8.2. Облік і аудит розрахунків з постачальниками і підрядниками

Постачальники - це юридичні або фізичні особи, які здійснили для підприємства поставку товарно-матеріальних цінностей , надають послуги, виконують роботи. За поставку виникли зобов'язання , які підлягають оплаті.

Підрядники - спеціалізовані підприємства або фізичні особи, які виконують будівельно- монтажні роботи при спорудженні об'єктів на підставі договорів підряду на капітальне будівництво.

Порядок і форми розрахунків між постачальником і покупцем визначаються в господарських договорах. Це найбільш розповсюджена та

важлива основа виникнення зобов'язань, основна форма реалізації товарно-грошових відносин у ринковій економіці. Договір є юридичним фактом.

Облік договорів та їх виконання ведеться відділом постачання або окремою особою за призначенням керівника. Для цього відкривається журнал (книга) обліку вантажів, що надійшли.

Для бухгалтерського обліку розрахунків з постачальниками і підрядниками передбачений рахунок 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядниками».

Розрахунки з постачальниками є кредиторською заборгованістю за товари, роботи, послуги за умов наступної оплати або іншого погашення зобов'язань. У випадку здійснення передоплати в бухгалтерському обліку виникає дебіторська заборгованість з авансів одержаних.

Основними джерелами даних для контролю розрахункових відносин з товарних операцій є первинні документи з обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками. При купівлі товарів укладається договір купівлі-продажу. Розрахунки проводяться на основі документів постачальника: накладних, рахунків-фактур, рахунків, актів приймання-передачі виконаних робіт, наданих послуг, податкових накладних, товарно-транспортних накладних. Рахунки і рахунки- фактури акцептуються, тобто. засвідчуються підписом уповноваженої особи про згоду оплатити рахунок. Оплата відбувається в безготівковій формі, платіжним дорученням через уповноважений банк, або в готівкою через підзвітну особу, тоді заповнюється ВКО та авансовий звіт про використання виданої готівки.

При оприбуткуванні ТМЦ перевіряється відповідність фактичної наявності ТМЦ і даних, зазначених в документах постачальника. Виписується прибуткова накладна, або ставиться штамп на документах постачальника «оприбутковано» при відсутності розбіжностей. При наявності розбіжності або при одержанні невідфактурованого товару складається акт приймання. При виявленні недостачі або дефекту товарів складається рекламаційний акт, в якому зазначаються відповідні реквізити.

Виконані роботи, надані послуги відображаються в бухгалтерському обліку на підставі акту приймання-передачі виконаних робіт, наданих послуг. Цей акт не має типової форми, данні в ньому зазначаються за погодженням сторін. До акту виписується податкова накладна.

Аналітичний облік розрахунків організується щодо кожної юридичної чи фізичної особи, що є постачальником чи підрядником. Аналітичні рахунки об'єднуються в субрахунки:

• «Розрахунки з вітчизняними постачальниками»

• «Розрахунки з іноземними постачальниками»

• «Розрахунки з учасниками ПФГ»

Завдання аудиту розрахунків з постачальниками — встановити:

основну форму розрахунків;

проведення інвентаризації кредиторської заборгованості;

правильність відображення в обліку зобов’язань;

дотримання фінансово-розрахункової дисципліни та її вплив на платоспроможність підприємства;

реальність заборгованості.

Аудит розрахункових операцій здійснюють у такій послідовності:

з’ясовують стан бухгалтерського обліку, фінансової звітності та внутрішнього контролю;

оцінюють основні показники підприємства;

проводять аналіз даних інвентаризації розрахунків, звіривши їх з фактичними даними, відображеними у Головній книзі, балансі підприємства, аналітичними даними розрахункових рахунків

уточнюють реальність дебіторської та кредиторської заборгованості;

визначають правильність відображення зобов’язань в обліку;

виявляють основні форми розрахунків з постачальниками і підрядниками;

визначають повноту і правильність оприбуткування підприємством отриманих від постачальників запасів;

встановлюють дотримання діючих цін і тарифів.

Вивчення бухгалтерського обліку дає змогу визначити напрями подальшої перевірки та ті ділянки обліку, яким потрібно приділити більше уваги у зв’язку з наявними порушеннями (зловживаннями). Аудитор з’ясовує, наскільки використано облікові дані для підвищення ефективності внутрішнього контролю за діяльністю підприємства, а також забезпеченість ідентичності аналітичного та синтетичного обліку, відповідності первинного обліку даним балансу.

Правильність відображення в обліку зобов’язань перевіряють у такій послідовності:

з’ясовують наявність відповідних господарських договорів;

визначають правильність формування статей балансу, де відображуються розрахунки з постачальниками і підрядниками.

У процесі перевірки облікових регістрів аудитор має встановити відповідність залишку на рахунку 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками», відображеного в Головній книзі, залишкам аналітичного обліку (Журнал-ордер № 6 с.-г.).

