125.Розкрийте основні положення взаємодії секретаря з керівником.

Головне призначення секретаря — звільнити керівника від багатьох технічних операцій та процедур, допомагати йому в усіх аспектах організації праці. Завдяки цьому керівник має можливість зосереджуватись переважно на управлінських аспектах діяльності.

Інформаційне забезпечення роботи керівника секретарем складається з таких процесів:

•друк і тиражування службових матеріалів, потрібних керівникові у роботі;

• ведення банку даних умовно постійної та довідкової інформації з використанням ПЕОМ;

• приймання кореспонденції, що надходить до керівника;

відправлення документів з відповідними резолюціями керівника структурним підрозділам для виконання або користування;

• встановлення контактів керівника з іншими абонентами засобами зв'язку;

• виклик співробітників на вимогу керівника;

• передавання інформації різним адресатам на різних носіях;

• організація діловодства в офісі керівника;

• збирання, оброблення і подання керівникові документованої інформації, потрібної для прийняття рішень;

• підготовка проектів листів та інших документів за дорученням керівника;

• підготовка огляду преси;

• ведення архіву керівника.

Щоб взаємодія секретаря з керівником була ефективною і сприяла моральному задоволенню секретаря результатами своєї діяльності, потрібні певні зусилля і з боку керівника. Насамперед він має затвердити добре виписану посадову інструкцію секретаря, де мають бути чітко сформульовані не лише обов'язки та відповідальність, а й права. Коли відповідальності багато, а прав для якісного виконання обов'язків недостатньо, то цим самим уже в посадовій інструкції закладається підґрунтя для подальших непорозумінь і навіть конфліктів. Керівник повинен ознайомлювати секретаря зі своїми поточними і перспективними планами роботи, з планом діяльності організації в цілому. У разі відбуття за межі організації керівник має інформувати секретаря, скільки часу він буде відсутній та як з ним встановити контакт за гострої потреби.

126.Як оцінюється поточна діяльність менеджерів? Хто і для чого це робить?

Поточне оцінювання праці лінійних менеджерів на підприємствах здійснюється у безперервному режимі кожного робочого дня, етапні підсумкові оцінки можуть підбиватися щотижнево або щодекадно залежно від встановленої періодичності планування виробничих завдань структурним підрозділам. Воно проходить у рамках підбиття підсумків роботи трудових колективів, структурних підрозділів і підприємства в цілому.

Оцінювання здійснює керівник кадрової служби чи незалежний експерт.

Основною метою регулярного оцінювання результатів роботи трудових колективів, а отже, і керівників, що очолюють ці колективи, є:

• оцінювання рівня виконання планових виробничих завдань за всіма параметрами, що підлягають контролю;

• визначення колективів-переможців у внутрізаводському змаганні

• матеріальне і моральне заохочення кращих трудових колективів і працівників, у тому числі й керівників.

Підприємства використовують різні підходи, методи оцінювання, показники, але вони відрізняються лише процедурне та деякими несуттєвими деталями. Головними показниками залишаються:

• виконання місячного і квартального плану виробництва у натуральних або вартісних показниках;

• якість продукції;

• ефективність витрачання виробничих ресурсів;

• виконавська і трудова дисципліна;

• стан охорони праці та техніки безпеки.

Підсумкова оцінка праці керівників за місяць, квартал і календарний рік складається з двох частин:

• Перша – більша частина - враховує результати роботи очолюваного трудового колективу;

Друга – менша частина – враховує виконавську і трудову дисципліну керівника, його ініціативність, стиль управління, соціально-психологічний клімат у колективі тощо