4.1.2. Создание бд и таблиц в ms Access

Физическая реализация таблиц БД осуществляется в полном соответствии с разработанной в предыдущем разделе их структурой.

Сначала создаем БД (базу данных):

• ПУСК Программы Microsoft Office Microsoft Access

• Создать файл На моём компьютере Новая база данных

• Щёлкнули Ok

• Указали имя каталога Рефераты

• Указали имя файла Реферат_по_Информатике

• Щёлкнули Создать.

Для реализации таблиц:

• Открываем вкладку "Таблицы";

• Щелкаем "Создать";

• Выбираем "Конструктор" и [Ok]

В открывшемся окне поочередно в соответствии с табл.4.1:

В верхней части:

• Заполняем "Имя поля";

• Выбираем "Тип данных";

В нижней части:

• Указываем "Размер поля" (см.табл.4.1.);

• Удаляем "0" в строке "Значение по умолчанию" для числовых полей;

• Иные строки можно оставить без изменения;

После чего переходим к следующему полю.

Завершив создание всех полей таблицы определяем ключевые поля, для чего:

• Выделяем поле (либо группу полей), которое должно быть ключевым и

• Щелкаем по кнопке "Ключевое поле" Панели инструментов.

Затем:

• Закрываем окно "Конструктор таблиц", щелкнув по кнопке [x];

• Щелкаем "Да", - "сохранить изменения макета";

• Задаем имя таблицы - "Изделия" (для примера) и [Ok].

Точно так же создаем все таблицы, разработанные нами ранее. Все таблицы, структура которых представлена в таблице 4.1.

2. Оформление подстановок

При создании таблиц-справочников (Заказчики, Цеха, Склады) процедура подстановки данных из других таблиц не реализуется, поскольку эти таблицы содержат исходную информацию.

При создании подчиненных таблиц необходимо реализовать процедуру подстановки данных из таблиц-справочников, что позволит повысить достоверность ввода данных и упростит работу оператора ПК, обеспечивающего ввод данных (ему не нужно будет держать в перед собой листки с распечатками справочной информации).

В столбце "Таблицы для подстановок" таблицы 4.1. указаны имена таблиц, данные из которых можно использовать для заполнения поля подчиненной таблицы.

Для примера рассмотрим подстановку "Кода ед.измерения" из таблицы "Единицы измерения" в таблицу "Изделия":

• Открываем вкладку "Таблицы";

• Выделяем таблицу "Изделия";

• Щелкаем "Конструктор";

• Щелкаем "Мышью" в столбце тип данных поля "Код един_измерения";

• Открываем список типов данных, щелчком по стрелке;

• Выбираем в списке "Мастер подстановок";

В диалоге с мастером указываем:

• Опцию "Объект – "Столбец подстановки" будет использовать значения из таблицы или запроса;

Щелкаем "Далее";

• Устанавливаем опцию "Таблицы";

• Выделяем таблицу "Единицы измерения" (ту, из которой подставляем);

Щелкаем "Далее";

Из области "Доступные поля"

• щелчками по стрелке переносим в область "Выбранные поля" поле "Код един_измерения" (нужен для подстановки) и поле "Наименование ед_изм_" (облегчает пользователю выбор нужного кода);

Щелкаем "Далее";

Щелкаем "Далее";

• Снимаем опцию "Скрыть ключевой столбец"

• Регулируем, при необходимости, размеры столбцов и

Щелкаем "Далее";

• Просмотрев сообщение и убедившись в его верности

Щелкаем "Далее";

• Просмотрев сообщение и убедившись в его верности

• Щелкаем "Готово".

• Щелкаем "Да" - сохранить таблицу перед созданием связи.

• Щёлкаем [x] "Закрыть" таблицу "Изделия".

Связь установлена, подстановка реализована. Аналогичным образом оформляем, при необходимости, все остальные подстановки. В реферате можно обойтись одной подстановкой.

Каждый раз при выборе полей в диалоге выбираем наряду с подставляемым кодом ряд полей, облегчающий пользователю выбор нужной информации.