5.1. Первичное наблюдение в учете

Цель наблюдения как важного элемента метода бухгалтерского учета – убедиться в появлении объекта учета или его изменении и зафиксировать эти факты. Первичное наблюдение представляет собой информационное обеспечение бухгалтерского учета. Оно направлено на регистрацию фактов хозяйственной деятельности.

Существует два приема первичного наблюдения – документация и инвентаризация.

Документация – это отражение изменения средств и их источников под влиянием хозяйственных операций на информационных носителях.

Для ведения наблюдения все имущество организации передается на ответственное хранение и целевое использование материально ответственным лицам, которые должны отражать любое движение вверенных им ценностей в первичных документах. Движение ценностей и его результат отражаются в первичном документе, как правило, в натуральных или трудовых измерителях. Таким образом, наблюдение за фактами движения и изменения имущества предприятия и отражение их в первичных документах называют первичным учетом.

Однако текущее наблюдение за объектами учета и их изменениями с помощью документации не всегда может дать полную и достоверную информацию о состоянии имущества организации, так как оно не в состоянии выявить такие факты хозяйственной жизни, как недостачи материальных ценностей, потери от стихийных бедствий и т.д. Поэтому для контроля точности текущего учета используют второй метод первичного наблюдения – инвентаризацию.

Инвентаризация – это проверка и документальное отражение фактического наличия материальных ценностей, и выявление его отклонений от учетных данных.

5.2. Документация, ее сущность и значение

Особенностью бухучета является то, что все хозяйственные операции оформляются документами. Документ – письменное свидетельство, являющееся подтверждением права совершения хозяйственной операции, ее законченности и целесообразности.

Документированию подлежат все хозяйственные операции в момент их совершения.

Первичный документ – бухгалтерский документ, составляемый в момент совершения операции, первое свидетельство происшедшего факта. Документ подтверждает юридическую силу произведенной хозяйственной операции, устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хозяйственные операции.

Условно документ можно разделить на части, основными из которых являются: заголовочная, содержательная, оформляющая. В каждой из частей документа отражаются соответствующие реквизиты.

Реквизиты (лат. requisitum — нужное, требуемое, необходимое)— это отдельные показатели (сведения), отражаемые в документе и имеющие самостоятельное значение. Каждый документ имеет так назы­ваемые специальные реквизиты, основное назначение которых - индиви­дуализация хозяйственных операций.

Главный реквизит заголовочной части - это название документа (приходный кассовый ордер, лимитно-заборная карта и др.), которое печатается на бланке.

Содержательная часть документа бывает табличной или текстовой. К табличной относятся реквизиты-признаки и реквизиты-основания. Реквизиты-признаки включают заголовки таблиц, граф и строк и предназначены для характеристик описываемого объекта. Реквизиты-основания предназначены для количественной характеристики объекта учета. Графы таблиц нумеруются. В содержательной части отражается сущность документа.

В оформляющей части документа отражается дата составления документа, утверждения, согласования, визы, наименование должностных лиц, подписавших документы, личные подписи и их расшифровка, при необходимости печать. Предусматривается место для записи основания исправления ошибок, допущенных при заполнении документа.

Указом Президента Республики Беларусь от 15.03.2011 № 114 «О некоторых вопросах применения первичных учетных документов» установлено, что первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа, дату его составления;

• наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя;

• содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях (или в стоимостных показателях);

• должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

В документах могут приводиться и ряд других сведений, отражающих специфику операции или способа обработки данных.

Первичные документы являются основой информационной системы организации и выполняют следующие функции (рисунок 5.1).

В работе организации документация имеет высокое значение:

• служит средством обоснования учетных записей;

• имеет большое оперативное значение. Бухгалтерские документы используются для передачи распоряжений от распорядителей к исполнителям, т.е. применяются для руководства и управления хозяйственной деятельностью.

Функции документов

Фиксация данных о совершенных операциях

Первичный контроль за совершением операций

Передача, отбор и группировка данных о операциях

Хранение данных о совершенных операциях

Рисунок 5.1 Основные функции документов

• выполняют контрольную функцию, т.е. посредством документации контролируется правильность совершенных операций, устанавливаются причины тех или иных хозяйственных нарушений, особую роль играет документация в борьбе за сохранность собственности. Документация позволяет вскрывать случаи хищения собственности и разного рода злоупотреблений, а нередко и предупреждать их.

• правовое (юридическое) значение документации. Подтверждая правильность зарегистрированных в учете фактов, документы являются неопровержимым доказательством при спорах, возникающих между данной организацией и другими органами и лицами. Их используют органы суда и арбитража при решении вопросов о различных претензиях, проверках полноты выполнения договоров и других обязательств.

• выполняют аналитическую функцию, т.е. ведется текущий анализ выполняемой работы

Юридическая доказательность и значение бухгалтерских документов обеспечиваются соблюдением требований к регистрации в них данных. К основным требованиям относятся:

• своевременное отражение всех учитываемых объектов;

• полнота зафиксированных данных о хозяйственных операциях;

• простота регистрации и обработки первичной информации;

• правильное оформление документации;

• рациональная организация документооборота;

• приспособленность документов к ее последующей обработке;

• сохранение документов в течении установленных сроков.

Характер хозяйственных операций, совершаемых органи­зациями, разнообразен, поэтому содержание и форма первич­ных документов, применяемых для оформления различных операций, неодинаковы.

Во исполнение Указа Президента РБ от 15.03.2011 № 114 «О некоторых вопросах применения первичных учетных документов» Совет Министров 24 марта 2011 г. принял постановление № 360 «Об утверждении перечня первичных учетных документов», которым предусмотрено лишь восемь форм первичных учетных документов, утверждаемых государством. Вот их перечень:

• товарно-транспортная накладная;

• товарная накладная;

• приходный кассовый ордер;

• расходный кассовый ордер;

• акт о приеме-передаче основных средств;

• акт о приеме-передаче нематериальных активов;

• акт сдачи-приемки выполненных строительных и иных специальных монтажных работ;

• акт о передаче не завершенного строительством объекта;

• акт о передаче затрат, произведенных при создании объекта инженерной и (или) транспортной инфраструктуры.

Иные формы первичных учетных документов субъекты предпринимательской деятельности будут разрабатывать самостоятельно.

Вместе с тем министерствами и ведомствами утверждены иные формы первичных учетных документов, но эти формы носят не обязательный, а рекомендательный характер.

Все документы составляются бухгалтерскими работниками или работниками других подразделений.

Хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом (отсутствуют обязательные реквизиты и не соблюдены другие требования), как правовое и экономическое событие места не имеет. Поэтому существует правило – «нет документа - нет бухгалтерской записи».