4.1.3. Протокол

Протокол также является важным организационным документом.

Протокол общего собрания учредителей — документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.

По степени фиксирования информации и степени полно­ты записи текста протоколы подразделяются на краткие и пол­ные. Полные протоколы могут быть подробными текстовыми, стенографическими и фонографическими. Краткий протокол фиксирует фамилии докладчиков, темы докладов и выступлений, принятые решения. Полный протокол содержит запись всех выступлений по ходу заседания.

Протокол ведется во время собрания специально выбран­ным или назначенным лицом или секретарем данного колле­гиального органа по должности. Секретарь при оформлении протокола использует заранее составленные документы, отра­жающие процесс подготовки собрания — повестку дня, спис­ки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тек­сты докладов и выступлений, проекты решений и др. Состав ленный на собрании черновик протокола должен быть уточ­нен, сверен со стенограммой и фонограммой (если они есть), отредактирован и оформлен не позднее 5 дней со дня заседа­ния. Протокол оформляется на общем бланке предприятия или на чистом листе бумаги формата А4 с расположением рекви­зитов по образцу общего бланка.

В типовой формуляр протокола входят следующие рекви­зиты:

1 — наименование министерства или ведомства (для уч­реждений и организаций в случае прямого подчинения). Оно может быть указано центровым или флаговым способом;

2 — наименование организации или предприятия (с указа­нием организационно-правовой формы);

3 — наименование структурного подразделения (в случае необходимости);

4 — название вида документа (ПРОТОКОЛ). При угловом расположении реквизитов оформляется от границ левого поля, а при продольном — центровым способом;

5 — дата протокола является датой собрания, а не подпи­сания или окончательного оформления документа. Если собра­ние продолжалось несколько дней, то в протоколе указывают дату его начала и окончания: 20—22.04.2000 или 20.04.2000— 20.04.2000. Дата может быть записана буквенно-цифровым спо­собом: 20 апреля 2000 г. или 20—22 апреля 2000 г.;

6 — индекс (номер) протокола является порядковым но­мером собрания в пределах календарного года или срока пол­номочий коллегиального органа;

7 — место составления или издания: содержит название географического пункта, в котором реально состоялось, собра­ние (включает только общепринятые сокращения). Наиме­нование места составления документа можно не указывать, если наименование территории входит в название организа­ции (Тверская городская Дума);

8 — заголовок протокола содержит краткую формулировку в родительном падеже вида заседания, согласуется с названи­ем коллегиального органа и начинается с прописной буквы;

9 — текст протокола состоит из двух частей — вводной и основной.

Вводная часть оформляется идентично полной и краткой формам протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участни­ков заседания и приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии членов коллегиального органа перечисляются по алфавиту без указания должностей после слова «Присутствовали». Если ука­зывается общее количество присутствующих, дается их обоб­щенное название и отметка о наличии списка регистрации (члены Научно-технического совета в количестве 25 человек, список прилагается). Лица, не являющиеся членами коллеги­ального органа и приглашаемые на заседание в качестве спе­циалистов в обсуждаемых вопросах, указываются после слова «Приглашенные» также по алфавиту, но с указанием их долж­ностей и основного места работы. В повестке дня указывается вопрос или вопросы, являющиеся предметом рассмотрения на заседании; должности и фамилии докладчиков. Если вопросов несколько, то они нумеруются арабскими цифрами, которые располагают по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня строятся по формуле «о чем?» (О формировании сметы расходов фирмы на 1998 год. Доклад финансового директора Рылова М.А.). Не рекомендуется вклю­чать в повестку дня пункт «Разное».

Текст основной части протокола состоит из отдельных раз­делов по количеству вопросов повестки дня, каждый из кото­рых строится по схеме: «Слушали:» — «Выступили:» — «Реши­ли:» или «Постановили:». Эти ключевые для протокола слова печатаются прописными буквами и с красной строки. Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня.

В разделе «Слушали:» в именительном падеже указывается фамилия докладчика и с предлогом «о» излагается содержание доклада. Если имеется текст доклада, то после фамилии док­ладчика отмечается: (текст доклада прилагается).

В разделе «Выступили:» последовательно указывают фами­лии лиц, принявших участие в обсуждении доклада и выработ­ке решения, и высказанные ими мнения.

В разделе «Решили:» («Постановили:») записывается при­нятое решение — кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникло двоякого толкования. Принятые решения формули­руются в предписывающей форме: «Утвердить...», «Предусмот­реть...», «Внести изменения...». По одному вопросу может быть принято несколько решений, в этом случае они нумеруются арабскими цифрами. При необходимости, наряду с решения­ми, указываются результаты голосования. Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принято­му решению — оно излагается на отдельном листе и прилагается к протоколу. Если протоколом утверждается какой-либо документ, он должен прилагаться к протоколу и иметь соот­ветствующий гриф утверждения:

УТВЕРЖДЕН

собранием акционеров ОАО «Свет»

Протокол от 24.04.2000 № 10

10 — подписи председателя и секретаря заседания завер­шают оформление протокола. Подписи размещаются по шири­не листа документа, сначала подпись председателя, затем — секретаря.

Пример протокола общего собрания акционеров.