6.2.Пошук документів Пошук за реквізитами Вікно “Запит на пошук за реквізитами”

Якщо Вам відома деяка (хоча б часткова) інформація про документ, який вас цікавить, то Ви зможете відшукати його в базі даних за допомогою пошуку за реквізитами.

В системі “ЛІГА:ЗАКОН” ведуться такі реквізити документів: — Вид документа; — Видавник; — Слова з назви; — Дата прийняття документа; — Номер документа; — Статус документа; — Дата реєстрації документа в Мін’юсті; — Номер реєстрації документа в Мін’юсті; — Номер реєстрації документа в Єдиному Державному Реєстрі України; — Дата рішення, на підставі якого документ включений до Єдиного Державного Реєстру України; — Номер рішення, на підставі якого документ включений до Єдиного Державного Реєстру України; — Ключові слова; — Наявність у базах; — Країна; — Опублікування (неофіційні джерела).

Кожний реквізит у запиті на пошук має назву і поле введення значень. Введення пошукових значень реквізитів і їх редагування можна здійснювати за допомогою клавіатури у будь-якому полі “Запиту на пошук за реквізитами”. Так само можна вводити пошукові значення різних реквізитів у будь-який послідовності і комбінації. Реквізити: “Вид документа”, “Видавник”, “Статус документа”, “Ключові слова”, “Наявність у базах”, “Країна”, “Опублікування” — мають Довідник Значень, що викликається відповідною кнопкою .Для зручності заповнення реквізитів “Дата прийняття”, “Дата реєстрації в Мін’юсті”, “Єдиний Реєстр. Дата рішення” передбачений календар і довідник значень для зазначення часового періоду.

Якщо на екрані комп’ютера повністю не видно всі реквізити документів, користуйтеся кареткою вертикальної смуги прокручування Робочого Столу системи.

На Додатковій Панелі Інструментів у цьому режимі розташовані дві кнопки: “Пошук” і “Очистити”.

Якщо задати пошук документів при незаповненому “Запиті на пошук за реквізитами”, то система видає список усіх наявних у базі даних документів. Необхідно вводити точні реквізити. Якщо хоч в одному з них буде допущена помилка, то це не дасть Вам можливості відшукати необхідну інформацію. Не задавайте значення реквізитів, у яких Ви не впевнені.

Зверніть увагу на опції “Нормативні” і “Консультації”, що розташовані у верхньому лівому кутку вікна. За допомогою цих опцій можна розширити або обмежити діапазон пошуку документів. Якщо включені або виключені обидві опції, то пошук проводиться по всіх базах системи “ЛІГА:ЗАКОН”. Якщо включена тільки опція “Консультації”, пошук проводиться по БД “Консультації”. Якщо включена тільки опція “Нормативні”, то пошук проводиться по всіх базах системи, крім БД “Консультації”. Обмеження пошукового діапазону в інших базах системи здійснюється за допомогою використання реквізиту “Наявність у базах”.

Якщо в “Загальних настройках” (у пункті “Сервіс” Основного Меню) включити опцію “Обмеження довідника значень у залежності від контексту”, то при виклику Довідника Значень до таких реквізитів як “Вид документа”, “Видавник”, “Ключові слова”, “Наявність у базах”, “Країна”, “Опублікування” будуть висвічуватися у списку тільки ті значення, які мають сенс при наявності відповідних заповнених реквізитів у “Запиті на пошук”. В системі встановлені такі зв’язки реквізитів: “Вид документа-Видавник-Наявність у базах-Нормативні-Консультації”, “Ключові слова-Нормативні-Консультації”, “Країна-Наявність у базах-Нормативні-Консультації”, “Опублікування-Нормативні-Консультації”.

Опцію “Пошук у межах пошукового списку” має сенс використовувати після того, як був уже проведений який-небудь пошук і отриманий список знайдених документів. У цьому випадку наступний пошук буде проводитися серед тих документів, що є в списку знайдених.

Для деяких реквізитів документів у системі передбачені Довідники Значень, що дозволяють легко і безпомилково увести значення пошукових полів.

Ці дані також можна увести за допомогою клавіатури. Для реквізитів “Дата прийняття”, “Дата реєстрації в Мін’юсті”, “Єдиний Реєстр. Дата рішення” передбачений календар і довідник значень для зазначення тимчасового періоду.

