6.6.Робота з документами

Відкритий документ система завжди показує на своєму Робочому Столі. Документ можна відкрити з переліку знайдених документів, викликати з Переліку відкритих документів у лівій панелі системи або з Меню “Вікна”, а також викликати з папок або з закладок системи. У випадку, коли документ вже був один раз відкритий в поточному робочому сеансі, система попереджає “Документ вже відкритий. Відкрити у новому вікні?”. Вибравши кнопку “Ні”, Ви просто перейдете у вікно, в якому документ був відкрит раніше.

На початку кожного документа знаходиться так звана “шапка”, у якій зазначені вид документа, його назва і т.п. (для різних видів документів застосовуються різні шапки). Якщо в документ вносилися зміни, то під “шапкою” знаходиться вибудований у хронологічному порядку список документів, що змінюють і доповнюють його. З цього списку можна дізнатися, якими документами змінювався текст.

Під переліком документів, що змінюють, можуть бути розташовані різні коментарі. У коментарях також може йтися про терміни уведення в дію змін, якщо вони відрізняються від основних правил уведення терміну дії документів, про інші обмеження, що накладаються на дію документа змінами, і т.п. Натискання на ліву кнопку миші на таких ділянках призводить до появи тексту документа, що обумовив ці коментарі.

Змінений текст документа виділяється іншим (зеленуватим) кольором. Курсор на таких ділянках приймає форму “перст, що вказує”. Натискання на ліву кнопку миші в будь-якому місці зміненого тексту викликає появу вікна з текстом того документа, який вніс цю зміну. Під кожним зміненим фрагментом тексту обов’язково вказується, який саме документ вносив цю зміну.

Посилання на інші документи виділяються синім кольором. Курсор на таких фрагментах перетворюється в “перст, що вказує”. Натискання на ліву кнопку миші на такій ділянці тексту викликає вікно з текстом документа, про який йдеться.

В системі є документи, які перевірені Міністерством Юстиції при внесенні у Єдиний Державний реєстр нормативних актів України. Ці документи можна знайти, якщо використати такі пошукові реквізити як “Єдиний Реєстр. Номер”, “Єдиний Реєстр. Дата рішення”, “Єдиний Реєстр. Номер рішення” в Запиті на пошук за реквізитами. Також можна виділити всю множину таких документів, які є у системі на поточний момент час, якщо вказати значення “Еталон” в реквизиті “Наявність у базах”.

Всі ці документи можна відрізняти за такими ознаками. По-перше, у Режимі перегляду тексту документа в правому верхньому куті відображається печатка схожа на Штамп Мін’юста. По-друге, фон Робочого Столу Режиму перегляду тексту документа перевіреного Мін’юстом відрізняється від фону інших документів. По-третє, якщо документ має кілька редакцій, то “закладки” тих редакцій, які перевірені Мін’юстом, мають відповідний значок .

Редакції документа

Якщо в документ вносилися зміни, то під заголовком робочого вікна розташовуються так звані “корінці” — закладки редакцій документа на дату кожної внесеної зміни. Дата зробленої зміни зазначена на “корінці”.

Спочатку документ розкривається на останній редакції, тобто в такому контрольному стані, в якому він є на сьогоднішній день. Перехід від однієї редакції документа до іншої здійснюється натисканням лівою кнопкою миші на потрібному “корінці”.

Якщо змін було стільки, що всі вони не розмістилися на екрані, то праворуч від останнього “корінця” будуть знаходитися стрілочки “праворуч” і “ліворуч”, які дозволяють пересуватися по всіх редакціях документа. (Ви можете в цьому переконатися на прикладі Закону “Про підприємництво”).

Як ми вже згадували, змінений текст виділяється яскраво-зеленим або блакитно-зеленим кольором. Яскраво-зеленим виділяються фрагменти, що змінилися в поточній редакції документа. Блакитно-зеленим виділяються змінені в попередніх редакціях фрагменти.

