8.3. Расчеты с подотчетными лицами.

В процессе хозяйственной деятельности у организации возникают случаи, когда невозможно произвести оплату безналичным путем (расходы на хозяйственные нужды, командировочные расходы). В этом случае работникам из кассы выдаются под отчет наличные деньги (авансы). В силу этого возникают расчетные взаимоотношения с работниками списочного состава, получившими денежный аванс на предстоящие расходы.

Выдача денежных средств под отчет на хозяйственные нужды осуществляется в размерах и на срок, определяемый руководителем, при наличии письменного разрешению банка. Выдача денег под отчет на командировочные расходы производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на оплату стоимости проезда к месту командировки и обратно, суточных, расходов по найму жилья и некоторых других расходов по установленным нормам. Время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении. Суточные исчисляются по фактическому числу дней командировки.

Подотчетные лица не позднее трех дней после выполнения задания обязаны представить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных подотчетных суммах с приложением документов, подтверждающих расход денег. После сдачи отчета лицо, получившее деньги в подотчет, возвращает неизрасходованную сумму или получает из кассы перерасход средств. Невозвращенный до конца месяца остаток неиспользованного аванса, как правило, удерживается из заработной платы подотчетного лица и подлежит обложению подоходным налогом.

Выдача новых авансов одному и тому же работнику может быть осуществлена только после предоставления отчета и расчетов по ранее выданным авансам. Расходовать подотчетные суммы может только то лицо, которому они были выданы и на те цели, для которых они были выданы.

Командировочные расходы производственного назначения включаются в себестоимость продукции, работ, услуг или в расходы на реализацию по нормам, установленным законодательством Республики Беларусь. В исключительных случаях командировочные расходы оплачиваются сверх установленных норм по решению руководителя и списываются на увеличение внереализационных расходов организации.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведут на счете 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. По дебету этого счета отражается дебиторская задолженность подотчетного лица перед организацией по выданному авансу, а по кредиту – ее списание на основании оправдательных документов. Счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами” активно-пассивный. Дебетовое сальдо показывает сумму дебиторской задолженности по выданному авансу, а кредитовое сальдо – сумму кредиторской задолженности перед подотчетными лицами в случае перерасхода выданного аванса.

Методика учета расчетов организации с подотчетными лицами на счетах бухгалтерского учета приведены в таблице 8.3.

Аналитический учет по счету 71 “Расчеты с подотчетными лицами” ведутся по каждому работнику, получившему деньги в подотчет на основании кассовых отчетов и приложенных к ним расходных кассовых ордеров, а так же авансовых отчетов.

Таблица 8.3.

Корреспонденция счетов бухгалтерского учета по расчетам с подотчетными лицами

Содержание операции	Корреспонденция счетов
	дебет	кредит
Выданы деньги в подотчет (возмещение перерасхода подотчетных сумм)	71	50
Приобретены товарно-материальные ценности с оплатой из подотчетных сумм	10, 41,18	71
Списаны по нормам расходы на служебные командировки	25, 26, 44	71
Списаны командировочные расходов сверх установленных норм за счет средств организации	90/8	71
Возвращены неиспользованные подотчетные суммы	50, 70	71
Списаны неиспользованные подотчетные суммы	94	71
Удержаны неиспользованные подотчетные суммы из заработной платы подотчетного лица	70	94