быть тщательно проверены.