4. Вимоги до тексту документа.

Текст - головний елемент документа; Через це підготовка текстової частини - одна з найважливіших операцій у документуванні й діловодстві.

При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких - достовірність та об'єктивність змісту,.нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість, що досягаються викиданням слів, які не несуть смислового навантаження.

Достовірніш текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти показують справжній стан речей.

Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та виразів.

Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.

Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи.

Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі. Переконливо складений діловий лист може прискорити прийняття управлінського рішення, запобігти назріванню конфліктів.

При оформленні службового документа необхідно пам'ятати, що його автор не є службовою особою, а юридичною - підприємство, установа або організація. Це покладає велику відповідальність на його укладачів та виконавців.

Елементи тексту

Текст будь-якого документа складається з логічних елементів вступу, доказу, закінчення. У вступі адресат готується до сприйняття теми (зазначається привід, що призвів до укладення документа, викладається історія питання і т. ін.). У доказі викладається суть питання (докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали). У закінченні формулюється мета, заради якої складено документ. Воно може бути активним чи пасивним.

Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконати адресат.

Текст документа, що складається з одного закінчення, називається простим, а той, що містить також інші логічні елементи - складніш.

У залежності від змісту документів застосовується прямий або зворотний порядок розташування логічних елементів. У першому випадку після вступу іде доказ і закінчення. При зворотному порядку - спочатку викладається закінчення, а потім доказ. Вступ в таких документах відсутній.

За способом викладання матеріалу документи можна поділити на дві категорії: документи з високим рівнем стандартизації; документи з низьким рівнем стандартизації.

Документи з високим рівнем стандартизації складаються за затвердженою формою.

погоджено, нарада тривала менше, ніж годину". Або: "Нарада тривала менше, ніж годину з огляду на те, що ..."

4.3 метою скорочення тексту можна вживати дієприслівникові звороти, за допомогою яких можна сформулювати причини, що викликали прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівниковим зворотом треба починати, а не завершувати фразу. Наприклад: "Враховуючи... Вважаючи... Беручи до уваги... Керуючись... Розглянутий поданий до затвердження проект..."

5. Замінювати займенники іменниками.

6. Не вживати емоційних виразів та суб'єктивного ставлення до викладеного явища.

В управлінській документації не повинно бути особистого моменту (суб'єктивного ставлення до оцінки фактів, що констатуються у тексті документа). Тон службового документа нейтральний.

5. Слід пам'ятати, що автором управлінського документа є юридична особа, і через це його текст викладається від третьої особи. Наприклад: Підприємство просить... Дирекція звертається... Колегія ухвалила...

Від першої особи викладаються накази, заяви, службові листи, доповідні й пояснювальні записки, автобіографії.

5. У розпорядчих документах треба вживати мовні конструкції наказового характеру - наказую (у наказі), пропоную (у вказівках).

Правила побудови документів допоможуть виробити точний, стислий, ясний та послідовний стиль ділового мовлення.

5. Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію, надати допомогу, забезпечити матеріально...

6. Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів слід замінювати на пасивну. Наприклад: Ви не висловили свої пропозиції - Вами ще не висловлені пропозиції...

Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, тоді треба вживати активну форму: Фірма не гарантує...

5. Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у документах за загальними правилами: р-н, обл.,

Література.

1. Ботвина Н:В. Офіційно-діловий та науковий стилі української мови: Навчальний посіб ник. -К., 1998.

2. Глущих С.В. та ін. Сучасні ділові папери: Навчальний посібник для вищих та середніх спеціальних навчальних закладів. - К., 2000.

3. Ділова українська мова: Навчальнії» посібник/За ред. О.Д.Горбула. -К., 2000.

   3. Ділова українська мова: Посібник для студентів вузів / За ред, Н.Д.Бабнч. - Чернівці, 1996.

   4. Заріщька І.М., Чикаліна І.О. Українське ділове мовлення: Практикум. -Донецьк, 1997.

   5. Зубков М.Г. Мова ділових паперів: Комплексний довідник. - Харків, 1999.

   6. Маруп М.Є. Українське ділове мовлення: НавчальішГі посібник для студентів вищих на вчальних закладів. - Умань, 1998.

   7. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Українське ділове мовлення. - К.. 1998.

   8. Потелло Н.Я. Теорія і практика ділового мовлення: Навальний посібник. - К„ 1999.

   9. Тугашко-Сєряк С.М. Довідник службовця. -К., 2000.

Ю.Шевчук С.В.Українське ділове мовлення. - К., 1997.

ЛЕКЦІЯ ЛЕКСИКА ДІЛОВИХ ПАПЕРІВ.

План.

1. Професійна лексика та терміни в ділових паперах.

2. Іншомовна лексика в ділових паперах.

3. Синоніми та пароніми в документах.

4. Книжні й урочисті слова в документах.

1. Професійна лексика та терміни в ділових паперах.

Більшість слів сучасної української мови є загальновживаними. Ними користуються в усіх сферах життя і діяльності. Значно менше слів вузькоспеціальних, які вживаються окремими групами людей у різних галузях народного господарства, науки культури тощо.

Слова або звороти, властиві мовленню людей певної професії, називаються професіоналізмами.

Професійні слова — це назви понять певної галузі виробництва, роду занять тощо (вікно редактора, вінчестер, командний рядок - зі сфери комп'ютерної техніки; зняти касу, прикинути банане — зі сфери банківсько-фінансової діяльності). За межами певного професійного середовища ці слова не завжди зрозумілі або не становлять Інтересу.