Також система дає можливість переглянути і порівняти попередню редакцію фрагмента документа з обраною поточною редакцією. Для цього треба підвести курсор миші до зміненого фрагмента (підсвіченому ясно-зеленим або блакитнувато-зеленим кольором) і натиснути на праву кнопку. В Контекстному Меню вибрати команду “Показати попередню редакцію”. Після цього екран розділиться на дві частини. У нижній частині — текст попередньої редакції фрагмента і покажчик дати, коли була внесена ця зміна в текст. У верхній частині — весь текст документа в тій редакції, яка була обрана у вікні перегляду документа. При цьому фрагмент, попередньої редакції яку викликали, виділений зеленим маркером. Дата внесення змін поточної редакції проставлена на “корінці” угорі вікна перегляду документа і на “корінці” внизу біля червоної позначки. Якщо натиснути лівою клавішею миші на будь-якому “корінці”, крім того, який показує обрану редакцію документа у верхній частині вікна, то вікно повертається до свого початкового вигляду.

Структура документа

Б агато законодавчих і нормативних документів мають досить великі обсяги — декілька десятків, а то і сотень сторінок тексту. Переглядати їх шляхом простого перегортання досить втомливе і непродуктивне заняття. І для того, щоб швидко перейти в інший розділ документа, Вам допоможе кнопка “Структура документа” .

В структурі документа перед назвою заголовка розділу може бути символ “+”. Підведіть до нього курсор і натисніть на ліву кнопку миші. З’явиться нижній рівень структури з заголовками. Наприклад, перелік статей даного розділу, а знак “+” перетвориться в “-“. Повторне натискання лівою кнопкою миші на символі “-“ “згорне” перелік “молодших” заголовків.

Так, поступово розкриваючи структуру документа, по його заголовках можна визначити загальний зміст документа.

Якщо при цьому Вас зацікавив певний розділ або стаття, підведіть курсор до рядка з його або її найменуванням (курсор перетвориться в “перст, що вказує”) і натисніть на обраному рядку лівою кнопкою миші. У правій частині вікна з’явиться текст необхідного(ою) Вам розділу (статті).

Таким чином, Ви можете швидко переміщатися по тексту, обираючи в будь-якій послідовності його заголовки в структурі документа.

Для виходу з цього режиму натисніть ще раз на кнопці “Структура документа” у лівому верхньому кутку вікна зі структурою документа.

Опис Додаткової Панелі Інструментів

На Додатковій Панелі Інструментів у режимі перегляду документа є такі кнопки :

Якщо Ви підвели курсор до будь-якої із кнопок Панелі Інструментів і не переміщуєте його протягом однієї-двох секунд, Ви зможете прочитати напис-підказку, що пояснює значення кожної кнопки.

Ця функція працює тільки в українсько-російській версії системи.

Контекстне меню по правій кнопці миші містить наступні команди:

“Створити закладку” — створює закладку на тому рядку тексту, де знаходиться курсор миші. В подальшому по будь-якій із закладок можна буде швидкоо виходити у конкретне місце відповідного документа з “Переліку всіх закладок” системи ЛІГА:ЗАКОН або з “Переліку закладок до даного документу”.

“Переклад” — включає синхронний українсько-російський переклад.

“Виділити весь документ Ctrl+A” — виділяє весь текст документа. Використовується при необхідності швидко виділити весь текст, наприклад, для подальшого копіювання в редактор Word або в Clipboard.

“Скопіювати у Clipboard Ctrl+C” — запам’ятовує виділений текст у буфері обміну даними операційної системи Windows.

“Занести фрагмент до Word Ctrl+W” — експортує виділений фрагмент до редактору Word. Щоб експортувати весь документ, необхідно його попередньо виділити. Для цього в контекстному меню є відповідна команда.

“Зняти виділення” — знімає виділення фрагменту або всього тексту документа.

“Друкувати Ctrl+P” — використовується для виводу на друкувальний пристрій всього тексту або його позначеного фрагмента.

“Зберегти Ctrl+S” — використовується для збереження всього тексту або виділеного фрагмента у файлі на жорсткому диску комп’ютера.