8.3 Облік і аудит короткострокових кредитів банку

Для поповнення нестачі власних коштів під час здійснення операційної діяльності підприємство оформляє в банку позику строком до одного року. Для її одержання з банком укладається договір, в якому передбачається: цільове використання позикових коштів, строк користування позикою, сума і плата за позику (процент, що сплачується підприємством). Після оформлення кредитного договору банк відкриває для підприємства кредитний рахунок, на якому і обліковуються надані та погашені кредити.

Короткострокові кредити повинні погашатися, як видно з їх назви, за термін, що не перевищує одного року в різних формах - грошима, цінними паперами, зобов'язаннями, переоформленням одного виду заборгованості на інший. Це дозволяє маневрувати коштами і завжди знайти вихід, щоб розрахуватися з банком. При цьому бухгалтерам необхідно налагодити раціональний метод аналітичного обліку кредитів, щоб мати вичерпну інформацію про заборгованість і строки її погашення. Крім того, треба бути обережним у визначені суми кредитів, які є дорогим ресурсом, і при їх оформленні обов'язково робити розрахунок окупності.

Синтетичний облік розрахунків за короткостроковими позиками ведеться на рахунку 60 "Короткострокові позики". За кредитом цього рахунку обліковуються суми зобов'язань перед банком за одержані позики. Найчастіше одержана позика зараховується згідно з випискою банку за рахунках:

Д-т 31 "Рахунки в банках";

К-т 60 "Короткострокові позики".

Але короткострокова позика може бути направлена на погашення заборгованості перед постачальниками і підрядчиками, на погашення заборгованості перед бюджетом з податків і на інші цілі. В такому разі суми одержаної позики обліковуються на рахунках:

Д-т 63 "Рахунки з постачальниками і підпорядчиками";

Д-т 64 "Рахунки з бюджетом"; та деякі інші

К-т 60 "Короткострокові позики".

За користування короткостроковими позиками підприємство згідно з кредитним договором нараховує і сплачує проценти, сума яких відображається на рахунках:

Д-т 951 "Проценти за кредит";

К-т 684 "Розрахунки за нарахованими відсотками".

За дебетом рахунка 60 "Короткострокові позики" відображаються операції з погашення зобов'язань щодо позик, а також щодо переведення короткострокової позики в довгостроковому в зв'язку зі змінами умов кредитування.

Погашення короткострокової позики і процентів за її користування відображається на рахунках:

Д-т 60 "Короткострокові позики" (на суму самої позики);

Д-т 684 "Розрахунки за нарахованими відсотками" (на суму нарахованих відсотків)

К-т 31 "Рахунки в банках".

Проценти за користування короткостроковими позиками наприкінці звітного періоду відображаються у складі фінансових результатів підприємства:

Д-т 792 "Результат фінансових операцій";

К-т 951 "Проценти за кредит".

При відстроченні оплати короткострокових позик (переведення в розряд довгострокових):

Д-т 60 "Короткострокові позики";

К-т 50 "Довгострокові позики".

Аналітичний облік короткострокових позик організується окремо за кожною позикою. Аналітичні рахунки об'єднуються в такі субрахунки:

• "Короткострокові позики банків у національній валюті";

• "Короткострокові позики банків в іноземних валютах";

• "Відстрочені короткострокові позики банків у національній валюті";

• "Відстрочені короткострокові позики банків в іноземній валюті";

• "Прострочені позики в національній валюті";

• "Прострочені позики в іноземній валюті".

Поряд з основними бухгалтерськими записами виникають такі бухгалтерські проведення, що супроводжують процедуру отримання і погашення кредитів, це майно, передане під заставу, але обліковується на позабалансовому рахунку 05.

Аудитор здійснює аналіз фінансового стану підприємства, контролює дотримання строків платежів, своєчасність сплати комерційного кредиту. Комерційні кредити підприємство покриває за рахунок власних оборотних коштів, інших джерел, а також за рахунок банківського кредиту. Завдання аудитора - перевірити законність одержання і використання банківських кредитів за цільовим призначенням, своєчасність погашення їх.

Перевіряючи записи у Головній книзі й балансі, аудитор з'ясовує, якими

видами позик користувалось підприємство. Для перевірки дотримання порядку кредитування, оформлення позик та їх погашення аудитор керується Інструкцією № 3 про відкриття банками рахунків у національній і іноземній валюті, затвердженою Пос тановою Правління НБУ від 27. 05. 96 № 121.

Аудит кредитних операцій доцільно проводити за видами позик (кредитів) - під товарооборот, товари сезонного нагромадження, на тимчасові потреби тощо.

За даними балансу і записами в реєстрі аналітичного обліку аудитор встановлює, чи використовувалася позика за цільовим призначенням. Аудитор перевіряє правильність відомостей про забезпечення виданих позик, наявність власних оборотних коштів у товарних запасах, повноту використання позик на тимчасові потреби, під нормативні запаси матеріальних цінностей. Особливій перевірці підлягають факти виникнення простроченої заборгованості, при цьому встановлюють причини, суму збитків від сплати процентів за підвищеною ставкою, перевіряють ефективність заходів щодо погашення прострочених позик, з оздоровлення фінансового стану підприємства.

Якщо підприємство одержало позику під товари сезонного зберігання, доцільно звірити суму фактичних залишків товарів сезонного зберігання з даними, поданими у банк.