Значна частина професіоналізмів - неофіційні розмовні замінники термінів.

Професіоналізми утворюються різними-шляхами.

По-перше, завдяки вживанню слова загальнонародної мови у спеціальному значенні. Наприклад: вікно у мовленні вчителів, викладачів - не заповнений між уроками час; човник - деталь швейної машини; пара - заняття у вузі; шапка - заголовок до тексту; гін)вал - стаття, що займає низ газетної статті, якісні показники - показники високої якості (високі).

По-друге, шляхом усічення основ" слів на зразок ківер (кібернетик), термояд (термоядерна реакція); скороченням слів та словосполучень: мех-мат (механіко-математичний факультет), юрфак (юридичний факультет).

По-третє, через зміни в наголошенні слів; атомний, компас, рапорт

По-четверте, звичайна потреба професіоналів визначити деталі виробничого процесу чи виробу призводить до появи фахових назв, наприклад:

дно - нижня частина виробу, машина - комп'ютер, удар - одиниця швидкості станка, свідки- макети деталей, що додаються до кожної партії товару.

По-п'яте, шляхом заміни деяких граматичних законів літературної мови. Наприклад, професійній мові властиве вживання іменників абстрактних та речовинних назв у множині: масла, жири, солі, сталі.

Професійні слова можуть виникати шляхом додавання префіксів і суфіксів. Серед найпоширеніших є: до - доукомплектувати, дооформити, до-закінчити, дообладнати; недо - недовнесок, недопромисел, недополив, над -надзверхплановий, надприбуткові; за - задебетувати, запроцентувати, заорганізувати; -ість - пливучість, стрибучість; -ація - маршрутизація, до-кваліфікація.

Професіоналізми зберігають емоційність, вони іноді передають якийсь образ: проектувати з чистого місця; зводити, підбивати рахунки; дебет кредит обганяє; липовий баланс; заморозити рахунки; збити в купу рахунки.

Найчастіше професіоналізми вживаються в усному неофіційному мовленні людей певної професії. У ділових паперах їх слід уникати, вони можуть викликати непорозуміння, ускладнювати ділові стосунки.

Значна частина професіоналізмів з часом стає термінами, однак деякі не набувають загального поширення і літературного нормування. Мета професіоналізмів - спростити спілкування.

Окрім професіоналізмів існує ще одна група вузьковживаних слів - це терміни. Терміни - це слова або словосполучення, які вживаються в досить специфічній (науковій.

публіцистичній, діловій та ін.) сфері мовлення і створюються для точного вираження спеціальних понять і предметів.

Термін - це не лише найменування предмета, явища чи поняття, а й їх точне визначення. Значення терміна фіксують державні стандарти, словники, довідники.

Кожна вузька галузь науки має свої терміни: медичні, юридичні, технологічні, математичні, економічні та ін.

Існує й загальнонаукова термінологія, що використовується в усіх галузях науки, суспільного життя: аналіз, синтез, держава, проблема, машина, право.

Терміни позбавлені образності, експресивно-стилістичного забарвлення. Більшість термінів - іменники {акциз, кредит, менеджмент, бартер, бюджет, фінанси). Виділяються однослівні {аванс, капітал, патент) та терміни-словосполучення {банківський білет, разове доручення, акції росту, валовий продукт, ф'ючерський ринок).

Одні слова-терміни є власне українськими {позивач, справочинство, правник, рахунок), інші - іншомовного походження {авізо, інсайдер, дебет, бланк, вексель, баланс).

До термінів у діловодстві ставляться такі вимоги:

1. термін повинен вживатися лише в одній, зафіксованій у словнику формі (акта (документ), акта (дія); рахунка (документ), рахунку (дія); обіг (а не оборудка);

2. термін повинен вживатися з одним (закріпленим у словнику) значенням {сальдо - різниця між грошовими надходженнями і витратами за певний проміжок часу; дебітор — боржник, юридична або фізична особа, яка має грошову заборгованість підприємству, організації, установі);

3. при користуванні терміном слід суворо дотримуватися правил утворення від нього похідних форм (акт - актувати, а не активування, спонсор-спонсорський, а не спонсорний; споживчі товари, а не споживацькі; позикапозиковий і позичка - позичковий; ).

Кожна вузька галузь науки має свої терміни. Проте деякі терміни мають кілька значень, зокрема у діловодстві. Наприклад: справа - означає один документ і сукупність документів; одиниця зберігання документів в архіві (юридична справа); різновид справи, який становить цілісне за змістом і послідовне ведення одного питання (судова справа). Біржа - і) заклад, в якому здійснюється купівля-продаж цінних паперів (фондова біржа), валюти (валютна біржа), (товарна біржа); 2) будинок, де здійснюються біржові операції.

Слід уникати використання застарілих термінів, що перейшли до повсякденного вжитку і втратили своє термінологічне значення, наприклад: фронт, фактор, стимул, база, альтернатива.

Щодо використання термінів у документах - слід пам'ятати: укладаючи документ, необхідно враховувати його адресата, не вводити спеціальні терміни до тих документів, що адресуються широкому колу людей.

2. Іншомовна лексика в ділових паперах.