“Показати попередню редакцію” — використовується для перегляду попередньої редакції зміненого фрагмента в тексті документа.

“Знайти термін” — використовується для пошуку виділеного слова або словосполучення в Термінологічному Словнику.

Дуже важливо, в якому місці стоїть курсор: на порожньому полі, на слові, чи виділяє фрагмент тексту, чи стоїть на зміненому фрагменті та ін., тому що від цього залежить відображення Контекстного Меню. Справа в тому, що в залежності від розташування курсора в Контекстному Меню даного режиму відбиваються ті або інші команди в міру їх необходності.

Функція доступна тільки в українсько-російській версії системи.

Контекстний пошук усередині документа

Ця функція викликається кнопкою Пошук за словом у назві, розташованою на Додатковій Панелі Інструментів режиму роботи з документом.

При цьому на екрані відкриється додаткове вікно “Пошук слова або його частини”. У ньому можна сформувати пошукове вираз: слово, його частину або словосполучення. Потім, при необхідності, додатково зазначити одне або декілька умов для пошуку: “ціле слово”, “початок слова”, “з обліком регістру”. Обов’язково зазначити напрямок пошуку: “уперед” або “назад”, від місця, де був установлений курсор у тексті документа. Усі додаткові умови пошуку встановлюються за допомогою натискання лівої кнопки миші на відповідних полях у даному вікні.

Після натискання кнопки “Шукати” система почне пошук і при першому позитивному результаті зупиниться, позначивши знайдений вираз маркером (білі літери на чорному фоні).

При такому пошуку система покаже тільки перше входження заданого виразу від даного розташування курсора в тексті документа. Якщо Ви захочете продовжити пошук, то необхідно ще раз натиснути на кнопку “Шукати”.

Якщо Ви хочете закрити вікно “Пошук слова або його частини”, то необхідно натиснути кнопку “Закрити”.

В принципі, для того, щоб просто продовжити роботу з текстом документа, Вам не обов’язково закривати додаткове пошукове вікно. Можна його перемістити на екрані в те місце, де б воно Вам не заважало для роботи з документом. Для цього досить підвести курсор миші до його верхнього рядка з назвою вікна, натиснути ліву кнопку миші і почати рухати курсор. Перемістивши вікно в зручне місце, відпустити ліву кнопку миші. Потім досить просто навести курсор на текст документа і натиснути на ліву кнопку миші. Після цього Ви потрапите у вікно роботи з документом, де зможете виконувати всі дії, передбачені у системі. Після цього в необхідний момент Ви можете установити курсор в тексті і, натиснувши на кнопку “Шукати” у вікні “Пошук слова або його частини”, знову продовжити той самий пошук у тексті документа, що був сформований до цього. Якщо навести курсор на вікно “Пошук слова або його частини” і просто натиснути на ліву кнопку миші, то вікно стане активним і в ньому можна змінити умову пошуку або пошукове вираз, а потім знову — “Пошук”, і знову-таки з того місця, де був зафіксований курсор у тексті документа.

Якщо було проведено пошук кілька разів з різними пошуковими словоформами, то історію попередніх пошукових значень можна отримати, натиснувши на кнопку з чорним трикутником, яка розташована біля поля вводу (праворуч). У відкритому списку пошукових значень можна вибрати необхідний вираз, щоб не набирати його повторно у полі вводу пошукових словоформ. Далі можна знову продовжити пошук. Як тільки Ви перейдете в інший режим роботи із системою, вікно “Пошук слова або його частини” закриється автоматично.

“З обліком регістру” — це пошук з урахуванням різниці великих і малих букв.

Закладки

Коли Ви читаєте друкарський текст, то на полях документа часто пишете якісь свої коментарі, що виникають у Вас при читанні тексту, або просто позначаєте необхідні місця, щоб надалі повернутися до них. Система дозволяє Вам зробити те саме і з електронними документами. Для цього використовуються різні типи закладок: “закладка-примітка”, “закладка-коментар”, “закладка-питання”, “закладка-увага”.

