2. Документальное оформление поступления и выдачи денежных средств.

Прием наличных денег предприятия, предпринимателями, не использующими кассовые суммирующие аппараты или специальные компьютерные системы, осуществляется по приходным кассовым ордерам и другим приходным документам в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

О приеме наличных денег выдается квитанция к приходному ордеру формы КО-1.

Выдача наличных денег из касс предприятий, предпринимателей, использующих наемный труд, производится:

-по расходному кассовому ордеру;

-платежной ведомости с последующим наложением на ней реквизитов расходного кассового ордера либо приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

Расходные кассовые ордера, платежные ведомости и другие документы на выдачу наличных денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером предприятия, предпринимателем. Данные подписи не обязательны в случаях, когда на платежных ведомостях, а также прилагаемых к расходному кассовому ордеру других документах имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, предпринимателя.

Выдача наличных денег по расходному кассовому ордеру отдельному лицу осуществляется кассиром при предъявлении документа, удостоверяющего личность. Кассир обязан проверить правильность заполнения в расходном кассовом ордере реквизитов предъявляемого документа.

Расписка в получении наличных денег должны быть сделана получателем наличных денег только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы прописью.

При оформлении расходного кассового ордера с помощью технических средств все реквизиты и сумма получаемых наличных денег распечатываются, получателем наличных денег проставляется только подпись. Получатель наличных денег может проставлять сумму прописью собственноручно.

При выдаче наличных денег по платежной ведомости получатели предъявляют документы, удостоверяющие личность, и расписываются в соответствующей графе платежной ведомости. Ведомость оформляется по итогу суммы наличных денег цифрами и прописью, а на титульном листе делается разрешительная надпись о выдаче наличных денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия с указанием сроков выдачи и суммы наличных денег прописью.

Выдача наличных денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, предпринимателя, производится по расходному кассовому ордеру, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной платежной ведомости на основании заключенных договоров с наложением штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Выдачу наличных денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере.

В случае выдачи денег по доверенности в тексте расходного кассового ордера после Ф.И.О. получателя наличных денег делается запись: «По доверенности», указываются Ф.И.О. лица, которому доверено получение наличных денег.

Если выдача наличных денег производится по платежной ведомости, перед подписью получателя наличных денег делается запись: «по доверенности».

К расходному кассовому ордеру или платежной ведомости прилагается доверенность, удостоверенная руководителем предприятия.

Предприятия могут производить выдачу наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников. Лица, получившие наличные деньги под отчет на эти цели, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги. Выдача наличных денег под отчет на указанные цели производится при условии полного отчета по ранее полученным на эти цели суммам. При использовании средств в безналичном порядке авансовый отчет должен быть представлен не позднее 15 рабочих дней.

Порядок выдачи денег под отчет на предстоящие (хозяйственно-операционные) расходы, заключается, как правило, в предварительном обеспечении работников авансом. В исключительных случаях по решению руководителя предприятия допускается использование личных денежных средств физических лиц в интересах предприятия, с которыми они состоят в трудовых отношениях.

Расчеты, связанные с использованием физическими лицами личных денежных средств в интересах предприятия, следует расценивать как расчеты наличными деньгами между предприятиями. При этом использованные личные денежные средства физических лиц включаются в фактическую сумму расчетов наличными деньгами между предприятиями по дате фактического расходования личных денежных средств физическими лицами. Даты составления авансовых отчетов и фактического возмещения физическими лицами использованных ими личных денежных средств не учитываются.

Предприятия выдают наличные деньги под отчет на предстоящие расходы на срок:

-не более 3 рабочих дней - на расходы, производимые в месте нахождения предприятия, предпринимателя;

-не более 10 рабочих дней – на расходы, производимые вне места расположения предприятия, предпринимателя;

-до 30 рабочих дней - в сумме, не превышающей размера одной базовой величины.

Предприятия выдают наличные деньги под отчет на предстоящие расходы в размерах, определяемых руководителем предприятия, но не более предельного размера расчетов наличными деньгами между предприятиями в соответствии с законодательством Республики Беларусь (300 базовых величин в течение одного дня).

Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу, другим лицам запрещается.

Лица, получившие наличные деньги под отчет на предстоящие расходы, а также использовавшие личные денежные средства на приобретение продукции (работ, услуг), обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах для возмещения средств или возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

Документами, подтверждающими расходы по приобретению продукции (товаров, работ, услуг), являются: кассовый ордер формы КО-1, квитанция формы КВ – 1, квитанция формы 20-ФС, кассовый чек с приложенной копией товарного чека.

По истечении сроков выдачи наличных денег на оплату труда, выплаты стипендий, пенсий, пособий, дивидендов, необходимо в платежной ведомости против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать запись: «Депонировано», составить реестр депонированных сумм, а в платежной ведомости сделать запись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах наличных денег, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и подтвердить запись своей подписью. На платежной ведомости необходимо проставить реквизиты расходного кассового ордера или заполнить расходный кассовый ордер на отдельном бланке на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости и записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму наличных денег.

Депонированные суммы сдаются в обслуживающий банк, а на сумму сдаваемых наличных денег составляется один общий расходный кассовый ордер.

Приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости должны быть заполнены четко чернилами или шариковой ручкой или посредством технических средств. Исправления, хотя бы и оговоренные, в них не допускаются.

Прием и выдача наличных денег по приходным и расходным кассовым ордерам должны производиться только в день составления этих документов. При этом документы должны быть погашены штампом или надписью «оплачено» с указанием даты (число, месяц, год).

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.