Як відомо, діловий стиль української мови сформувався пізно, тому в основному він спирався на давні зразки й на те, що було створене в цьому плані в інших народів. Тому не випадково в діловому стилі сьогодні так багато запозичень.

Іншомовні слова - слова запозичені з різних мов. Іншомовні слова вимагають до себе критичного ставлення. їх слід вживати в разі потреби, коли немає відповідного еквівалента в українській мові, або вони дістали міжнародне визнання. До міжнародних належать фінансові терміни, бухгалтерського обліку, поштово-телеграфних зв'язків (бланк, штраф, бандероль, віза, гриф, маркетинг, менеджер, фінанси, бюджет, авізо, дебет).

При використанні іншомовних слів слід пам'ятати:

1. вживати іншомовне слово в тому разі, коли немає в українській мові відповідника (франко-борт, акцепт, кредит, баланс);

2. запозичене слово слід вживати правильно, відповідно до його значення (Ефективність режиму економії залежить від того, наскільки лімітуються фінансові витрати). У цьому реченні половина слів - запозичені, а слово лімітуються вжите ще й неточно, оскільки ліміт - це гранична норма, то лімітуються не витрати, а кошти;

3. не вживати в одному тексті власне українське слово й іншомовне /координувати - погоджувати, екстраординарний - особливіш, фіксувати - записувати, лімітувати - обмежувати, прерогатива - перевага, симптом - ознака);

4. при виборі запозиченого чи власнемовного слова слід звертати увагу на відтінки у його значенні (сервіс - обслуговування: сервіс - це будь-яке обслуговування, а обслуговування - побутових потреб населення).

Отже, і добір, і вживання іншомовного слова в діловому документі диктуються кількома обставинами й мають вирішуватися кожного разу з урахуванням конкретного тексту.

3. Синоніми та пароніми в документах.

Синоніми - слова тотожні або близькі за значенням, але різні за звучанням. Синонімія - одне з цікавих мовних явищ, яке безпосередньо пов'язане з багатством і різноманітністю словникового складу мови.

Точність і виразність змісту документа часто зшіежить від того, наскільки правильно і доречно дібрані слова. Багатство синонімії дає можливість вибрати найточніше для даного контексту слово, уникнути неоднозначного тлумачення висловлення та зберегти нейтральний тон.

Синоніми за своїм значенням об'єднуються в синонімічні ряди, до яких входять слова однієї частини мови. У синонімічному ряді є головне слово - воно стилістично нейтральне: говорити, казати, мовити, розмовляти, шепотіти, бубоніти; допитати, вивідати, дістати відомості.

Розрізняють: лексичні синоніми - такі, що мають відмінності у значенні: відкривати - відчиняти, громадський — суспільний, розглядати — аналізувати.

Серед лексичних виділяються стилістичні синоніми: говорити — балакати, жінка — дружина, йти - крокувати, родина - сім 'я.

Семантичні - що мають відмінні значення: білет - квиток, робітник - працівник - співробітник, замісник — заступник, запитання — питання, збірник - збірка — зібрання, положення — стан — становище, відносини - стосунки, відношення — ставлення, скоро - швидко, тепер — нині — сьогодні — зараз, авторитет - престиж.

Так наприклад, робітник - людина, що працює на промисловому підприємстві; працівник

• ширше поняття ніж робітник (газетний працівник, торговельний працівник); співробітник - компонент назви посади (старший науковий співробітник, співробітник відділу). Усі три слова позначають працюючу людину, але за кожним із них закріплена певна сфера вживання.

Українська мова має абсолютні синоніми: здобуток - досягнення — завоювання, процент — відсоток, буква—літера, алфавіт — азбука — абетка.

Слід пам'ятати, що в мові є слова-синоніми іншомовного походження: контракт —угода, аргумент — доказ — підстава, домінувати — переважати, координувати - погоджувати, лімітувати — обмежувати, пріоритет — перевага, репродукувати — відтворювати, фіксувати

• записувати, шеф — голова - керівник, симптом — ознака, прерогатива - перевага, апелювати

• звертатися.

У певних ситуаціях звичайне загальновживане слово може виявитися аж надто прямолінійним. Тоді йому шукають заміну. Наприклад: замість п'яніш слід фіксувати в нетверезому стані, під дією алкоголю, у стані сп'яніння, брехати - говорити неправду, видумувати, фантазувати.

При складанні документів потрібно зважати на такі правила функціонування синонімів:

1. не допускається взаємодія абсолютних синонімів {процент - відсоток, примірник - екземпляр, буква - літера);

2. не допускається взаємозаміна синонімів, особливо коли одне слово є запозиченим, а друге власне українським {пріоритет - першість, репродукувати - відтворювати, брокер - посередник, дефект - недолік, вада, ґандж);

3. слова слід використовувати з точним урахуванням відтінків значень: відносини (економічні, виробничі) — стосунки (дружні, з організаціями); на ступний (зупинка, тиждень) — подальший (життя, доля); положення (горизонтальне, вертикальне) — становище (міжнародне.

офіційне, скрутне) — стан (економіки, фінансів, справ, хворого); скоро (коли йдеться про час) - швидко (інтенсивність руху); тепер, нині, сьогодні (виражають теперішній час) — зараз (цієї миті); авторитет (авторитет керівника, викладача; той, хто має загальне визнання, вплив) - престиж (вплив, який має що-небудь: престиж заводу, установи).

