2.3. Государственная система доу. Основные требования к документам

Основу ДОУ составляет Государственная система документационного обеспечения управления, разработанная Все­союзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела, одобренная Главархивом СССР 27.04.88. В этой системе установлены единые требования к документированию управленческой деятельности и организа­ции работы с документами в органах государственного уп­равления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

6 июля 1992 г. Государственной архивной службой утверж­дена Типовая инструкция по делопроизводству в министер­ствах и ведомствах Российской Федерации. Она введена с це­лью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности пу­тем унификации состава и форм управленческих документов и технологии работы с ними.В соответствии с системой ДОУ и Типовой инструкцией по делопроизводству министерства и организации разрабаты­вают аналогичные документы с учетом специфики отрасли и конкретной организации.

2.4. Государственные стандарты на документацию.

К нормативным документам ДОУ относятся государствен­ные стандарты Российской Федерации (ГОСТ). Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государ­ственных органов управления и субъектов хозяйственной де­ятельности. Государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государствен­ную систему стандартизации — иерархически организован­ную систему классификации и кодирования самих государ­ственных стандартов.

Серия 1 Государственной системы стандартизации содер­жит комплекс основополагающих стандартов, в которых зак­реплены положения о порядке разработки стандартов, о по­строении, изложении и оформлении стандартов, их утверж­дении, регистрации, введении в действие и т.д. Например, ГОСТ 1.РО-92 «Государственная система стандартизации Рос­сийской Федерации. Основные положения».

В системе государственных стандартов, представляемых ежегодно в 4 томах, содержится 7 частей. В разделе Т 5. Система документации выделены следующие подразделы:

— Т 50. Государственная система стандартизации и норма­тивно-технической документации;

— Т 52. Система проектно-конструкторской документации;

— Т 54. Система планово-экономической, учетной, стати­стической, товаросопроводительной, потребительской, транс­портной, банковской и других видов документации;

— Т 55. Система административно-управленческой докумен­тации, документооборота, организации архивного дела;

— Т 62. Информация, библиотечное и издательское дело и т.д.

Для работников службы ДОУ и аппарата управления в це­лом наибольший интерес представляет подраздел Т 54, где отражены следующие государственные стандарты:

— ГОСТ6.01.1-87 «Единая система классификации и ко­дирования технико-экономической информации»;

— ГОСТ 6.10.1-88 «УСД. Основные положения»;

• ГОСТ 6.10.3-83 «УСД. Запись информации унифициро­ванных документов в коммуникативном формате»;

— ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. Придание юридической силы до­кументам на машинном носителе и машинограмме, создавае­мым средствами вычислительной техники. Основные положения»;

— ГОСТ 6.10.5-87 «УСД. Требования к построению форму­ляра-образца»;

— ГОСТ 6.10.6-87 «Единая система внешнеторговой доку­ментации СЭВ. Формуляр-образец»;

— ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организа­ционно-распорядительной документации. Требования к офор­млению документов» (с изм. на 21.01.2000).

Из подраздела Т 62 для студентов и специалистов имеют большое значение следующие стандарты:

— ГОСТ 7.1-84 «Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления»;

— ГОСТ 7.9-77 «Реферат и аннотация»;

• ГОСТ 7.32-91 «Отчет о НИРС Структура и правила оформления».

2.5.Унифицированные системы документации.

Указанные выше государственные стандарты регламенти­руют создание унифицированных систем документации (УСД)— совокупности взаимосвязанных унифицированных форм доку­ментов, созданных по единым правилам и требованиям, содер­жащих информацию, необходимую для управления в опреде­ленной сфере деятельности.

В Общероссийском классификаторе управленческой доку­ментации (ОКУД) выделены следующие унифицированные системы документации:

— унифицированная система организационно-распоряди­тельной документации;

— унифицированная система банковской документации;

— унифицированная система финансовой, учетной и от­четной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

— унифицированная система отчетно-статистической до­кументации;

— унифицированная система учетной и отчетной бухгал­терской документации предприятий;

— унифицированная система документации по труду;

— унифицированная система документации пенсионного фонда Российской Федерации;

• унифицированная система внешнеторговой докумен­тации.