7.5. Документация и учет движения денежных средств в кассе.

Порядок организации кассового хозяйства и осуществление кассовых операций определен Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29 марта 2011 г. N 107.

Денежные средства – это наличные, находящиеся в кассе организации, как в белорусских рублях, так и в иностранной валюте.

Касса – помещение или место приема, выдачи, хранения наличных денег, кассовых документов.

Кассовые операции осуществляет кассир. Он является должностным лицом, с которым заключается договор о полной материальной ответственности за сохранность всех принятых им денежных средств.

Кассовые операции – операции юридических лиц, подразделений, индивидуальных предпринимателей, частных нотариусов между собой, с банком и (или) с физическими лицами, которые связаны с приемом в кассу и (или) выдачей из кассы наличных денег с отражением этих операций в соответствующих книгах учета, а также хранение наличных денег.

Выручка сдается в банк в полном размере за вычетом предполагаемых расходов в этот день (оплата труда, выплата стипендий, пенсий, дивидендов, пособий, алиментов, осуществление расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями, выплата дохода индивидуального предпринимателя, частного нотариуса и др.).

Срок и порядок сдачи выручки устанавливается решением руководителя юридического лица, что отражается в приказе руководителя, оформленного в письменном виде.

Поступление наличных денег в кассу может происходить:

• с расчетного (валютного) счета в банке;

• в виде выручки за реализованные товары (продукцию) работы, услуги;

• в порядке возврата неиспользованных подотчетных сумм;

• путем погашения в кассу материального ущерба, ссуд работниками организации и т.п.

Оприходование денег оформляется приходным кассовым ордером (форма № КО-1) с типографским номером или другими приходными документами, предусмотренными законодательством. Приходные кассовые ордера являются бланками строгой отчетности и об их использовании организация отчитывается перед инспекцией Министерства по налогам и сборам.

Приходный кассовый ордер состоит из корешка приходного кассового ордера и квитанции к нему. Он выписывается работником бухгалтерии в одном экземпляре и подписывается главным бухгалтером или уполномоченным на это лицом. Вторая часть приходного кассового ордера – квитанция, является его отрывной частью и служит оправдательным документом для лица, внесшего наличные деньги в кассу. Она также подписывается главным бухгалтером или уполномоченным на это лицом, заверяется печатью организации. Квитанция к приходному кассовому ордеру выдается лицу, сдавшему в кассу денежные средства, а корешок приходного кассового ордера, погашенный штампом “получено”, прилагается к кассовому отчету кассира.

Из кассы денежные средства могут выдаваться:

• на выплату заработной платы;

• в подотчет на хозяйственные нужды и командировочные расходы;

• на выдачу ссуд; на проведение компенсационных выплат и на другие цели.

Выдача наличных денег из касс производится:

• по расходному кассовому ордеру формы КО-2,

• по платежной ведомости с приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости (ведомостям) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

На общую сумму выданных наличных денег по нескольким платежным ведомостям допускается составление одного расходного кассового ордера, дата и номер которого проставляются на каждой платежной ведомости.

При выдаче наличных денег по платежной ведомости получатели предъявляют документы, удостоверяющие их личность, и расписываются за получение денег в соответствующей графе платежной ведомости.

В графе напротив фамилии, собственного имени, отчества (при его наличии) получателя средств цифрами проставляется сумма причитающихся к получению наличных денег.

Выдача наличных денег лицам, не состоящим в штате юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной платежной ведомости с составлением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости (ведомостям).

Выдачу наличных денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере, платежной ведомости, других документах, предусмотренных законодательством, либо лицу, указанному в доверенности, при предъявлении документов.

В случае выдачи наличных денег по доверенности в тексте расходного кассового ордера после фамилии, собственного имени, отчества получателя наличных денег бухгалтером, индивидуальным предпринимателем учиняется запись "По доверенности", указываются фамилия, собственное имя, отчество (при его наличии) лица, которому доверено получение наличных денег.

Если выдача наличных денег производится по платежной ведомости, перед подписью получателя наличных денег кассир учиняет запись "По доверенности".

В случае, если доверенность выдана на разовое получение наличных денег, она прилагается к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости.

