3.3 Анализ работы с исходящими документами

Отправляемые предприятием документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций (Рисунок 5)

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его составления проверяется секретарем.

Рисунок 5 - Схема работы регистрации исходящей документации

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами завода. Такое согласование оформляется визой.

Управляющий ЗАО «СМЗ» вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания управляющим двух экземпляров, исходящий документ передается секретарю для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов» (Рисунок 6)

Рисунок 6 - Журнал регистрации исходящей документации

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, секретарь фиксирует его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

Рассмотрим один из исходящих документов завода письмо (Рисунок 7).

В письме были обнаружены следующие ошибки:

• неправильно оформлен реквизит заголовок к тексту;

• не правильная разметка полей;

• отсутствует реквизит адресат.

Рисунок 7 - Письмо

3.4 Анализ работы с входящими документами

Входящие документы ЗАО «СМЗ» регистрируются в журналах учета входящих документов (Рисунок 8) и отправляются через секретаря.

Рисунок 8 - Журнал регистрации входящей корреспонденции

Работа со входящими документами включает в себя следующие этапы (Рисунок 9).

При поступлении корреспонденции первое что проверяет документовед правильно ли адресован документ. После чего если на конверте имеется пометка «лично», то корреспонденция передается именно тому кому оно было адресовано.

В случае если письмо не имеет никакой пометки, то оно вскрывается и проверяются вложения.

Рисунок 9 - Схема регистрации входящей корреспонденции

За тем происходит предварительное рассмотрение поступивших документов. После этого на письме ставиться регистрационный штамп о поступлении документа. И после этого происходит регистрация письма.

В зависимости от того кому адресовано письмо оно направляется либо в структурные подразделения либо передается руководителю. Если же письмо остается под контролем руководителя, то следующим действием будет внесение сведений из резолюции в журнал регистрации. За тем же производится контроль за исполнением и после исполнения документа он подшивается в дело.

Регистрация производится в день получения документа.

Анализ работы ведущего документоведа с входящими документами показал, что работа организована правильно, в соответствии с ГСДОУ а также разработке нормативных документов по документационному обеспечению управления.