1. 2. Информационные основы документационного обеспечения управления

Универсальной является не только схема функционирования системы управления, но и понятие информации как важнейшего ее элемента, охватывающего все стороны жизнедеятельности любой системы. В переводе с латинского слово «информация» (information) означает сообщение о каком-либо факте , событии, объекте, явлении и т.п. Однако в теории информации и кибернетики под информацией понимается не каждое сообщение , а лишь такое, которое содержит неизвестные ранее его получателю факты, дополняющие его представление об изучаемом или анализируемом объекте. Другими словами , информация – сведения, которые должны снять в большей или меньшей степени существующую до их получения неопределенность у получателя, пополнив систему его понимания объекта полезными сведениями. Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Наиболее важной частью управления является принятие решения. Для выработки правильного решения требуется полная, оперативная и достоверная информация. Полноту информации характеризует ее объем, который должен быть достаточным для принятия решения. Информация должна быть оперативной, т.е. такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось. Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел. На рабочее место руководителя предприятия или исполнителя информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку.

Часть информации, используемой в управлении предприятия фиксируется в документах. Документ является носителем информации. В соответствии с «Оксфордским словарем» «документ – это текст или изображение, имеющие информационное значение». Каждый документ должен оцениваться прежде всего по информации, которую он содержит. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» определяет, что «документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, установленном органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов.

В процессе повседневной практической деятельности на предприятии (в учреждении) приходится сталкиваться с большим разнообразием задач, отличающихся по сложности и степени интеллектуальности.

Первый класс – наиболее простые задачи, состоящие из полностью формализуемых процедур, выполнение которых , кроме затрат времени, трудностей для исполнителей не представляет. К ним относятся контроль и учет, оформление документов, их тиражирование, рассылка и т.п. Решение подобного класса задач осуществляется в настоящее время различными автоматизированными информационными системами (АИС) в различных предметных областях- кадры, складской учет, бухгалтерский учет. Подготовка производства и т.д. Задачи этого класса относятся к классу задач принятия решений в условиях полной определенности.

Второй класс – задачи принятия решений в условиях риска. Т.е. в том случае. Когда имеются случайные факторы, для которых известны законы их распределения. Постановка и решение таких задач возможны на основе методов теории вероятностей, аналитического и имитационного моделирования.

Третий класс задач составляют слабоструктурированные задачи, содержащие неизвестные или не измеряемые компоненты . Постановка задач базируется на принятии решений в условиях неполной информации. В отдельных случаях удается получить приемлемое решение на базе применения теории нечетких множеств и ее приложений.

Четвертый класс - задачи принятия решений в условиях противодействия или конфликта ( например , в условиях активно действующих конкурентов на данном сегменте рынка). В этом случае не всегда известны законы распределения случайных факторов, входящих в математическое описание поведения конкурентов. Постановка и решение таких задач не всегда. Но все-таки реализуются с использованием методов теории вероятностей, нечетких множеств и теории игр.

Пятый класс – наиболее сложные задачи принятия решений в условиях исключающих возможность формализации в силу высокой степени неопределенности.

К ним относятся задачи перспективного и стратегического планирования, проблемы прогнозирования и т.п. основой решения этого класса задач остаются творческий потенциал человека и его личности – квалификация, профессионализм, образование, интуиция, талант и т.п.

В решении этих управленческих задач принимают участие работники управленческого звена различного уровня.

Первый уровень – руководители (главные администраторы, генеральные директора, топ- менеджеры, начальники отделов и пр.), решающие ,как правило, задачи четвертого и пятого классов. Творческий потенциал их деятельности должен быть максимален, а рутинное содержание минимально. Высший уровень управления определяет стратегические цели управления, внешнюю политику, материальные, трудовые и финансовые ресурсы, разрабатывает долгосрочные планы, стратегию их выполнения. В его компетенцию входит анализ рынка, конкуренции, конъюнктуры и поиск альтернативных стратегий развития на случай выявления угрожающих тенденций в сфере его интересов.

Второй уровень составляют специалисты – работники, которые решают задачи второго и третьего классов и составляют интеллектуальный базис предприятия (учреждения). Доля рутинной работы в их деятельности различна и при рациональной технологии должна быть невелика. На среднем уровне основное внимание сосредоточено на составлении тактических планов, контроле за их выполнением, слежении за ресурсами и разработке управляющих директив для вывода предприятия на требуемый планами уровень.

Третий уровень – технические работники, которые выполняют всю рутинную работу (задачи первого класса). В их группу входят – кассиры, экспедиторы, учетчики, кладовщики, младшие бухгалтеры, телефонистки и пр.