Якщо натиснете лівою кнопкою миші на іконці Довідника Значень, Ви викликаєте діалогове вікно, що складається з наступних елементів:

Поле “Уведіть перші літери” - якщо поставити курсор у поле “Уведіть перші літери” і почати набирати на клавіатурі літери, то курсор у “Переліку значень” буде встановлюватися на тих рядках, які починаються з наведених літер.

“Перелік значень” - у “Списку значень” наведений повний список тих значень пошукового реквізиту, які трапляються в інформаційних картках документів усієї бази системи. Для переміщення за списком використовуйте каретку вертикальної смуги прокручування.

Щоб вибрати значення, яке вас цікавить, необхідно установити курсор на відповідному рядку “Переліку значень” і натиснути на кнопку “Вибрати” для наступного запису в пошукове поле “Запиту на пошук за реквізитами”.

Якщо треба увести декілька значень у пошукове поле, то в Довіднику Значень варто вибрати відповідний рядок, установити на ньому курсор і двічі натиснути на ліву кнопку миші. Потім установити курсор на інший рядок і знову двічі натиснути на ліву кнопку миші. Таким чином, Ви поступово сформуєте більш складну умову пошуку з логічним сполученням “АБО” (OR).

“Пошуковий вираз” - у цьому вікні зазначається формування пошукового реквізиту.

Кнопка “Очистити” - якщо Ви помилилися при виборі значення, то натисніть на кнопку “Очистити”, зображену нижче вікна Довідника Значень. Можна також установити курсор у вікно “Пошуковий вираз” і вилучити введене значення за допомогою клавіатури.

Кнопка “Відмовитись” - -якщо Ви помилково викликали Довідник Значень, натисніть кнопку “Відмовитися”. Ви повернетеся до “Запиту на пошук за реквізитами”.

Кнопки “АБО”, “І”, “НЕМАЄ”, “ТОЧНО” - якщо Ви установите курсор на рядок у “Переліку значень” і натиснете на одну з кнопок: “І” (AND), “НЕМАЄ” (NOT), “ТОЧНО” (!), то у вікні “Пошуковий вираз” сформуєте більш складну умову пошуку з іншими логічними зв’язками.

Кнопка “АБО”

За допомогою Довідника Значень можна легко задавати і більш складні умови пошуку. Наприклад, Ви не знаєте точно вид документа, який вас цікавить — чи то “Інструкція”, чи то “Положення”. У такому випадку необхідно передбачити при пошуку обидва варіанти.

Для цього зробіть наступне:

•викличте Довідник Значень пошукового реквізиту “Вид документа”;

•у вікні, що розкрилося, виберіть із списку слово “Інструкція” і двічі натисніть на ньому лівою кнопкою миші. У вікні “Пошуковий вираз” буде написано “Інструкція”;

•знайдіть у списку і натисніть один раз лівою кнопкою миші на слові “Положення” (воно стане виділеним) і натисніть на кнопку переносу значень “АБО”. Тепер у вікні “Пошуковий вираз” записано: “Інструкція(OR)Положення” (“OR” по-англійському означає “або”);

•натисніть на кнопку “Вибрати”.

Тепер у Вас у пошуковому полі записано: “Інструкція(OR)Положення”. Це означає, що Ви хочете знайти ті документи, що є інструкціями або положеннями.

Кнопка “І”

Припустимо, Вас цікавлять спільні документи Кабінету Міністрів і Національного банку. Викличте Довідник Значень реквізиту “Видавник” і зробіть наступне:

•виберіть із списку “КМ України” і двічі натисніть на нього лівою кнопкою миші;

•виберіть, натиснувши на нього один раз лівою кнопкою миші, значення “Національний банк” і натисніть на кнопку переносу значень “І”. Тепер у вікні “Пошуковий вираз” записано: “КМ України(AND)Національний банк” (“AND” по-англійському означає “і”);

•натисніть на кнопку “Вибрати”.

Тепер у Вас у пошуковому полі записано: вираз “КМ України(AND)Національний банк”. Це означає, що Ви хочете знайти ті документи, що видавалися спільно Кабінетом Міністрів і Національним банком.