В случае если доверенность выдана на получение наличных денег в течение определенного времени, ее копия, удостоверенная в установленном законодательством порядке, хранится у юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса.

Разовые выдачи наличных денег на оплату труда, выплату алиментов, под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, и другие выдачи отдельным лицам производятся по расходным кассовым ордерам.

Выдача нескольким лицам наличных денег на оплату труда, выплату алиментов, под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, и другие выдачи производятся кассиром по платежным ведомостям.

На титульном (заглавном) листе платежной ведомости учиняется разрешительная надпись о выдаче наличных денег за подписями руководителя и главного бухгалтера юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя или лиц, ими уполномоченных, с указанием сроков выдачи и суммы наличных денег прописью.

Документы на выдачу денежных средств должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером или уполномоченным на это лицом.

Движение иностранной валюты в кассе оформляется приходными кассовыми ордерами (форма № КО-1В) и расходными кассовыми ордерами (форма № КО-2В). Они выписываются в рублевом эквиваленте, но с обязательным указанием прописью и цифрами суммы и наименования иностранной валюты по номиналу.

Кассовые ордера заполняются и регистрируются в бухгалтерии в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров установленных форм и затем передаются в кассу.

В кассовых документах помарки, подчистки и никакие исправления не допускаются.

Операции с наличными деньгами в кассе находят свое отражение в кассовой, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество пронумерованных в ней листов указывается на опечатке, заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации и скрепляется печатью. Записи в кассовую книгу осуществляет кассир через копировальную бумагу на основании приходных, расходных кассовых ордеров или других приходных и расходных документов. Ежедневно кассир подсчитывает в кассовом отчете приход и расход денег за день и выводит остаток их в кассе на конец отчетной даты (конец дня).

Кассовая книга является как регистром хронологической регистрации операций с денежными средствами, так и отчетом. Экземпляр записей в кассовую книгу, составленный под копировальную бумагу, является отрывным и служит отчетом кассира. Отчет вместе с оправдательными документами сдается в бухгалтерию для проверки, утверждения и проставления корреспонденции счетов.

Кассовую книгу вправе не вести юридические лица, применяющие упрощенную систему налогообложения в соответствии с законодательством и ведущие учет в книге учета доходов и расходов.

Бухгалтерский учет денежных средств в кассе осуществляется на активном счете 50 “Касса”, к которому могут быть открыты следующие субсчета: 50-1 “Касса организации” - для отражения операций с наличными белорусскими рублями; 50-2 “Валютная касса” - для отражения операций с наличной иностранной валютой.

Счет 50 “Касса” является основным, инвентарным, активным. Он предназначен для обобщения учетных данных о движении наличных денежных средств. По дебету счета 50 “Касса” показываются поступление денежных средств (денежных документов), а по кредиту – выбытие денег (денежных документов) из кассы. Методика учета операций кассы приведена в таблице 7.2.

Таблица 7.2

Корреспонденция счетов бухгалтерского учета денежных средств в кассе

Содержание операции	Корреспонденция счетов
	дебет	кредит
Получены денежные средства с расчетного (валютного) счета	50	51, 52
Поступила выручка от реализации населению: – товаров, работ, услуг и прочих активов	50	90
– основных средств	50	91
Возвращены неиспользованные подотчетные суммы	50	71
Погашена задолженность по товарам, проданным в кредит, недостачам, хищениям	50	76, 73
Внесены денежные взносы в уставный фонд	50	75
Приняты проценты за товары, проданные в кредит	50	91
Отражается положительная курсовая разница при переоценке валюты	50	98
Сданы денежные средства для зачисления на счета в банке	51, 52	50
Сдана выручка в кассу почтового отделения, инкассатору, в вечернюю кассу банка в последний день месяца	57	50
Выплачена заработная плата и пособия работникам организации	70	50
Выданы подотчетные суммы работникам на определенные цели	71	50
Отражается отрицательная курсовая разница при переоценке валюты	98	50

Аналитический учет денежных средств в кассе ведется по материально ответственным лицам (кассирам). Основанием для учета денежных средств является отчет кассира с приложенными первичными документами.