Наиболее многофункциональными работниками данной группы являются секретари. От того, как рационально и квалифицированно секретарь сможет организовать свою деятельность, во многом зависит и эффективность работы руководителя.

Этапы развития информационных технологий

Считают, что информационные технологии в этапов возникли на Земле несколько милли­онов лет назад одновременно с первыми приемами общения (нечленораз­дельными звуками, мимикой, жестами, прикосновениями) наших далеких предков. При этом обеспечивался лишь обмен информацией между индивидами. Первый этап развития информационных технологий связывают с возникновением речи (око­ло 10 тысяч лет назад) , когда появилась возможность накопления ин­формации, пока что индивидуальной, в памяти человека.

Второй этап — возникновение письменности (5—6 тысяче­летий до н.э.), давшей человечеству коллективную (обществен­ную) память. Появление письменности позволило реализовать полный набор процессов циркуляции и переработки информа­ции: ее сбор, передачу, переработку, хранение и доведение до адресата.

Третий этап — создание линейного слогового письма на глиняных табличках (2-ое тысячелетие до н.э.). В этот период аккадский (вавилонский) язык впервые в истории начинает вы­полнять международные функции в дипломатии и торговле, вы­водя информацию из узко национальных рамок и придавая ей широкие коммуникационные и терминообразующие формы.

Четвертым этапом явилось создание в X—IX вв. до н.э. фини­кийского алфавита. Развитие письменной символики завершается в Европе в XV в. созданием пунктуации современного вида. Одно­временно с письменной символикой развиваются математичес­кая символика, техническая графика, картография т.д.

Пятым этапом эволюции системы представления инфор­мации является создание наиболее рациональных форм чело­веческой (наднациональной) информационной символики. В наиболее труднодоступной лингвистической области это реа­лизуется внедрением машинных языков.

Развитие информационных технологий, помимо системы представления информации, было связано с совершенствова­нием средств информационных коммуникаций. Они возникли при появлении человеческой речи, которая стала не материа­лизованной несущей информации. Затем появился камень, гли­няные таблички, папирус, пергамент, береста, что позволило придать информационным коммуникациям динамический ха­рактер. Бумажная фаза развития информационных технологий начинается с X в., когда бумага (изобретенная еще во 2 в. в Китае) становится объектом промышленного производства в странах Европы. Далее появляется книгопечатание, развивают­ся почтовая связь, телеграф, телефон, радио, телевидение. Вто­рая половина XX в. знаменует начало безбумажной техноло­гии, когда на качественно новом уровне завершается круп­нейший исторический виток к неосязаемой несущей инфор­мации, причем скорость ее передачи (посредством электро­магнитных волн) возрастает в миллионы раз по сравнению с человеческой речью.

До второй половины XIX в. основу информационной тех­нологии составляли перо, чернильница и бухгалтерская книга. Коммуникация (связь) осуществлялась путем направления па­кетов (депеш). Продуктивность информационной обработки была крайне низкой. На смену «ручной» информационной тех­нологии в конце XIX в. пришла «механическая». Изобретение пишущей машинки, телефона, диктофона; модернизация об­щественной почты — все это послужило базой для изменений в технологии обработки информации и, как следствие, в про­дуктивности работы.

40—60 гг. XX в. характеризуются появлением «электричес­кой» технологии, основанной на широком использовании элек­трических пишущих машинок со съемными элементами, ко­пировальных машин на обычной бумаге, портативных дикто­фонов. Они улучшили учрежденческую деятельность за счет повышения качества, количества и скорости обработки докумен­тов. Многие современные учреждения базируются на «элект­рической» технологии.

Следующий современный этап развития информационных технологий — это «электронные» или «компьютерные» техно­логии. Эти новые информационные технологии включают:

— новые коммуникации на основе локальных и распределенных , в том числе глобальных (Интернет) сетей ЭВМ;

— новые технологии обработки информации на основе использования персональных компьютеров (ПЭВМ) и специализированных автоматизированных рабочих мест (АРМов);

— технологии, исключающие бумагу как основной носи­тель информации;

— новые системы программных средств, обеспечивающих функционирование технических средств.

Внедрение новых информационных технологий в управ­ленческую деятельность преследует не только автоматизацию рутинных методов обработки информации, но и организацию информационно-коммуникационного процесса на качествен­но новом уровне.

Вопросы для самоконтроля

1.Раскройте понятие «информация».

2.Что такое документ?

3.Перечислите основные этапы развития информационных технологий.