Кнопка “НЕМАЄ”

Кнопка переносу “НЕМАЄ” використовується для зазначення умов пошуку з запереченням. Наприклад, нею можна скористатися при пошуку всіх документів Національного банку, крім листів. Для цього треба в полі “Видавник” увести значення “Національний банк” (як це зробити, описано вище в прикладі кнопки “І”), а в полі “Вид документа” — “(NOT)Лист”. Для цього треба виділити слово “Лист” у Довіднику Значень, натиснути на кнопку переносу значень “НЕМАЄ” (“NOT” по-англійському означає “немає”).

Кнопка “ТОЧНО”

Кнопка переносу “ТОЧНО” ставить знак оклику після якогось значення реквізиту, що змушує систему робити добір документів з обліком повного збігу значення реквізиту. Якщо ж знак оклику не ставити, то будуть відбиратися документи, у котрих початок реквізиту збігається із заданим при пошуку значенням.

Довідник Значень можна визвати трьома способами: — за допомогою кнопки з трьома крапками, які розташовані праворуч від поля уведення пошукового реквізиту; — за допомогою подвійного натискання лівою кнопкою миші, коли її курсор підведений на назві реквізиту; — за допомогою подвійного натискання лівої кнопки миші, коли курсор зафіксований на полі введення пошукового реквізиту.

При виклику Довідника Значень першими двома способами поле “Пошуковий вираз” буде порожнім. Третій спосіб дозволяє зберегти пошуковий вираз, яке було уведене раніше.

Є ряд реквізитів, що не мають Довідника Значень. Це реквізити “Слова з назви”, “Номер документа”, “Номер реєстрації в Мін’юсті”, “Єдиний Реєстр. Номер”, “Єдиний Реєстр. Номер рішення”. Введення цих значень відбувається за допомогою клавіатури.

В пошуковому полі реквізиту “Слова з назви” можна зазначити одне або декілька слів із назви документа. Краще задавати слово без закінчення.

Якщо обраний український інтерфейс системи (меню Сервіс\Мова інтерфейсу), то значення реквізитів необхідно вводити ТІЛЬКИ українською мовою. Якщо обраний російський інтерфейс системи (меню Сервіс\Мова інтерфейсу), то значення реквізитів необхідно вводити ТІЛЬКИ російською мовою. Пошуковий вираз можна вводити як великими, так і малими літерами (регістр значення не має).

Якщо Ви встановите курсор у поле уведення і натиснете на праву кнопку миші, перед Вами з’явиться контекстне меню із чотирьох пунктів — “Пошук”, “Очистити всі поля”, “Очистити активне поле”, “Логічні операції”. Дія перших двох команд є рівнозначною використанню кнопок “Пошук” і “Очистити” на Додатковій Панелі Інструментів. Команда “Очистити активне поле” призначена для вилучення введених значень у тому полі, у якому знаходиться курсор. Четвертий пункт “Логічні операції” використовується для швидкого уведення з клавіатури логічних зв’язок. Натисніть на цьому пункті лівою кнопкою миші. Перед Вами з’явиться список логічних операцій “АБО”, “І”, “НЕМАЄ”, “ТОЧНО”.

Такі реквізити документів як “Дата документа”, “Дата реєстрації в Мін’юсті”, “Єдиний реєстр. Дата рішення” мають по два поля уведення значень для пошуку за датами. У першому полі можна зазначити початкову дату періоду часу, у другому — кінцеву. Поля для уведення дат мають маску — гггг/мм/дд. Завдяки цьому дати можна вводити так:

— 1999; — 1999/07; — 1999/07/07 і т.д.

Наприклад, якщо увести в першому полі 1997 рік, а в другому — 1998, то система знайде документи за період із 1 січня 1997 року по 31 грудня 1998 (включно). Так само можна задати умови пошуку, використовуючи рік і місяць, не вказуючи день місяця. Можна, наприклад, увести рік у першому полі, а в другому — рік і місяць. Або увести тільки в першому полі 1999 рік. Тоді система видає Вам документи з 1 січня 1999 року до сьогоднішнього дня.

Зверніть увагу ще і на слова, які розташовані біля полів дат: “від” і “до”. Якщо увести дату в першому полі, а потім натиснути лівою кнопкою миші на слові “до”, то така ж дата з’явиться і в другому полі. І навпаки, якщо увести дату в другому полі, а потім натиснути лівою кнопкою миші на слові “від”, то така ж дата буде в першому полі. А якщо друге поле було порожнім, то при натисканні на слові “від” перше поле стає чистим.