Пароніми - це слова, які мають однаковий корінь, а різняться лише суфіксом, кількома літерами в закінченні, префіксом, наявністю чи відсутністю частки -ся (абонент - абонемент, афект - ефект, адрес - адреса, професійний - професіональний, континент - контингент, особистий -особовий, громадський — громадянський).

Паронімічними відношеннями поєднується пара слів, значно рідше -три або більше. За характером смислових зв'язків пароніми поділяються на кілька груп:

1. синонімічні {важкий — тяжкий, привабливий — принадливий,);

2. антонімічні {прогрес —регрес, адресат — адресант);

3. що мають семантичну близькість {вирізнятися - відриіятися, проблема - дилема,

витрати — затрати, зумовлювати — обумовлювати).

Явище паронімії — досить велика небезпека. Уникнути її можна лише тоді, коли людина, відчуваючи її, перевіряє себе за словником {оснований -той, що базується на чомусь, заснований - створений, розпочатий; дипломант - переможець конкурсу, дипломник - автор дипломної роботи, дипломат - уповноважений колективу чи держави).

4. Книжні й урочисті слова в документах.

Усі слова, що вживаються в ділових паперах, називаються книжними. Книжні слова характерні для стилів, які функціонують у писемній формі, це - діловий, науковий, художній і публіцистичний. Книжне забарвлення мають терміни, слова, що виражають загальнонаукові поняття {економіка, експеримент, асигнація, демократизм та ін.). Значне місце відведено й словам з абстрактним значенням на -ання, -ення, -іння, -ство, -цтво {функціонування, примирення, товариство, сумісництво).

Незначний відтінок книжності мають слова на -увати, -ювати (утримувати, заповнювати, призначувати), віддієслівні іменники на -ння, -ття (посвідчення, вибуття), дієприкметники (виконуючий, призначений, накреслений, підписаний).

Для укладання ділового паперу необхідно добирати саме книжні, а не розмовні слова. Так слово дбати вживається у висловах «Як дбаєш, так і маєш», «У недбалого руки не болять». Для тексту документа слід вжити вислів типу виявити піклування, проявити турботу, багато зробити для чогось.

У документах різного типу особливу увагу слід звертати на урочисті книжні слова, які проникають у ділові папери з мови газет. їх вживання у діловій сфері спричиняє чимало недоречностей. Це, переважно, помилки такого характеру: «високе» слово вставляється в текст чисто ділового, виробничого характеру; урочистими словами користуються в документах, де йдеться про справи буденні, повсякденні, дрібні. У високому, урочистому мовленні вживаються слова труд, трудитися, трудовий, трудівник, у звичайному, поточному діловому папері повинно вживатися: пращ, працювати, працівник; робота, робітник. На місці трудитися - працювати, виконувати, здійснювати, робити.

Можна споруджувати палаци, зводити мости, але типові корівники слід будувати. Замість проживати слід використовувати мешкати, жити, бути прописаним, займати житлоплощу.

Проте в окремих ділових паперах вживається й урочиста, застаріла, рідковживана лексика: вищезазначений, нижчепідписаний, вищезгаданий, спричинятися до, глава уряду, благотворний, воєдино, діяння.

До слова в документі ставляться насамперед такі дві обов'язкові вимоги:

1. воно повинно бути вмотивованим;

2. відповідати нормам української літературної мови.

Норми української літературної мови фіксуються в словниках, довідниках, підручниках, посібниках. Коли виникають труднощі при написанні, з'являються сумніви з приводу

наголошення того чи іншого слова чи його перекладу з російської мови, ми повинні звертатися до відповідних джерел.

Та іноді виникають сумніви щодо вибору слова чи словосполучення серед наявних чи загальновідомих.

Особливо складно буває зробити вибір, коли виникає потреба перекласти російське слово, а в словнику подається не один, а кілька варіантів. Так, наприклад, слово свидетельство. У словнику має кілька відповідників: свідоцтво, свідчення, посвідчення, посвідка, доказ. Довідка (документ) може називатися і свідоцтвом, і посвідченням, і посвідкою (залежно від її характе­ру); підтверджений факт зветься доказом і свідченням (за свідченням очевидців, документальні докази, свідчення). Слова продовжувати і тривати є близькими, але не тотожними. Слово продовжувати вживається тоді, коли дія виходить за раніше встановлені часові межі «Прийом заяв продовжується з ... на 20 днів». Слово тривати вживається тоді, коли йдеться про дію, що повторюється, продовжується без часових і просторових обмежень: конкурс триває, зустріч триває.

Іноді укладач документа не знає українського відповідника і перекладає російські слова на свій розсуд. Так в українській мові з'явилося під впливом російської слово міроприємство (за аналогією предприятие - підприємство), але воно зайве, бо в українській мові є слово захід, заходи.

Слова повістка і порядок в українській мові мають різні значення. Повістка - це коротке повідомлення про щось, а також попереджувальний сигнал на залізниці; порядок денний - це перелік питань, які обговорюються на заходах, засіданнях, нарадах. Об'єм, обсяг: об'єм вживається лише при наявності виміру в кубічних одиницях; обсяг - в інших випадках: обсяг капіталовкладень, обсяг знань, обсяг книги в друкованих аркушах. Напрям і напрямок. Коли йдеться про шлях розвитку чогось, про якусь течію - вживається слово напрям, а якщо про переміщення в просторі - напрямок (машина поїхала у напрямку).

