10.3. Учет материалов на складе и в бухгалтерии.

Учет материалов в местах хранения (на складах и кладовых) зависит от организации их хранения. Хранение и расходование материалов может быть организовано по сортам (номенклатурным номерам) или по партиям. В соответствии с выбранным способом хранения материалов организуется их складской и бухгалтерский учет – сортовой или партионный.

Наиболее рациональным методом учета материалов является оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод. Он предполагает ведение только складского учета материалов по сортам или (и) партиям с последующим использованием его данных для целей бухгалтерского учета.

При этом методе учета информация о наличии и движении материалов по складу проверяется бухгалтером и применяется затем для управления и обобщении. Для ведения складского учета материалов на каждый его номенклатурный номер или партию открывается карточка складского учета материалов. Она регистрируется бухгалтером в специальном реестре и под расписку передается заведующему материальным складом.

По мере поступления материалов на склад кладовщик выписывает «Приходный ордер» и регистрирует их приход в карточке складского учета материалов в графе «Приход». На основании расходных документов кладовщик отражает в карточке расход материала. После каждой записи в карточке выводится остаток материалов по количеству.

Материально ответственное лицо в установленные графиком документооборота сроки сдает в бухгалтерию первичные приходные и расходные документы, подтверждающие движение материалов. Для этого он составляет реестр сдачи документов на приход и расход материалов с указанием количества документов, их номеров и групп материалов, к которым они относятся.

Бухгалтер материального отдела проверяет правильность произведенных кладовщиков записей в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на карточках. По состоянию на первое число каждого месяца кладовщик переносит количественные остатки из карточек складского учета в «Ведомость учета остатков материалов». Эта ведомость открывается бухгалтерией на год по каждому складу. Хранится в бухгалтерии и выдается кладовщику за день до окончания месяца.

При автоматизации выписка приходных и расходных документов по движению материалов (создания АРМ-склад) данные о движении материалов, их остатках формируются в виде машинограмм.

Существует несколько способов ведения аналитического учета материалов в бухгалтерии: сортовой, учет по номенклатурным номерам и оперативно–бухгалтерский (сальдовый).

При сортовом способе на каждый вид и сорт материалов бухгалтерия открывает карточки количественно-суммового учета, в которых на основании первичных документов отражается приход и расход материалов по количеству и сумме. По окончании месяца и на дату инвентаризации в карточках подсчитывают итоги по приходу и расходу за месяц и определяют остатки материалов. По этим данным составляют оборотные ведомости аналитического учета материалов по материально ответственным лицам. Итоговые данные по оборотным ведомостям аналитического количественно-суммового учета должны совпадать с оборотами и остатками ценностей по соответствующим центрам материальной ответственности (материально ответственным лицам).

При учете материалов по номенклатурным номерам первичные документы поступают в бухгалтерию. Данные из первичных документов записывают в карточки материалов, открываемые на каждый их номенклатурный номер. Номенклатурный номер открывается на каждое наименование материалов с учетом их цены, сорта, размера. В конце месяца в карточках подсчитывают итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материала и записывают их в оборотные ведомости количественно-суммового учета, составляемые по каждому складу (центру ответственности).

При оперативно-бухгалтерском (сальдовом) методе учета материалов работник бухгалтерии не реже одного раза в неделю проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью в проверенных карточках. В конце месяца заведующий складом переносит количественные данные об остатках на первое число по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек учета материалов в Ведомость учета остатков материалов (сальдовую ведомость).

В бухгалтерии остатки материалов оцениваются по учетным ценам и выводятся соответствующие суммы остатков на первое число. При наличии большого числа складов (кладовых) и когда номенклатура материалов небольшая, вместо ведомости остатков материалов могут использоваться месячные отчеты о движении ценностей по складу, представляемые материально ответственными лицами в бухгалтерию вместе с приложенными первичными документами.

Основным регистром учета движения материалов по материально ответственным лицам является ведомость «Движение материальных ценностей (в денежном выражении)». Данная ведомость позволяет осуществлять контроль сохранности материалов по местам их хранения, отражает поступление и остатки материалов в разрезе групп материалов (по учетным ценам и фактической себестоимости). Ведомость заполняется на основании реестров сданных документов по движению материалов и производственных отчетов цехов.

