4.4. Система организационно-правовой документации

4.4.1.Назначение и состав организационно-правовой документации

Любой документ, рассмотренный в предыдущих разделах согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», определяется как «зафиксирован­ная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Закрепив информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение, многократное использование во времени и про­странстве.

Документы выполняют множество функций в организации при осуществлении управленческой деятельности.

Одной из функций является поддержание законности в осуществлении хозяйственной деятельности, которая прида­ет документам юридическую силу, что достигается наличием на документе определенных реквизитов (даты, подписи, пе­чати).

Поэтому все многообразие документов может рассматри­ваться с правовой точки зрения, так как они отражают опре­деленные правовые отношения.

В то же время в практике хозяйствования можно выде­лить так называемую правовую группу документов, к кото­рым относятся договора, доверенности, исковые заявления и т.д.

4.4.1. Договор

Договор в письменной форме — это документально офор­мленное соглашение двух и более сторон об установлении определенных отношений между ними, фиксирующее права, обязанности и ответственность договаривающихся сторон.

Договор может заключаться как между юридическими, так и между юридическими и физическими лицами. Разновиднос­тями хозяйственных договоров являются договор купли-продажи, договор поставки, договор аренды, договор хранения, депозитный договор и т.д.

Договор включает три группы реквизитов: реквизиты угло­вого штампа, текстовую группу реквизитов и заключительные реквизиты.

Реквизиты углового (продольного) штампа включают на­звание вида документа (ДОГОВОР), дату, номер, место со­ставления, заголовок к тексту.

Текстовая группа реквизитов состоит из вводной части (указываются договаривающиеся стороны, должности, фами­лии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, их полномочия) и содержательной части (определяется предмет до­говора, порядок рассмотрения споров, сумма договора, срок действия и т.д.).

Заключительная часть реквизитов договора содержит юри­дические адреса сторон, подписи и печати сторон. При зак­лючении договора между юридическим и физическим лицом проставляется печать организации и подпись физического лица.

Поскольку каждый вид договора специфичен по набору реквизитов, рекомендуется разрабатывать трафаретные спе­циальные бланки.

4.4.2.Доверенность

Доверенность — документ, который подтверждает право материально ответственного лица на получение товара, если эти товары получаются вне склада покупателя.

Составляется доверенность по формам М-2 или М-2а, ут­вержденным постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а.

Доверенность по форме М-2а содержит следующие рекви­зиты:

1 — срок действия доверенности;

2 — наименование потребителя и его почтовый адрес;

3 — наименование плательщика и его почтовый адрес. Если потребитель и плательщик — одно и то же лицо, то в этой строке пишется «то же»;

4 — банковские реквизиты плательщика;

5 — номер доверенности, дата выдачи;

6 — должность, Ф.И.О. доверенного лица;

7 — паспортные данные;

8— наименование поставщика;

9 — порядковый номер и наименование материальных цен­ностей, единица измерения, количество (прописью);

10 — реквизиты документов, по которым получаются то­варно-материальные ценности;

11 — подпись лица, получившего доверенность;

12 — подписи руководителя предприятия и главного бух­галтера.

Доверенность по форме М-2 отличается тем, что имеет корешок. Корешок доверенности остается на предприятии, выдавшем доверенность. В нем указываются:

1 — номер доверенности;

2 — дата выдачи;

3 — срок действия доверенности;

4 — должность и фамилия доверенного лица;

5 — подпись лица, получившего доверенность;

6 — наименование поставщика;

7 — реквизиты документов, по которым получаются то­варно-материальные ценности;

8 — реквизиты документов, подтверждающих получение товарно-материальных ценностей.

При оформлении доверенности по форме М-2а ведется журнал учета выданных доверенностей (форма М-3), содержа­ние которого аналогично содержанию корешка доверенности по форме М-2.