Вплив російської мови відчутний у таких лексичних конструкціях: прийняти заходи - вжити заходів, прийняти участь - брати (взяти участь), проводити боротьбу - боротися; у самий найближчий час — незабаром; згідно наказу - відповідно до наказу; згідно розпорядження - згідно з розпорядженням; це сама відповідальна задача - це найвідповідальніше завдання.

Хотілося б зупинитися на багатослів'ї й тавтології. Хоча, переважно це стосується усного мовлення, а іноді такі явища проникають і в документи. Кажуть, що багатослів'я є прямим наслідком бідності словника. Це можна пояснити тим, що людина не може сказати стисло.

Так, наприклад, часто у офіційних листах використання зайвих слів є порушенням норм ділового спілкування: надсилаємо на підписку й затвердження — надсилаємо на розгляд; додатки до тексту — додаток 1; з одержанням цього пропонуємо - пропонуємо; вважаємо за можливе просити -просимо; поспішаємо повідомити — повідомляємо.

Це стосується і тавтології. Наприклад, іноді можна почути або побачити на папері такі вирази: прейскурант цін (прейскурант - довідник цін), адреса проживання (адреса - місце, де людина проживає), моя автобіографія (автобіографія - це своя біографія,), колега по професії (колега - це товариш за фахом,), вільна вакансія (вакансія - вільна, незайнята посада), дублювати двічі (дублювати - повторювати), перспектива на майбутнє (перспектива -це і є погляд у майбутнє), окремі епізодичні явища (епізодичні - окремі). Це говорить про те, що людина мало обізнана з відповідними словами, або значення їх не знає зовсім. Слід звернути увагу на використання в тексті (особливо в одному реченні) спільнокореневих слів. Наприклад, стилістична помилка: за свідченням свідків (бажано за свідченням очевидців), зобразити образ злочинця (намалювати, відтворити), зробили роботу (викопти), прорахунки враховано (недоліки враховано).

Отже, вдале використання лексичного багатства української мови в офіційних документах окремими службовцями залежить від рівня освіченості цих осіб. Не можна сказати, що людина володіє державною мовою тільки на підставі того, що вона може написати заяву чи протокол, необхідно оволодівати також і науковим, художнім стилем, щоб у своїй професійній діяльності, зокрема при складанні документів, уникати канцеляризмів, тавтології, нераціонального використання запозичених іншомовних слів.

Література.

1. Ботвина Н.В. Офіційно-діловий та науковий стилі української мови: Навчальний по­сібник. - К., 1998.

2. Ділова українська мова: Навчальний посібник / За ред. О.Д.Горбула. - К., 2000.

3. Ділова українська мова: Посібник для студентів вузів / За ред. Н.Д.Бабич. - Чернівці

4. Зарицька І.М., Чикаліна І.О. Українське ділове мовлення: Практик. - Донецьк,

1997. 5. Зубков М.Г. Мова ділових паперів: Комплексний довідник. - Харків, 1999.

      6. Коваль А.П. Ділове спілкування. - К.. 1992.

      7. Марун М.Є. Українське ділове мовлення: Навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів. - Умань, 1998.

      8. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Українське ділове мовлення. - К., 1998.

      9. Потелло Н.Я. Теорія і практика ділового мовленім: Навальний посібник. - К., 1999.

      10. Чак Є. Складні випадки правопису та слововживання. - К., 1998.

11. Шевчук С.В.Українське ділове мовлення. - К.,

ТЕМА: Характеристика документів щодо особового складу.

ПЛАН

1. Правила складання автобіографії та резюме.

2. Заява, різновиди заяв.

3. Правила складання характеристики.

Автобіографія - це документ, у якому особа подає опис свого життя і діяльності. Автобіографія - обов'язків елемент особової справи.

Документ має визначений рівень стандартизації. Виклад іде від імені першої особи в хронологічному порядку, є вичерпний, але лаконічний. Кожне важливе нове повідомлення починають писати з нового абзацу.

Крім автобіографії як точного документа, існує форма автобіографії-розповіді з елементами опису, характеристикою людей, що у ній згадуються, образними мовними засобами. Такі автобіографії подають зазвичай видатні люди, творчі особистості. Автобіографія має такі основні реквізити:

1. Назва документа.

2. Текст.

3. Дата написання.

4. Підпис.

У тексті мають бути такі відомості:

1. Прізвище, ім'я, по батькові.

2. Дата народження: число, місяць (словом), рік.

3. Місце народження (місто, село, селище, район, область, країна, якщо за межами України, так, як зазначено у свідоцтві про народження)

4. Відомості про навчання (повне найменування навчальних закладів, назви отриманих спеціальностей, так, як зазначено в дипломі).

5. Відомості про трудову діяльність (час праці, найменування посади і місця праці).

6. Відомості про громадську роботу.

7. Короткі відомості про склад сім'ї (прізвище, ім'я, по батькові, рік народження, посада та місце праці/навчання). Примітки до оформлення реквізитів.

1. Назва виду документа пишеться посередині рядка, рядком нижче від верхнього поля аркуша.

2. Подаючи відомості про членів сім'ї, не зазначають число і місяць народження, а лише рік.

1. Окрім нинішнього прізвища матері, у дужках подають її дівоче прізвище.