Викликати календар можна кнопкою, після чого розкриється діалогове вікно, де в одному полі необхідно зазначити рік; в іншому — із списку місяців вибрати місяць; і після цього у третьому зазначити число (день місяця), тобто підвести курсор до дати і натиснути на ліву кнопку миші.

Відкрити Довідник Значень можна за допомогою кнопки Довідник значень. Зверху у вікні “Вибір інтервалу дат” знаходиться покажчик дати для поля “від”, знизу — для поля “до”. Вони встановлені в крайньому лівому положенні, а обидва поля уведення меж інтервалу дати порожні.

Підведіть до верхнього покажчика курсор, натисніть на ліву кнопку миші і, не відпускаючи її, переміщуйте покажчик праворуч. У полі “від” з’явиться дата, що буде змінюватися разом з переміщенням Вами покажчика. Зверніть увагу, що одночасно з верхнім пересувається і нижній покажчик, змінюючи значення поля “до”. Встановивши бажане значення за допомогою верхнього покажчика, відпустіть ліву кнопку миші. Встановть курсор на нижній покажчик і задайте значення поля “до”.

Зверніть увагу на коричневу стрілочку донизу праворуч від лінійки переміщення покажчика дати поля “від”. Вона використовується для того, щоб зробити значення поля “від” рівним значенню поля “до”. Аналогічно, коричнева стрілочка вверх біля нижньої лінійки робить значення верхньої межі інтервалу дат (поле “до”) рівним нижній межі (поле “від”).

Для кожного документа визначається його статус — документ діє, не діє або його дія припинена. Тому в Довіднику Значень Ви бачите такі пункти: “Діють”, “Не діють”, “Призупинені”. Використовуючи цей реквізит, Ви можете проводити пошук, наприклад, тільки серед діючих документів.

Номер і дата реєстрації в Мін’юсті

Вони є тільки в тих документів, що підлягають реєстрації в Міністерстві юстиції відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 року № 493/92. Наведемо преамбулу цього Указу (із змінами і доповненнями, внесеними Указом Президента України від 21.05.98 р. № 493/98):

“Установити, що з 1 січня 1993 року нормативно-правові акти, які видаються міністерствами, іншими органами виконавчої влади, органами господарського управління та контролю і які зачіпають права, свободи й законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, підлягають державній реєстрації”.

Єдиний реєстр. Номер, дата рішення, номер рішення

До Єдиного Державного Реєстру документи вносяться на підставі Указу Президента України від 27 червня 1996 року № 468/96. Наведемо пункт 2 цього Указу:

“2. Установити, що до Державного реєстру включаються чинні, опубліковані та неопубліковані, у тому числі з обмежувальними грифами, закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, нормативні акти міністерств, інших центральних органів державної виконавчої влади, зареєстровані в Міністерстві юстиції України, нормативні акти Національного банку України, міжнародні договори України”. Для того, щоб документ внести до Єдиного Державного Реєстру України, Міністерство юстиції приймає документ “Рішення” про внесення нормативного документа законодавства України і визначення його реєстраційного номера в Реєстрі. Рішення Мін’юсту як офіційний документ має також свій номер і дату прийняття.

Номера реєстрації документів у Єдиному Державному Реєстрі публікуються в “Офіційному віснику України”. Якщо ці реквізити не видно на екрані Вашого комп’ютера, то рекомендуємо перемістити каретку вертикальної смуги прокручування донизу.

Ключові слова

Юристи центру “ЛІГА” аналізують усі документи, що надходять до системи, після чого визначають ключові поняття, що характеризують даний документ. Перший раз після входу в систему “ЛІГА:ЗАКОН” Довідник ключових слів висвічується з затримкою, тому що в цей момент відбувається його початкова побудова. Ключові слова усієї системи можна переглянути в Довіднику Значень поля “Ключові слова” у “Запиті на пошук за реквізитами”. При цьому опції в полях “Нормативні” і “Консультації” повинні бути разом включені або відключені. Довідник Значень ключових слів містить перелік усіх ключових понять, які трапляються в системі. Обираючи характерні ключові поняття для галузі, яка Вас цікавить, Ви отримаєте підготовлені центром “ЛІГА” добірки документів. Пошук за ключовими словами можна комбінувати, задаючи й інші реквізити. Наприклад, якщо Ви в загальному Запиті на пошук включили тільки опцію “Нормативні”, то одержите список ключових понять по базі нормативних документів. А якщо включили тільки опцію “Консультації”, то список ключових понять БД “Консультації”. Якщо цей реквізит не видно на екрані Вашого комп’ютера, то рекомендуємо перемістити каретку вертикальної смуги прокручування донизу. Працювати з ключовими словами БД “Консультації” можна ще й в окремому режимі.