При использовании компьютеров все необходимые регистры (оборотные ведомости, ведомости остатков и др.) составляются в виде специальных машинограмм.

Для бухгалтерского учета материалов применяют счет 10 «Материалы». Счет активный, для учета краткосрочных материальных активов, инвентарный. На этом счете учитывают сырье, основные и вспомогательные материалы, комплектующие изделия, конструкции и детали, запасные части, тару и тарные материалы, все виды топлива и горюче–смазочных материалов, удобрения, ядохимикаты, семена, корма, посадочный материал, строительные материалы и конструкции и другие материальные ценности для производственных нужд. Для учета каждого вида производственных запасов планом счетов бухгалтерского учета предусмотрен соответствующий субсчет. К счету 10 «Материалы» могут также открываться субсчета второго порядка для учета каждой группы материальных ценностей. Материальные ценности на этом счете могут учитываться по учетным ценам. Однако в бухгалтерском балансе они отражаются по фактической себестоимости их приобретения (заготовления), которая складывается из стоимости материалов по покупным ценам и расходов по их заготовке и доставке в организацию.

Отражение фактически произведенных расходов на приобретение материалов на счетах бухгалтерского учета производится по одному из следующих вариантов:

• с использованием счета 10 "Материалы";

• с использованием счетов 10 "Материалы" и 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей". При этом на счете 10 "Материалы" строительные материалы учитываются по учетной цене. Разница между фактической себестоимостью приобретаемых материальных ценностей и их стоимостью по учетным ценам отражается на счете 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей";

• с использованием счетов 15 «Заготовление и приобретение материалов», 10 "Материалы" и 16 "Отклонение в стоимости материалов".

Организации, учитывающие материалы по счету 10 "Материалы" по учетным ценам, закрепляют (оговаривают) в учетной политике порядок определения (установления, формирования) учетных цен. В качестве учетной цены может применяться цена поставщика (покупная цена).

В случае использования счетов 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" и 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей" на основании поступивших в организацию сопроводительных документов делается запись по дебету счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" и кредиту счетов 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и других счетов по фактической себестоимости материалов.

Если материалы находятся в пути, в процессе таможенного оформления или в процессе приемки по количеству и качеству, то их фактическая себестоимость в бухгалтерском учете отражается по дебету счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" и кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Оприходование фактически поступивших в организацию материалов, в том числе после завершения таможенного оформления, приемки по количеству и качеству, отражается записью по дебету счета 10 "Материалы" и кредиту счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" по учетным ценам. Сумма разницы между фактической себестоимостью материалов и их стоимостью по учетным ценам списывается с кредита (дебета) счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" в дебет (кредит) счета 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей".

Если организацией не используются счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" и (или) 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей", принятие к бухгалтерскому учету материалов отражается записью по дебету счета 10 "Материалы" и кредиту счетов 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и других счетов.

Стоимость материалов, полученных от собственника имущества (учредителей, участников) в счет вклада в уставный фонд организации в бухгалтерском учете отражается по дебету счета 10 "Материалы" и кредиту счета 75 "Расчеты с учредителями".

Стоимость материалов, полученных организацией безвозмездно, в бухгалтерском учете отражается по дебету счета 10 "Материалы" и кредиту счета 98 "Доходы будущих периодов". Суммы, учтенные на счете 98 "Доходы будущих периодов", списываются с этого счета в кредит счетов учета финансовых результатов по мере списания стоимости материалов на счета учета затрат на производство, расходов на реализацию.

Со склада материалы отпускаются в производство, реализуются на сторону, списываются при возникновении недостач и потерь и т. п. При использовании материалов для производственных целей их списание отражают по кредиту счета 10 «Материалы» в корреспонденции со счетами учета затрат на производство. При продаже, списании потерь и в иных случаях стоимость выбывших материалов списывается в дебет счета 90 «Доходы и расходы от текущей деятельности».

Корреспонденция счетов по учету движения материалов приведена в табл. 10.1.