3. Щодо складу сім'ї: неодружені особи подають відомості про батьків, сестер, братів, які не мають своєї сім'ї; одружені подають відомості про членів власної сім'ї - чоловік /дружина, діти.

2. Домашньої адреси подавати не треба.

Резюме - це документ, що містить коротку інформацію про особисті, освітні, професійні відомості людини, яка його складає.

Це один з найефективніших засобів пошуку роботи. Документ стає конкурентоспроможним завдяки своєму вигляду і змісту. Резюме потрібно обов'язково скласти на комп'ютері і видрукувати на якісному білому папері. Важливо розмістити резюме на одній сторінці, максимум - на двох. Особливості викладу в резюме - стислість, конкретність, точність, динамічність. Головний принцип подання інформації - вибірковість (потрібно включати тільки ті факти, які важливі для посади, на яку особа претендує).

Реквізити резюме:

1. Назва виду документа (посередині).

2. Текст документа, який складається з таких блоків:

а) інформація для контакту (поштова домашня адреса - у лівому кутку аркуша, телефон (разом із кодом міста), факс, електронна адреса - справа);

б) ім'я, прізвище (у називному відмінку(4

в) мета (заміщення вакантної посади, участь у різноманітних заходах проектах тощо) написання документа;

г) відомості про освіту (роки навчання, повна назва навчальних закладів, у яких навчалися, із зазначенням факультету та спеціальності);

д) відомості про професійний досвід (назва посади, яку займає особа, та назви попередніх посад і місця праці із зазначенням стажу роботи;

є) особисті відомості (рік народження, національність, громадянство, сімейний

стан);

є) додаткова інформація (володіння іноземними мовами і комп'ютером,

наявність прав водія, закордонного паспорта, членство у фахових організаціях,

партіях, коло зацікавлень, якщо воно пов'язане з майбутньою роботою, ділові

риси та ін);

ж) вказівка про можливість надання рекомендацій.

Примітки до оформлення реквізитів

1. Найефективнішим засобом зв'язку з претендентом на посаду є телефон, тому подавати його потрібно обов'язково (домашній, робочий, стільниковий чи контактний).

2. Ім'я та прізвище пишуть посередині аркуша і виділяють великим жирним шрифтом.

3. Усі інші блоки варто також подавати так, щоб вони не зливалися у суцільний текст, а чітко вирізнялися і легко читалися; виділити заголовки, подбати про те, щоб оформлення було в одному стилі.

4. Усі події описують не в прямому, а в зворотному часовому порядку, тобто спочатку вказують останнє місце праці, навчання.

5. Випускники і студенти розташовують розділ «Освіта» перед розділом «Досвід роботи». Потрібно зазначити лише середні спеціальні та вищі навчальні заклади, у яких навчалися або вчаться. Тут описують і аспірантуру, курси або інші форми підвищення кваліфікації. Можна повідомити про відзнаки, наголосити на тих вивчених дисциплінах, які відповідають майбутній посаді. Що більше часу минуло після закінчення навчального закладу, то менше місця цей пункт займає в резюме.

6. У багатьох випадках розділ «Досвід роботи» («Професійна діяльність») є основним, тому його потрібно продумати і заповнити особливо ретельно.

7. Зазначають роки (місяці) праці, посаду, повну назву установи (фірми, підприємства чи організації); можна коротко описати сферу і напрями діяльності, функціональні обов'язки, але намагатися, щоб це було системно, тоді кар'єра спостерігатиметься виразніше. Не потрібно охоплювати весь трудовий стаж, а лише виділити два-три місяці праці (за останні 10 років).

І навпаки, якщо досвіду немає, то цей розділ не подають. Можна також як досвід вказати практику, яку проходять студенти під час навчання.

6. У частині «Особисті відомості» зазначають вік, вказуючи лише рік народження або кількість років, про сімейний стан пишуть: заміжня/не заміжня або одружений/неодружений; дітей називають за статтю і віком.

7. У «Додатковій інформації» варто насамперед сказати про ступінь володіння іноземними мовами та навички роботи з комп'ютером.

Рівень знання іноземної мови можна оцінити за такою градацією: досконало, вільно, добре, зі словником, на розмовному рівні. Не потрібно завищувати рівень знання мови. Доцільно вказати, яка мова є рідною.

Працювати з комп'ютером можна вміти на рівці користувача чи програміста, варто чітко вказати мови і програми, які знаєте. Важливу роль відіграє знання Інтернету, вміння користуватися електронною поштою, володіння бухгалтерськими програмами, а також спеціальними, наприклад, графічними редакторами, тощо.

Знання оргтехніки передбачає вміння працювати з офісними міні-АТС, ксероксом, факсом.

Наявність водійського посвідчення, закордонного паспорта, власного автомобіля, ПК також може мати значення. Додатково вказують закінчені курси, вміння, які для майбутньої роботи будуть доречні.

Перелічують ділові риси, досить назвати три-чотири, які є вагомими для обраної посади, наприклад, відповідальність, порядність, комунікабельність, креативність, врівноваженість, мобільність, організаторські здібності, безконфліктність.