Наявність у базах

Для зручності користування кожний документ у системі може належати до однієї або декількох баз даних. Це співвіднесення виконується юристами Центру “ЛІГА”. Якщо значення цього реквізиту не задане, то ведеться наскрізний пошук по всіх наявних у системі документах. Якщо Ви конкретно задаєте базу для пошуку, то зменшуєте кількість документів, що беруть участь у пошуку, і ризикуєте не знайти необхідну Вам інформацію. Швидше за все більшість наших користувачів рідко будуть користуватися при пошуку цим реквізитом, оскільки заздалегідь не відомо, у якій саме базі даних знаходяться ті чи інші документи. У залежності від придбаної конфігурації системи Ви можете користуватися всіма або тільки деякими з перерахованих баз даних:Еталон; Закон;Кодекси;Мито;Податки;Різне;Столиця;Угоди. Цей реквізит зручніше заповнювати з Довідника Значень, що відповідає однойменному полю в “Запиті на пошук за реквізитами”, який викликає список тих баз, що є в системі “ЛІГА:ЗАКОН” 7 Якщо цей реквізит не видно на екрані Вашого комп’ютера, то рекомендуємо перемістити каретку вертикальної смуги прокручування донизу.

Країна

Цей реквізит є тільки в документах бази даних “Міжнародні угоди”. Його зручніше заповнювати з Довідника Значень, який відповідає однойменному полю в “Запиті на пошук за реквізитами”. Він пропонує список тих країн, які трапляються в інформаційних картках документів бази системи “ЛІГА:ЗАКОН” 7. Якщо цей реквізит не видно на екрані Вашого комп’ютера, то рекомендуємо перемістити каретку вертикальної смуги прокручування донизу.

Опублікування

Даний реквізит складається з трьох частин: назва, дата і номер випуску видання, розділених між собою символом #. Для цього реквізиту є Довідник Значень, який ми Вам рекомендуємо використовувати. В тому випадку, якщо Ви хочете здійснити пошук усіх документів із якогось визначеного видання (наприклад, усі документи, надруковані в газеті “Баланс”, або всі консультації, проанотовані фахівцями ІАЦ “ЛІГА” із тієї ж газети), то Вам належить вибрати в Довіднику Значень будь-який з рядків із потрібною Вам назвою видання (наприклад, “Баланс”#1999.03.01#9), потім у поле даного реквізиту в “Запиті на пошук за реквізитами” вилучити дату і номер випуску видання, залишивши тільки його назву (“Баланс”) . А за допомогою команди “Пошук” Контекстного Меню, що викликається правою кнопкою миші, провести пошук документів. Довідник Значень реквізиту “Опублікування” містить перелік найменувань усіх видань, що трапляються в системі. Цей реквізит у пошуковому запиті можна комбінувати з уведенням інших реквізитів. Наприклад, якщо Ви в загальному Запиті на пошук включили тільки опцію “Нормативні”, то одержите список найменувань видань по базі нормативних документів. А якщо включили тільки опцію “Консультації”, то список джерел БД “Консультації”. Якщо цей реквізит не видно на екрані Вашого комп’ютера, то рекомендуємо перемістити каретку вертикальної смуги прокручування донизу. Відредагувати пошукове значення можна й у Довіднику Значень у полі “Пошуковий вираз”. На даний момент для нормативних документів реквізит “Опублікування” є всього лише додатковою інформацією про те, у яких неофіційних джерелах вони надруковані. Інформація про опублікування нормативних документів в офіційних джерелах є в інформаційній картці документа і знаходиться в реквізиті “Опублікування” (офіційні джерела), котрий поки що є пошуковим. З джерелами опублікування консультацій можна також працювати в окремому режимі.