Ви також побачите, що за допомогою закладок можна створювати власні посилання в документах, довільно об’єднуючи їх між собою. Для цього використовується особливий тип закладок — “закладка-посилання”.

В документі, ліворуч від тексту, закладка зображується символом (“галочка”, “знак питання” і т.п.) в залежності від заданого типу закладки.

Створення закладок

Для створення нової закладки зробіть наступне:

1. зафіксуйте курсор на тому місці в документі, де Ви хочете поставити закладку (це повинно бути слово або виділене курсором вислов);

2. натисканням правої кнопки миші викличте Контекстне Меню режиму роботи з документом;

3. у Контекстному Меню виберіть пункт “Створити закладку”;

4. у вікні “Створити закладку” надайте ім’я закладці в полі “Назва” і Ваш коментар до неї (його можна не вводити) у полі “Коментар”. Якщо Ви до цього не просто поставили курсор на слові в тексті, а виділили за допомогою курсора декілька слів, то поля “Назва” і “Коментар” будуть заповнені автоматично тим висловом, який було виділено в тексті. У цьому випадку Вам досить буде всього лише відредагувати поля “Назва” і “Коментар”.

У цьому ж вікні можна вибрати тип закладки: “закладка-примітка”, “закладка-коментар”, “закладка-питання”, “закладка-увага”. За умовчанням вибір установлений на “закладці-примітці”. Щоб вибрати інший тип закладки, треба підвести курсор миші до поля навпроти назви типу закладки і натиснути на ліву кнопку миші.

Ці закладки відрізняються одна від іншої зображеннями піктограм, що вказують у тексті документа на наявність у цьому місці закладки. Якщо підвести курсор до піктограми закладки і затримати його на декілька секунд, то поруч з’явиться підказка з текстом із поля “Коментар”.

5. Зазначивши усі параметри створюваної закладки у вікні “Створити закладку”, натисніть кнопку “Створити”.

Якщо Ви передумали створювати в цьому місці закладку, то натисніть на кнопку “Відмовитися”.

Коментар до закладки можна побачити, як тільки Ви підведете курсор миші до її піктограми і затримаєте його на декілька секунд. Тому коментарі надалі Вам можуть дуже знадобитися. Але також важливо серйозно поставитися і до імені закладки, тому що в “Переліку закладок до документа” і в “Переліку закладок до всіх документів” у списках закладок будуть відбиватися їхні імена. Кожне ім’я закладки повинно бути унікальним, тому що воно надалі буде використовуватися системою для пошуку документа і його зазначеного місця. У випадку повтору імені система не дозволить створити закладку і зажадає задати інше ім’я закладці.

Створені закладки можна зберігати в папках користувача і надалі викликати їх не тільки з Переліку закладок до всіх документів, але і з папок.

Створення закладок-посилань

Після того, як у системі буде створена хоча б одна закладка, інші закладки можна створювати як посилання на неї.

Для цього треба вибрати місце в документі, де Ви хочете створити “закладку-посилання” (поставити на слово в тексті курсор або виділити фрагмент тексту). Потім викликати в Контекстному Меню команду “Створити закладку”, у вікні “Створити закладку” зазначити назву і коментар закладки.

Потім у полі “Закладка, на яку посилається дана” натиснути на кнопку з чорним трикутником. Висвітиться список назв раніше створених закладок у системі до всіх документів. У цьому списку вибрати необхідну закладку, підвести до неї курсор миші і натиснути ліву кнопку. При цьому тип закладки автоматично установиться на типі “посилання”.

Після натискання кнопки “Створити” Ви побачите у позначеному місці документа піктограму у вигляді синьої стрілки. Якщо підвести курсор миші до піктограми і затримати його на декілька секунд, то поруч з’явиться текст “Коментар” для цієї закладки. Якщо на піктограмі двічі натиснути лівою кнопкою миші, то вона спрацює як гіпертекстове посилання, і на Робочому Столі системи розкриється інший документ саме в тому місці, у якому стоїть первинна закладка, тобто та, на яку посилалася “закладка-посилання”.