Таблица 10.1

Корреспонденция счетов по учету движения материалов

Содержание операций	Корреспонденция счетов
	дебет	кредит
Учет поступления материалов
Приняты к учету материальные ценности по покупным ценам (по отпускным ценам без налога на добавленную стоимость)	15	60
Учтены расходы по приобретению материалов (без налога на добавленную стоимость)	15	60,71,76
Отражается налог на добавленную стоимость по приобретенным материалам	18	60,76
Приняты к учету материалы, произведенные вспомогательным производством (по себестоимости)	15	23
Приняты к учету материалы, оплаченные из подотчетных сумм (по закупочным ценам)	15	71
Оприходованы поступившие материалы на склад (по учетным ценам склада)	10	15
Списано отклонение фактической себестоимости материалов от их стоимости по учетным ценам (положительное)	16	15
Списано отклонение фактической себестоимости материалов от их стоимости по учетным ценам (отрицательное)	15	16
Приняты к учету материалы, приобретенные через подотчетных лиц	10	71

Окончание таблицы 10.1

Содержание операций	Корреспонденция счетов
	дебет	кредит
Приняты к учету материалы, оприходованные как неисправимый брак	10	28
Приняты к учету материалы, внесенные учредителями в счет вкладов в уставный фонд	10	75
Оприходованы излишки материальных ценностей, выявленные при инвентаризации	10	90
Приняты к учету поступившие материалы от других материально ответственных лиц своей организации или из переработки	10	10
Предъявлена претензия поставщику (транспортной организации) на сумму недостачи (порчи) материалов (по отпускным ценам поставщика с налогом на добавленную стоимость)	76	60
Выявлена при приемке материалов недостача (порча) ценностей по вине материально ответственного лица, сопровождавшего ценности (по отпускным ценам без налога на добавленную стоимость)	94	60
Отнесена на виновное лицо выявленная при приемке недостача (порча) материалов: сумма недостачи материалов по отпускным ценам поставщика без налога на добавленную стоимость	73	94
Учет отпуска производственных запасов
Списаны материалы (по фактической стоимости) израсходованные на: производство строительных работ производство продукции общепроизводственные цели общехозяйственные нужды нужды объектов социальной сферы исправление производственного брака	08 20, 23 25 26 29 28	10, 16 10, 16 10, 16 10, 16 10, 16 10
Списаны материалы, израсходованные на исправление производственного брака	28	10
Списана фактическая себестоимость реализованных материалов	90	10, 16
Списана недостача (порча) ценностей, выявленная по время инвентаризации	94	10

Аналитический учет материалов ведется по местам хранения материалов (материально ответственным лицам) и номенклатурным номерам, т. е. по наименованиям (видам, сортам, размерам и т. д.).

Для учета отклонений в стоимости материалов предназначен счет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». Счет предназначен для обобщения информации о разнице в стоимости приобретенных материальных ценностей, исчисленной в фактической себестоимости приобретения и учетных ценах, а также о данных, характеризующих суммовые разницы. Названный счет применяется организациями, ведущими учет материальных ценностей в учетных ценах.

Ежемесячно в бухгалтерии организации распределяют сумму отклонений, представляющих собой разницу между фактической себестоимостью материалов и стоимостью их по учетной цене между израсходованными и оставшимися на складе материалами, пропорционально стоимости материалов по учетным ценам. Основанием для расчетов служат данные ведомости «Движение материальных ценностей». С этой целью определяют процент отклонений, а затем умножают его на стоимость израсходованных материалов и оставшихся на складе.

Процент отклонений определяют по формуле:

% откл. = ∑ откл.н + ∑ откл.п : О¹ + П¹, (3)

где, ∑ откл.н – сумма отклонений на начало месяца; ∑ откл.п – сумма отклонений по поступившим материалам за месяц; О¹ - стоимость материалов на начало месяца по учетной цене; П¹ - стоимость поступивших в течение месяца материалов по учетной цене.

Рассчитанные по среднему проценту отклонения списываются по направлениям расхода производственных запасов. По расчету положительные отклонения на выбывшие и израсходованные ценности списываются в дебет счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные затраты», 26 «Общехозяйственные затраты» и кредиту счета 16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей». Если отклонения отрицательные, то они списываются такими же проводками, но методом красного сторно.

Таким образом, с учетом списанных отклонений производственные запасы списываются по направлениям их расхода по фактической их стоимости. Аналитический учет по счету 16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей» ведется по группам производственных запасов с приблизительно одинаковым уровнем этих отклонений.