10. Вислови Рекомендації будуть надані на вимогу або При потребі подам рекомендації можна вміщувати лише в тому разі, якщо такі рекомендації справді існують. Ю.Не варто перенасичувати документ великою кількістю інформації, головне, щоб текст характеризував автора як досвідченого, надійного,перспективного працівника (пошукувача) Потрібно надавати перевагу позитивній інформації, зосереджувати увагу на досягненнях. Уся інформація, викладена в резюме, має бути достовірною. 11 .Не варто описувати причини, через які пішли з попередньої роботи, фізичні характеристики; зазначати вимоги до зарплати; додавати фотографію, якщо цього спеціально не передбачено; називати імена людей, які дають рекомендацію.

Останніми роками вага резюме у процесі пошуку роботи зросла. Це перший погляд на особу, яка прагне зайняти певну посаду, очима роботодавця чи кадрового агентства, тому від чіткості форми і дохідливості змісту документа залежить, чи свій шанс особа-предендент зможе використати. На перегляд резюме витрачають 2-3 хвилини, і якщо воно не привернуло уваги, - отже, не спрацювало.

Резюме можна надсилати до установи, що голосила про наявність вакантної посади (як паперовий чи електронний варіант), або розміщувати в Інтернеті на спеціалізованих мережених сайтах. Рукописний варіант неприпустимий.

Для кожного нового місця праці бажано складати окреме резюме, правильно розставляючи акценти саме на тих навичках і знаннях, які потрібні для цієї пропозиції. Непогано скласти резюме двома мовами; резюме іноземною мовою має відповідати правописним і стилістичним нормам, бути оформлене за тими самими вимогами, що ставляться й до резюме українською мовою

Заява - це документ, який містить прохання або пропозицію однієї чи кількох осіб, адресовану установі або посадовій особі. Це один з найпоширеніших у справочинстві документів.

Заяви бувають особисті та службові.

Особиста заява містить прохання особи до керівника розділу чи підрозділу, її пишуть власноручно в одному примірнику.

Службову заяву укладає посадова особа від власного імені або від імені організації до посадової особи іншої організації, структури тощо. її можна відтворити механічним способом у декількох примірниках.

За місцем виникнення розрізняють внутрішні і зовнішні заяви.

У зовнішній особистій заяві обов'язково зазначають повну домашню адресу чи відомості документа(паспорта), а у зовнішній службовій - повну поштову та юридичну адресу установи, підприємства, організації.

У внутрішній заяві зазначати адресу і паспортні відомості не обов'язково.

Темами внутрішніх заяв студентів можуть стати прохання про надання академічної відпустки, матеріальної допомоги чи права поселення у гуртожитку, про переведення в іншу групу, прохання звільнити від занять, дозволити достроково складати сесію та ін. Змістом заяв з кадрових питань може бути: прохання про зарахування на певну посаду чи звільнення з посади, переведення з однієї посади на іншу, надання чергової відпустки чи відпустки за власний рахунок, надання путівки в санаторій тощо.

Заяви бувають прості і складні (містять відомості про додатки).

Заява складається з таких реквізитів:

1. Відомості про адресата (назва посади, повна назва установи, прізвище та ініціали керівника із зазначенням наукового звання, якщр особа, на ім'я якої подають заяву, має його).

2. Відомості про адресата (назва посади, прізвище, ім'я, та по батькові особи, яка звертається із заявою, іноді адреса, телефон, паспортні відомості).

3. Назва виду документа.

4. Текст.

5. Перелік додатків (документів, які додають до заяви на підтвердження її право чинності чи вагомості аргументації).

6. Дата.

7. Підпис.

Примітки до оформлення реквізитів

1. Відомості про адресата пишуть з великої літери праворуч; назву посади, прізвище посадової особи подають у давальному відмінку, чергуючи закінчення -ові, -еві (-єві) з -у (-ю). Якщо заяву адресовано до організації, то її назва має мати форму родового відмінка з прийменником до, напр.:

До профкому Запорізького гідроенергетичного коледжу ЗДІА

2. Відомості про адресата подають без прийменника від з малої літери, прізвище, ім'я та по батькові особи, яка звертається із заявою, ставлять у формі родового відмінка, крапки в кінці останнього слова немає. Прийменник від вживаємо лише тоді, коли прізвища адресата й адресанта заяви є співзвучними або однаковими і їх треба розмежувати.

3. Назву документа пишуть з великої літери посередині рядка, крапки не ставлять.

4. Текст починають писати з абзацу та з великої літери. Найважливішим елементом заяви є текст, який має таку структуру:

а) прохання (прошу надати, прошу звільнити, прошу дозволити, прошу перевести тощо);

б) обґрунтування прохання (у зв'язку з .., оскільки.., відповідно до... тощо).

5. Додаток як підстава заяви містить перелік документів, які додають до неї, із точним формулюванням характеру чи вигляду документа, зазначенням кількості сторінок, напр..: довідка (форма), фотокартки (кількість і розмір) тощо. Оформляють додатки кількома способами: а) після тексту з абзацу пишуть До заяви додаю і подають повні назви документів у формі знахідного відмінка; б) після тексту пишуть До заяви додаються такі документи або Додаток і вказують назви документів у формі називного відмінка.

6. Дату написання заяви пишуть зліва без абзацу.

7. Підпис адресата - праворуч.

Характеристика - це документ, в якому в офіційній формі висловлено громадську думку про працівника як члена колективу, дано оцінку його ділових та моральних якостей.

Реквізити документа:

1. Назва виду документа (посередині).

2. Анкетні відомості особи, якій видається характеристика (прізвище, ім’я, по батькові, посада (вчений ступінь і звання), рік народження, національність, освіта - справа - у стовпчик.

