97. Розкрийте сутність і значення запобіжного контролю за діяльністю підлеглих. Хто є суб’єктами такого контролю?

Контроль є однією з найважливіших функцій керівника. Контроль тримає виконавців у певному напружені, не дозволяє безвідповідально ставитись до своїх обов’язків.

Контроль може здійснюватися в різних формах, одним із його видів є запобіжний контроль.

Запобіжний контроль призначено для того, щоб запобігти помилкам, порушенням управлінського та виробничого процесів, сприяти виконанню запланованих показників діяльності. Запобіжний контроль має розпочинатися якомога раніше, краще — на підготовчому етапі, коли для конкретного процесу (проекту, програми заходів) розробляють документацію, підбирають кадри, за­возять сировину, матеріали тощо. Різновидом запобіжного можна вважати вхідний контроль.

Залежно від конкретних обставин і потреб запобіжний контроль може відбуватися в активній чи пасивній формі, з різною періодичністю, суцільно або вибірково.

Суб’єктами запобіжного контролю можуть бути:

• Безпосередньо керівник, який ухвалив рішення або довів до підлеглих планові завдання;

• Уповноважені на це працівники;

• Спеціальна контрольна служба.

Добре організований поточний контроль - забезпечення успіху в досягненні цілей виробничого процесу.

98. Наведіть приклади службового спілкування менеджера та сформулюйте загальні вимоги до такого спілкування. Спілкування – процес обміну інформацією між взаємопов’язаними та заінтересованими суб’єктами. Кожен керівник є суб’єктом і водночас ініціатором спілкування. Його партнерами можуть бути інші керівники, підлеглі працівники, структурні підрозділи, зовнішні організації та їх представники. Найбільше робочого часу на спілкування витрачають лінійні керівники, особливо на середньому та нижчому рівнях управління.

Наприклад, начальник цеху на виробничому підприємстві спілкується, коли:

• Отримує технічну документацію і плани виробництва4

• Отримує накази, розпорядження та вказівки керівництва підприємства;

• Розподіляє планові завдання між структурними підрозділами цеху;

• Отримує та розподіляє виробничі ресурси;

• Організовує виробниче навчання робітників;

• Бере участь у загальнозаводських нарадах і зборах;

• Самостійно проводить виробничі наради і збори;

• Звітує про виконання виробничих планів перед керівником;

• Розглядає скарги та пропозиції працівників;

• Вирішує питання заохочення працівників чи, навпаки, застосовує санкції.

На все це менеджер може витрачати до 70-90% власного робочого часу.

У своїй діяльності менеджери широко використовують такі форми спілкування: усне, листовне та невербальне. Управлінське спілкування з підлеглими виконує три функції: видача розпорядчої інформації, одержання зворотної інформації, видача оцінної інформації.

Управлінське спілкування спрямоване в першу чергу на внутрішню мотивацію трудової поведінки. Керівник повинен будувати свій авторитет не на формальних оцінках, не на силі влади, лише на професійних та особистісних якостях. Спілкування з підлеглими керівник має здійснювати з урахуванням таких вимог:

1)Повага до партнера у спілкуванні незалежно від посади чи соціального статусу в трудовому колективі;

2)Шанобливе ставлення до часу партнера і власного, тому що робочий час належить до найважливіших ресурсів будь-якої організації;

3)Ретельна підготовка до кожної бесіди, зустрічі, публічного виступу;

4)Висока культура мовлення;

5)Концентрація уваги на основному питанні.

Мистецтво спілкування менеджера полягає у позитивній мотивації їхньої трудової поведінки, адже для будь-якого керівника важливо привернути підлеглих на свій бік, при чому це не лише виробнича потреба, а й службовий обов’язок. Керівник при спілкуванні завжди повинен бути терплячим і уважним слухачем.