6.5.Результати пошуку Перелік документів

Результатом будь-якого проведеного пошуку є список знайдених документів, які відповідають заданим умовам пошуку. Для кожного документа в список виводяться основні реквізити документа: вид, видавник, дата прийняття, номер і назва. Таким чином, не заходячи в самий текст, Ви можете приблизно оцінити, чи знайдені необхідні Вам документи. Якщо в списку є документи, які втратили силу, то вони виділяються синім кольором. Той документ, на якому знаходиться прозорий чорний прямокутник (курсор), є активним. Для того, щоб зробити активним будь-який інший документ у списку, варто установити на нього курсор миші і натиснути на ліву кнопку миші. Те ж саме можна зробити і за допомогою одного або декількох натискань на клавіші зі стрілками догори або донизу на клавіатурі. У випадку, коли список знайдених документів великий, для його перегляду рекомендуємо використовувати каретку смуги вертикального прокручування або клавіші “PgDn”, “PgUp”. Щоб переглянути текст документа, який вас цікавить, натисніть двічі на ньому лівою кнопкою миші (або натисніть на клавішу “Enter”). Якщо натиснути на праву кнопку миші, то перед Вами з’явиться контекстне меню даного режиму з переліком команд для роботи зі списком документів.

Нижче наведені його команди:

“Запит на пошук” — виконує перехід у “Запит на пошук”. При цьому викликається саме та закладка пошукового запиту, яка була активною до цього.

“Сортувати за датою “донизу” — використовується для зазначення сортування списку в порядку зростання дат.

“Сортувати за датою “догори” — використовується для зазначення сортування списку в порядку убування дат.

“Сортувати за видавниками” — використовується для зазначення сортування списку у визначеному порядку.

“Сортувати за номером” — використовується для зазначення сортування списку у визначеному порядку.

“Сортувати за видом” — використовується для зазначення сортування списку у визначеному порядку.

“Відмітити документ Ctrl+I” — позначає документ червоним кольором. Це може знадобитися, якщо Ви захочете зробити деякі операції з групою позначених документів у списку. Наприклад, для вилучення зі списку. Позначати документи можна і за допомогою клавіатури. Для цього треба натиснути на кнопку “пропуск”, і документ, на якому встановлений курсор, стане позначеним.

“Інвертувати відмітку Ctrl+R” — інвертує позначку — червоні (позначені) документи стають чорними (непозначеними) і навпаки. Якщо жодний документ до цієї команди не був позначений, то після неї усі документи в списку виділяються червоним кольором.

“Зняти всі помітки Ctrl+N” — якщо у переліку були відмічені документи, то ця команда знімає всі помітки, якщо відмічених документів не було, то нічого не змінюється.

“Вилучити документ Ctrl+D” — якщо позначено декілька документів, то вилучає їх із списку (але не з бази даних!). Якщо позначених документів немає, то вилучає зі списку документ, на якому зафіксований курсор.

“Інформація про документ” — викликає вікно з докладною інформацією про документ, що включає в себе перелік і зміст усіх реквізитів даного документа.

“Відкрити документ” — відкриває вікно з текстом активного документа (нагадаємо, що активним є документ, на якому зафіксований курсор). Ця команда є аналогічною подвійному натисканню на ліву кнопку миші на документі в списку або натисканню клавіші “Enter”.

“Друкувати перелік Ctrl+P” — виводить на принтер список знайдених документів.

“Зберегти перелік Ctrl+S” — зберігає список документів у файлі на жорсткому диску комп’ютера в зазначений каталог.

Звичайно при пошуку в список знайдених документів потрапляє досить багато так званого “інформаційного шуму”, який не потрібний Вам для подальшої роботи. Ті документи, які Вам не потрібні, можна вилучити зі списку, або, використовуючи даний список, продовжити пошук за реквізитами або за контекстом з використанням опції “Пошук у межах пошукового списку”. Або викликати “Динамічний навігатор списку знайдених документів” і в ньому продовжити вибірку за видами документів або за видавниками документів, або за датами, або за тематичними напрямками. Робота в цьому режимі є аналогічною роботі з Динамічним НАВІГАТОРОМ по всій базі. Якщо ж Ви збираєтеся даний список знайдених документів використовувати неодноразово, виконуючи на його основі різні вибірки документів, або просто мати цей список під руками в будь-який час, то ми Вам рекомендуємо список знайдених документів зберегти в папці користувача. На Додатковій Панелі Інструментів режиму перегляду списку знайдених документів є дві кнопки: “Сортувати” і “Виклик Динамічного Навігатора за списком”.

Сортування переліку -на Додатковій Панелі Інструментів є кнопка , що задає порядок сортування списку.

Ви можете сортувати документи в списку:

• за зростанням дат (першими будуть стояти “старі” документи),

• за убуванням дат (першими будуть стояти “свіжі” документи),

• за видавцями (сортує за абеткою за назвою органу, що видав документ),

• за номером,

• за видом документа (сортує за абеткою за видом документа).

Також можна здійснити сортування списку за описаними вище критеріями за допомогою контекстного меню даного режиму.

Друк переліку - сформований список Ви можете вивести на друкувальний пристрій. Для цього у контекстному меню даного режиму треба виконати команду “Друкувати список”.

Перед виводом списку на принтер система дозволяє зробити настройки для більш зручного друкування.

Збереження переліку у файлі

Список документів можна зберегти у файлі на жорсткому диску Вашого комп’ютера. Для цього у контекстному меню даного режиму треба виконати команду “Зберегти список”.

