3.2.Графическая модель документа

Унификация деловой документации осуществляется на ос­нове стандартной графической модели построения документов. Модель представляет собой конструкционную сетку из пересе­кающихся под прямым углом вертикальных и горизонтальных линий, выполненных с определенным шагом (2,6 мм по гори­зонтали и 4,25 мм по вертикали). Конструкционная сетка по­зволяет по координатам точек пересечения линий определить места размещений информационных элементов (реквизитов), из которых формируется документ (адрес, дата, текст и т.д.)

На основе конструкционной сетки для всего множества документов, используемых в той или иной сфере деятельнос­ти, создается формуляр-образец, предусматриваются зоны раз­мещения информационных элементов документа, называемых в делопроизводстве реквизитами. Конструкционная сетка по­зволяет описывать документ в формализованном виде. Это позволяет анализировать и синтезировать процесс создания документа с использованием современных информационных технологий.

3.3.Требования к построению формуляра- образца документа

Требо­вания к построению формуляра-образца деловых документов изложены в ГОСТе 6.10.5—871.

Согласно этому ГОСТу формуляр-образец устанавливает следующие требования к построению унифицированных форм:

1) формат бумаги;

2) служебные поля;

3) конструкционную сетку;

4) расположение частей и зон;

5) расположение реквизитов. Рассмотрим эти требования подробно:

1. Формат бумаги определяется исходя из состава и сум­марной площади, занимаемой реквизитами документа, кото­рые должны быть рационально размещены на проектируемой форме унифицированного документа. Для унифицированных форм документов применяют бумагу формата A3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148 мм) по ГОСТ 9327-60. В виде исключения для отдельных форм документов, устанавливаемых министерствами (ведомствами)—разработчи­ками унифицированной системы документации, допускается применение других форматов бумаги. Для форматов бумаги ус­танавливаются два варианта расположения: вертикальное и го­ризонтальное. При горизонтальном расположении длинной сто­роны формата к его обозначению добавляется буква L, напри­мер, A4L.

2. Для унифицированных форм документов формуляр-об­разец устанавливает следующие размеры служебных полей, не менее:

— поле подшивки (левое или верхнее) — 20 мм;

— левое (или верхнее, смотря за какой край подшито), нижнее и правое — 10 мм.

2. Формуляр-образец устанавливает определенное количе­ство вертикальных и горизонтальных линий конструкционной сетки в зависимости от формата бумаги (таблица 1).

Таблица 1

Формат	Размер,мм	Количество линий констр.сетки
		вертикальных	горизонтальн.
А3	297х420	103	94
А3L	420х297	150	65
A4	210x297	69	65
A4L	297x210	103	45
A5	148x210	45	45
A5L	210x148	69	30
A6	148x105	46	20

4. Зоны формуляра-образца устанавливают унифицирован­ную структуру документа и размещаются в пределах основных частей формуляра-образца. Основные части формуляра-образ­ца определяются диапазоном используемых горизонтальных линий конструкционной сетки .

Зоны формуляра-образца устанавливают границы распо­ложения определенной номенклатуры реквизитов и обознача­ются координатами верхней левой и нижней правой ячеек кон­струкционной сетки, между которыми ставится знак тире.

В пределах заголовочной части формуляра-образца устанав­ливаются две зоны:

— зона 1 — для размещения реквизитов заголовочной час­ти документа;

• зона 2 — для размещения кодовых обозначений рекви­зитов заголовочной части документа.

Кодовые обозначения могут размещаться в виде столбца таким образом, чтобы каждый код был записан против реквизита, к которому он относится. 5. Унифицированные формы документов должны содержать следующие реквизиты:

1 — наименование формы;

2 — код формы;

3 — наименование организации-составителя документа;

4 — код организации-составителя документа;

5 — дату документа;

6 — постоянные реквизиты документа;

7 — подпись.

Состав дополнительных реквизитов формуляра-образца определяется в нормативных документах, разработанных или согласованных министерствами (ведомствами) — разработчи­ками унифицированных систем документации. В число допол­нительных реквизитов формуляра-образца рекомендуется вклю­чать:

1 — адрес организации-составителя документа;

2 — наименование получателя(лей) документа;

3 — периодичность представления документа и (или) срок его представления;

4 — гриф утверждения формы документа.

Под реквизитом документа следует понимать обязатель­ный информационный элемент оформления официаль­ного документа. ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные сис­темы документации. Унифицированная система организа­ционно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» предусматривает при подготовке и оформлении документов использовать 29 реквизитов вместо 31 по ГОСТ 6.38.90.

Описание реквизитов и схемы расположения их подробно изложены в ГОСТ Р 6.30-97.

Классификация унифицированных систем документации

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) выделены следующие унифицированные системы с присвоением каждой подсисте­ме и форме документа семизначного кода и контрольного числа:

1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации — 02 00 000 4:

— документация по созданию организации — 02 11 000 0;

— документация по реорганизации — 02 12 000 4;

— документация по ликвидации организации — 02 13 000 8;

— документация по распорядительной деятельности — 02510001;

— документация по оформлению поощрений — 02 85 000 4.

2. Унифицированная система банковской документации — 04000008.

3. Унифицированная система финансовой, учетной и от­четной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций — 05 00 000 9.

4. Унифицированная система отчетно-статистической до-кументации — 06 00 000 1.

5. Унифицированная система учетной отчетной бухгал­терской документации — 07 00 000 3:

а) отчетная бухгалтерская документация — 07 10 000 6:

— баланс предприятия — 07 10 001 2;

— отчет о финансовых результатах и их использовании — 07 10 002 9;

— приложение к балансу предприятия — 07 10 005 8;

б) регистры бухгалтерского учета — 07 20 000 9;

в) первичная учетная документация.

6. Унифицированная система документации по труду — 08 00 000 5.

7. Унифицированная система документации пенсионного фонда РФ-09 00 000 7.

8. Унифицированная система внешнеторговой документа­ции — 10 00 000 1.

Как видим, в ОКУД представлено восемь унифицированных систем документации и каждому документу присвоен код. Структура кодового обозначения состоит:

первые два знака — класс форм;

следующие два знака — подкласс форм;

далее три знака — регистрационный номер;

последний знак — контрольное число.

Например, 07 — унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации; 10 — отчетная бухгалтерская документация; 001 — номер формы; 2 — контрольное число. В целом получим код формы баланса предприятия.

Извлечение из Общероссийского классификатора управленческой документации представлено в Приложении 8.