3. Текст, який містить такі відомості:

а) трудова діяльність працівника (з якого часу в цій установі, на якій посаді);

б) ставлення до службових обов'язків (ставлення до роботи, підвищення професійного та наукового рівня, досягнення, урядові нагороди, заохочення, дотримання трудової дисципліни);

в)громадська діяльність;

г) моральні якості (риси характеру, ставлення до колег);

д) висновки (пропозиції, рекомендації щодо працівника, призначення характеристики).

4. Дата (ліворуч).

5. Назва посади, прізвище та ініціали і підпис відповідальної службової особи.

6. Гербова печатка організації, яка видала характеристику.

Примітки до оформлення реквізитів

1. Анкетні відомості (у правій половині аркуша) подають у формі родового відмінка (без прийменника), крім відомостей про освіту - у називному відмінку.

2. Щоб уникнути перекручення прізвища особи, якій видають характеристику, починати текст потрібно з прізвища, імені, по батькові в називному відмінку.

3. Текст пишуть від третьої особи. Кожне нове повідомлення починають з абзацу.

ТЕМА: УКЛАДАННЯ ДОВІДКОВО -ІНФОРМАЦІЙНИХ ДОКУМЕНТІВ.

Довідково-інформаційна документація містить інформацію про

фактичний стан справ у закладах, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Вони носять допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації, не обов'язкові для виконання на відміну від них. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Довідка - це службовий документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів і подій.

Довідки, які видаються громадянам на підтвердження місця роботи, посади, заробітної плати та інших питань, становлять велику самостійну групу і мають офіційний характер. Є довідки службового характеру, що містять різні відомості про роботу підприємства, організації, установи. Складаються вони уповноваженими органами або посадовими особами і призначені для вищестоящих органів. Такі довідки містять найменування виду документа, заголовок і текст. Довідки підписуються особами, що здійснювали перевірку, узагальнення досвіду та ін.

Довідки, що засвідчують якийсь юридичний факт містять такі реквізити: 1 .Назва виду документа.

2. Дата підписання та номер.

3. Місце видання.

4. Прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається довідка.

5. Текст довідки.

6. Призначення (куди подається довідка).

7. Підписи службових осіб.

8. Завірення печаткою.

СЛУЖБОВА (доповідна) ЗАПИСКА - документ, адресований керівникові даної або вищої організації, в якому автор інформує про ситуацію, що

2 склалася, про події і факти, які мали місце, а також наводить свої висновки та пропозиції.

Доповідні записки бувають звітними, інформаційними, ініціативними. Однак, усі вони мають одні й ті ж реквізити: адресат (кому адресована доповідна записка), прізвище, ініціали посадової особи, найменування посади, назву виду документа (доповідна записка), заголовок (стислий зміст тексту), текст, додаток (якщо такий є), підпис і дату.

Текст доповідних записок пишеться від руки або друкується. Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає.

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА - пояснює зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту). У залежності від змісту і призначення пояснювальні записки поділяються на дві групи:

• записи громадян з приводу їх поведінки, робот і т.д.

• записки службового характеру, які є необхідним додатком до основних документів, звітів, планів і т. п.

Оформляється цей документ аналогічно доповідній записці. Виклад тексту може бути прямим, тобто коли він містить у чіткій послідовності вступ, доказову частину і висновки, і зворотним - тоді висновки передують доказовій частині.

ЗВІТ - це документ, у якому в письмовій формі подається повідомлення про виконання якоїсь роботи. Звіт, як правило, включає в себе такі реквізити:

1. Найменування виду документа.

2. Звітний період.

3. Назва органу або установи, про роботу якої звітують.

4. Текст звіту.

5. Підпис.

6. Дата укладання звіту.

Декотрі види звітів мають додаткові реквізити - погодження і затвердження. Ці документи складаються у текстовій або табличній формі. У таблиці найчастіше зводять статистичні звіти.

з

Розрізняють звіти:

1. Періодичні.

2. Разові.

Періодичні звіти затверджуються керівником, який раніше підписав даний план, а разові - адресуються посадовим особам, від яких одержано завдання або доручення.

Текст подібних звітів, як правило, розпочинається словами: «За вашим розпорядженням від (такого) числа...»

Це посилання на завдання служить першим логічним елементом змісту даного документа. Далі йде описання виконаної роботи і заключна частина, у якій аналізуються підсумки її, потім - висновки і пропозиції.

ПРОТОКОЛ - це документ колегіальних органів, у якому фіксують місце, час, мету й результат проведення зборів, конференцій, засідань, нарад та ін. У протоколі занотовують склад присутніх і відсутніх, зміст доповідей, що заслухано, ухвали з обговорених питань.

Відповідно до обсягу фіксованих даних усі протоколи поділяють на три групи.

Стислі (короткі), текст яких містить лише назви обговорених питань (під рубрикою «СЛУХАЛИ:») та ухвалу або поширену резолюцію щодо цих питань (під рубрикою «УХВАЛИЛИ:»).

Повні, у тексті яких окрім ухвал стисло записують виступи доповідачів й інших учасників зібрання. До повного протоколу заносять також запитання доповідачам та конспективний запис виступів під час обговорення.

Стенографічні, у яких дослівно зафіксовано виступи, репліки, запитання, обговорення та весь хід засідання, зборів.