3.5 Анализ работы с внутренними документами
К внутренним документам в ЗАО «СМЗ» относят приказы, распоряжения, служебные записки, акты, справки и другие. Они готовятся, оформляются и исполняются теми должностными лицами, которым направлены, в пределах предприятия.
Правила работы с внутренними документами на этапах подготовки и оформления такие же, как и с исходящими, а на этапе исполнения - такие же, как и с входящими документами.
Проекты документов после подготовки и согласования с заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами передаются юристу для проверки их соответствия действующему законодательству.
Рассмотрим один из внутренних документов завода приказ (Рисунок 10).
В приказе были обнаружены следующие ошибки:
неправильно оформлен реквизит наименовании организации;
неправильно оформлен реквизит дата;
неправильно оформлен реквизит регистрационный номер;
неправильно оформлен реквизит заголовок текста;
неправильно оформлен реквизит текст документа.
Рисунок 10 - Приказ
Основой проектирования автоматизированной системы организации движения документов, т.е. документооборота служат оперограммы.
На основании оперограмм документов разрабатываются макеты документов, схемы документооборота и информационных связей, техническое обеспечение управленческой деятельности; осуществляется нормативное проектирование систем управления, т.е. расчет численности управленческого персонала.
Рассмотрим движение приказа в заводе на основании оперограммы (Таблица 1).
Таблица 1 - Оперограмма движение приказа в Центре
Технологическая операция |
Секретарь |
Курьер |
Главный бухгалтер |
Управляю-щий |
Структурное подразделение |
Подготовка проекта |
Х |
|
|
|
|
Подписание |
|
|
|
Х |
|
Передача |
Х |
|
|
|
|
Регистрация |
Х |
|
|
|
|
Размножение |
Х |
|
|
|
|
Передача |
|
Х |
|
|
|
Ознакомление |
|
|
Х |
|
|
Передача оригинала |
Х |
Х |
|
|
Х |
Подшивка в дело |
Х |
|
|
|
|
На оперограмме показаны все операции по обработке и движению приказа, структурные подразделения, и работники, занятые их выполнением. При этом наглядно видны повторные операции и весь путь прохождения приказа, что предопределяет направление рационализаторских предложений по прямоточности движения документа и централизации его обработки.
4 Рекомендации по совершенствованию постановки делопроизводства в организационно-методическом отделении
Было отмечено, что всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь, что, естественно, может привести к появлению ошибок и каких-либо неточностей в работе с документами, нарушение контроля за исполнением документов, несоблюдение сроков исполнения нормативной документации и т.д.
Особенно это касается таких видов работ с документами, как хранение, регистрация, классификация и систематизация, а также поиск документации по кадровому делопроизводству. Введение же новой должности и нового отдела позволит правильно организовать работу с документами и повысить эффективность работы не только всех сотрудников данного структурного подразделения, но и всей фирмы.