Перед Вами з’явиться вікно, у якому необхідно зазначити ім’я файла і місце його розміщення на диску. Система може зберегти список документів у звичайному текстовому файлі (Windows-кодування) або у форматі HTML (це формат, який використовувається у інтернетівських сторінках). Документи у форматі HTML можна редагувати за допомогою Microsoft Word або будь-якого іншого редактора, що розрізняє цей формат.

Пошук-орієнтир у переліку

У випадку, коли перелік знайдених документів великий та переглядати його, за допомогою клавиш “PgDn” и “PgUp”, незручно, пропонуємо використовувати можливість пошуку у назвах документів, включених до переліку знайдених. Для виклику цієї можливості використовуйте кнопку, яка знаходиться на Додатковій Панелі Інструментів. Відкриється діалог пошуку слів у назвах документів, що є у переліку. В ньому можна вказати ціле слово, його частину; задати пошук з початку слова; з врахуванням регістру (великі і/або малі літери). Також можна задати напрямок пошуку: вперед, починаючи з поточної позиції, або — назад. Поточною позицією вважається той документ у списку, на якому знаходиться прозорий чорний прямокутник (курсор).

Сформувавши діалог, натисніть кнопку “Шукати”, при позитивному результаті пошуку курсор у списку встановиться на позиції того документа, у назві, якого буде слово, відповідаюче заданому пошуку, і так далі.

Пошук усередині переліку знайдених документів

Серед документів у списку можна проводити контекстний пошук і пошук за реквізитами. Для цього перейдіть у вікно “Запит на пошук” і включіть опцію “Пошук у межах пошукового списку”. Тепер пошук буде вестися не по всій базі даних, а тільки серед документів списку. Правила зазначення запитів на пошук ті ж самі. Цей метод зручно використовувати для комбінування різних видів пошуку. Ви можете комбінувати пошук за Динамічним НАВІГАТОРОМ з пошуком за реквізитами або з контекстним пошуком. Для цього необхідно вивести документи із гілок дерева Динамічного НАВІГАТОРА в список, а потім провести серед них пошук за реквізитами або за контекстом.

З початку сеансу роботи системи опція “Пошук у межах пошукового списку” недоступна для вибору. Вона стане доступною після проведення першого пошуку, коли буде сформований список знайдених документів.

Після проведення пошуку з опцією “Пошук у межах пошукового списку” початковий список зникає. Замість нього формується новий список відповідно до проведеного пошуку. Тому, якщо Ви бажаєте провести декілька різних пошуків документів за поточним списком знайдених документів, ми Вам рекомендуємо даний список попередньо зберегти в папці користувача. Надалі досить буде всього лише викликати його з папки на Робочий Стіл системи і знову проводити обробку.

Динамічний Навігатор за переліком знайдених документів

Після того, як був проведений пошук документів (будь-який із перерахованих вище в розділі “Пошук документів”), при позитивному результаті на Робочому Столі системи з’являється список знайдених документів. В тому випадку, коли список знайдених документів утворився великий, зручно для подальшої його обробки використовувати Динамічний Навігатор за списком. Цей режим викликається по кнопці на Додатковій Панелі Інструментів режиму списку знайдених документів. Далі можна продовжити вибірку документів за їхніми видами, видавниками, датами або за тематичними напрямками. Робота в цьому режимі аналогічна роботі з Динамічним НАВІГАТОРОМ по всій базі. Якщо ж Ви збираєтеся даний список знайдених документів використовувати неодноразово, виконуючи на його основі різні вибірки документів, або просто мати цей список під руками в будь-який час, то ми Вам рекомендуємо попередньо список знайдених документів зберегти в папці користувача.

Режим перегляду графічних зв’язків між документами, що є у переліку знайдених документів

Цією функцією зручно користуватись для аналізу тематичних добірок документів, які регламентують будь-яке питання, коли Вам необхідно швидко виділити основоположні документи з даної добірки. Перегляд графічного представлення зв’язків між документами із списку можна отримати за допомогою кнопки , яка знаходиться у Додатковій Панелі Інструментів режиму перегляду переліку знайдених документів. При цьому на Робочому Столі системи відкриється нове вікно, в ньому з’явиться “карта” зв’язків між документами. Документи в ній відображені як окремі об’єкти у вигляді синіх прямокутників, зелених овалів та сірих прямокутників з навскісними кутами. В середені об’єктів — назви документів (при наведенні курсору миші на будь-який з об’єктів з’являється підказка з основними реквізитами документа). Прямокутники поєднані стрілками, що означають зв’язки між документами. При цьому розрізнюються три групи зв’язків між документами:

- документи, що посилаються на інші документи (синій колір); - документы, що вносять зміни в інші документи (зелений колір); - документы, що не мають посилань на інші документи (сірий колір).

Якщо натиснете ліву кнопку миші на будь-якому з об’єктів у представленій “карті”, то на Робочому Столі відкриється документ, відповідаючий вибраному об’єкту. При будуванні графічних зв’язків між документами, що є у переліку знайдених документів, система може виявити кілька груп взаємозв’язаних документів. В цьому випадку вона складе кілька “карт” графічних зв’язків. Щоб переглянути всі “карти”, використовуйте кнопки :

Остання група - це документи, що не мають зв’язків з іншими документами в переліку.

! Графічні зв’язки можуть бути побудовані для переліку, якій містить не більше 500 документів.

Робота з декількома переліками

Списки документів можна розміщувати в папку для подальшого використання. В одній папці можуть знаходитися декілька списків. Ви можете робити порівняльний аналіз двох списків, що знаходяться в одній папці або в різних папках.